Was kostenlos realistisch leisten kann

Ein fehlender Lizenzpreis sagt wenig darüber aus, wie viel eine Anwendung leistet. Manche Angebote unterstützen einen einzelnen Fachprozess, andere mehrere Aufgaben samt Benutzerverwaltung. Umgekehrt kann eine umfangreiche Produktseite mit „kostenlos starten“ lediglich eine befristete Testphase meinen.

Diese drei Beispiele zeigen unterschiedliche Modelle. Die Angaben wurden am 23. September 2026 anhand der verlinkten Veröffentlichungen geprüft; sie sind keine Rangliste und kein praktischer Produkttest.

Angebot Öffentlich beschriebener Umfang und wichtige Bedingung
BG ETEM: Intranet Präventionswerkzeuge Kostenfreie Software für Unternehmen der BG ETEM mit HTML-basiertem Intranet. Module umfassen unter anderem Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnis und Unterweisungsmanagement. Installation und Administration einplanen; technische Begleitung wird gesondert angeboten.
VBG: GEDOKU Kostenfreie Einzelplatz- oder Netzwerkversion für Windows mit zeitlich unbeschränkter Nutzungslizenz. Schwerpunkt sind Gefährdungsbeurteilungen einschließlich Struktur und Terminverwaltung. Nicht aus diesem Funktionsumfang auf eine vollständige Personal- oder Unterweisungsplattform schließen.
Safunity Laut Anbieter dauerhaft kostenlose Grundfunktionen ohne Mitarbeiterlimit, unter anderem für Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung und Prüfmittel. Optionale Zusatzdienste wie KI sind kostenpflichtig. Den konkret benötigten Umfang sowie Export und Vertragsbedingungen vor der Nutzung prüfen.

Gerade BG ETEM richtet sein Intranet-Angebot an Mittel- und Großbetriebe beziehungsweise Konzernstrukturen. „Kostenlos reicht nur für wenige Beschäftigte“ wäre deshalb die falsche Auswahlregel. Die bessere Frage lautet: Passt das Angebot zu unseren Aufgaben und zu unserer verfügbaren Betreuung?

Suchintention: kostenloser Einstieg

Wenn du eine kostenlose Lösung suchst, notiere zuerst, ob du ein Dokument erstellen, einen Fachprozess führen oder mehrere Aufgaben verwalten möchtest. Ein kostenloser PDF-Generator und eine intern betriebene Plattform beantworten unterschiedliche Bedürfnisse.

Hier geht es um kostenlose Zugänge, deren Grenzen und die Kosten im Betrieb. Den grundsätzlichen Funktionsumfang erläutert Arbeitsschutz Software. Für eine breitere Anbieterauswahl und EHS-Abgrenzung ist der Arbeitsschutz Software Vergleich die passende Vertiefung.

Kostenlos reicht nur mit Folgeprozess

Auch ein kostenloses Tool kann dauerhaft geeignet sein. Dafür muss klar sein, welche Aufgaben es übernimmt und welche außerhalb erledigt werden. Diese einfache Zuordnung hilft beispielsweise einem Betrieb, der bereits Dateien und Kalender nutzt:

Aufgabe Was du vor der Entscheidung zuordnest
Gefährdungsbeurteilung und Maßnahmen Wo stehen der gültige Stand, noch offene Aufgaben, Zuständigkeiten und Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfung?
Betriebsanweisungen Wer passt den Entwurf an und stellt sicher, dass am Arbeitsplatz die freigegebene Fassung verfügbar ist?
Unterweisungen Wer organisiert die Durchführung und pflegt Teilnahme, fehlende Personen sowie erneuten Unterweisungsbedarf?
Prüfungen und Nachweise Wo werden betroffene Arbeitsmittel, Termine und Prüfunterlagen zusammengeführt, soweit sie benötigt werden?

Trage je Zeile ein führendes Ablagesystem und eine verantwortliche Rolle ein. Markiere zusätzlich: „im kostenlosen Umfang“, „separat organisiert“ oder „noch ungeklärt“. Ein ungeklärtes Feld ist ein Arbeitsauftrag, aber noch kein Grund für ein Abonnement. Mehrere gepflegte Hilfsmittel können geeigneter sein als eine Plattform, die niemand betreut.

Die fachliche Anforderung bleibt unabhängig vom Preis: § 6 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen Beurteilungsergebnis, festgelegte Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Ein erzeugtes Dokument allein belegt daher noch keinen abgeschlossenen Prozess.

Kostenlos, Freeware, Vorlage oder Generator

Unterscheide vier Angebote, bevor du Daten eingibst:

  • Kostenlose Vorlage oder Generator: Du erhältst eine Arbeitshilfe oder einen Entwurf. Betreuung und Fortschreibung sind damit nicht automatisch eingeschlossen.
  • Kostenlose Nutzungslizenz: Eine Anwendung darf ohne Lizenzentgelt genutzt werden. Das bedeutet weder freie Weiterverteilung noch offenen Quellcode; maßgeblich sind die jeweiligen Nutzungsbedingungen.
  • Kostenloser Basisumfang: Bestimmte Funktionen bleiben gratis. Zusätzliche Module, KI-Nutzung, Speicher oder Dienstleistungen können davon ausgenommen sein.
  • Kostenlose Testphase: Der Zugang dient einer befristeten Erprobung. Prüfe nicht nur die Dauer, sondern auch, was danach mit Vertrag, Daten und Leserechten passiert.

Konkrete Gegenbeispiele zu dauerhaft kostenlos sind die öffentlich beworbenen Testangebote von INTRISAFE: 14 Tage, SECULIQ: 14 Tage, SicurAS: 30 Tage und AMS-App+: vier Wochen. Stand ist ebenfalls der 23. September 2026. Daraus folgt keine einheitliche Kündigungs- oder Verlängerungsregel; diese musst du beim konkreten Angebot klären.

Mindestkriterien für kostenlose Tools

Eine kurze Anfrage an den Anbieter oder die zuständige Berufsgenossenschaft kann Fehlentscheidungen verhindern. Stelle die Fragen passend zu deinem Einsatzfall:

  1. Zugang: Dürfen wir die Lösung nutzen, auch mit unserer Branche, Mitgliedschaft und geplanten Zahl an Nutzenden oder Standorten?
  2. Kostenumfang: Welche der benötigten Aufgaben sind ohne Entgelt enthalten? Fallen für Einrichtung, Schulung, Hosting oder Unterstützung separate Kosten an?
  3. Betrieb: Wer installiert Updates, sichert Daten und hilft bei Ausfällen? Gibt es geeignete Vertretungen im eigenen Betrieb?
  4. Verfügbarkeit: Können wir die erforderlichen Unterlagen auch bei einem Anbieterwechsel oder gesperrten Zugang weiter nutzen?
  5. Fachliche Eignung: Lassen sich Vorlagen an tatsächliche Tätigkeiten anpassen, und wer prüft die Inhalte vor ihrer Verwendung?

Bewerte nicht die Anzahl angekreuzter Funktionen. Eine fehlende Funktion ist akzeptabel, wenn der zugehörige Prozess anders zuverlässig erledigt wird. Eine unklare Zuständigkeit wird dagegen durch kein zusätzliches Modul behoben.

Wann kostenlose Software nicht mehr reicht

Ein Wechsel oder eine Ergänzung wird sinnvoll, wenn eine notwendige Aufgabe offenbleibt, der Zugang nicht passt oder vermeidbare Verwaltungsarbeit überhandnimmt. Wiederkehrende Unterweisungen und mehrere Standorte sind Prüfanforderungen, keine automatische Kaufempfehlung.

Vergleiche für einen festen Zeitraum: Lizenz und Zusatzleistungen + Einrichtung + laufende Verwaltung + Datenübernahme beziehungsweise Ausstieg. Fachliche Begehungen, Beurteilungen und persönliche Erläuterungen verschwinden nicht durch Software und dürfen nicht pauschal als eingesparte Zeit angesetzt werden.

Fiktives Rechenbeispiel, keine Anbieterpreise oder gemessenen Einsparungen: Ein Betrieb setzt intern 40 Euro je Verwaltungsstunde an. Seine kostenlose Kombination benötigt sechs Stunden Einrichtung und zwei Stunden Pflege im Monat: im ersten Jahr 240 + 960 = 1.200 Euro. Eine gedachte Alternative kostet 30 Euro monatlich, braucht zehn Stunden Einführung und eine Stunde Pflege im Monat: 360 + 400 + 480 = 1.240 Euro. Im ersten Jahr wäre sie bei diesen Annahmen noch nicht günstiger.

Für diese Alternative müsste die tatsächlich entfallende Pflege mehr als etwa 65 Minuten monatlich betragen, um die zusätzlichen 520 Euro aus Lizenz und höherer Einrichtung im ersten Jahr auszugleichen. Ersetze sämtliche Annahmen durch eigene Werte und ergänze weitere Kosten. Ein Preisvergleich ist nur aussagekräftig, wenn beide Varianten die notwendigen Aufgaben erfüllen.

Gefährdungsbeurteilung als häufiger Einstieg

Fehlt zunächst nur eine Gefährdungsbeurteilung, musst du nicht sofort eine umfassende Plattform auswählen. Der Spezialleitfaden Gefährdungsbeurteilung Software kostenlos behandelt dafür konkrete Werkzeuge und deren Prüfung. Für den anschließenden Dokumenttyp führt Betriebsanweisung Software kostenlos weiter.

Branchenhilfen können Aufgaben verbinden: Die Handlungshilfen der BG BAU enthalten neben der Beurteilungsunterstützung beispielsweise Betriebsanweisungen, Unterweisungshilfen und Formulare. Solche Inhalte ersetzen jedoch nicht die Durchführung: § 12 ArbSchG verlangt eine auf Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtete Unterweisung. Eine bereitgestellte Folie ist noch keine erfolgte Unterweisung.

Datenschutz und Verantwortung

Nutze für eine erste Erprobung erfundene Personen und Beispieldaten. Vor dem produktiven Einsatz sollte die zuständige Datenschutz- oder IT-Funktion Speicherorte, Berechtigungen, Vertragsunterlagen, Löschung und Sicherung prüfen. Besonders Unfallangaben und Gesundheitsinformationen gehören nicht ungeprüft in einen allgemeinen Testzugang.

„Offline“, „Server in Deutschland“ oder „kostenlos“ sind jeweils nur einzelne Merkmale. Kläre auch Datenflüsse optionaler Funktionen: Die VBG verlinkt für die KI-Anwendungen von GEDOKU gesonderte Nutzungs- und Datenschutzhinweise. Wer Zusatzdienste aktiviert, sollte deren Bedingungen getrennt vom Grundprogramm prüfen.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot ist selbst Anbieter; die Auswahl oben ist deshalb keine unabhängige Kaufberatung. Wir haben öffentliche Leistungsbeschreibungen und Bedingungen gegenübergestellt, nicht sämtliche Produkte installiert oder ihre Sicherheitsversprechen geprüft.

Unser kostenloser Generator bietet laut aktueller Leistungsübersicht eine Basis-Gefährdungsbeurteilung und einen PDF-Export mit ArbeitsschutzPilot-Hinweis ohne Pflichtkonto. Erinnerungen und Historie sind nicht Teil dieses Free-Umfangs. Die laufende Workspace-Nutzung und zusätzliche Funktionen sind von den jeweiligen Paketen abhängig; maßgeblich ist die Preis- und Leistungsübersicht.

Nutze den kostenlosen Einstieg, wenn dieser begrenzte Bedarf zu dir passt. Benötigst du bereits mehrere Fachmodule oder eine intern betriebene Lösung, prüfe auch die genannten Alternativen. Fachkunde, betriebliche Prüfung und die Umsetzung der festgelegten Maßnahmen bleiben bei jeder Variante erforderlich.