Inhalte der Einladung
SGB IX § 167 Abs. 2 verlangt, dass die betroffene Person zuvor auf Ziele des BEM und Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten hingewiesen wird.
- Anlass und BEM-Ziel verständlich erklären
- Freiwilligkeit und Zustimmung deutlich machen
- mögliche Beteiligte und Vertrauensperson nennen
- Datenschutzinformation und Kontaktperson beifügen
Einladung nicht wie eine Anordnung formulieren
BEM ist ein Angebot. Die Einladung sollte deshalb weder Teilnahme erzwingen noch den Eindruck erwecken, dass eine Diagnose offengelegt werden muss.
- neutrale Sprache verwenden
- Antwortmöglichkeiten klar anbieten
- Gesprächsziel von Leistungs- oder Kündigungsfragen trennen
- Rückfragen vor einer Entscheidung ermöglichen
Antworten sauber nachhalten
Für Arbeitgeber ist wichtig, dass Einladung, Antwort und weitere Schritte nachvollziehbar sind. Eine fehlende Rückmeldung sollte nicht mit Zustimmung verwechselt werden.
- Einladungsdatum und Versandweg dokumentieren
- Zustimmung, Ablehnung oder Rückfrage erfassen
- Wiedervorlage für Erinnerung setzen
- neue Einladung bei erneutem Anlass prüfen
Einladung während Arbeitsunfähigkeit
Eine BEM-Einladung kann auch während laufender Arbeitsunfähigkeit relevant werden, sollte aber besonders sorgfältig formuliert sein. Der Text sollte erklären, dass es um ein Angebot geht und dass Termin, Antwortweg oder Rückfragen abgestimmt werden können.
- Antwortfrist angemessen und transparent setzen
- bei keiner Reaktion nicht von Zustimmung ausgehen
- Versand per E-Mail nur passend zum internen Datenschutzkonzept nutzen
- erneute Kontaktaufnahme sachlich und ohne Diagnosedruck formulieren
Einladung zum BEM-Gespräch vorbereiten
Die Einladung sollte nicht nur einen Termin nennen. Sie muss die betroffene Person in die Lage versetzen, über Teilnahme, Rückfragen, Beteiligte und Vertrauensperson informiert zu entscheiden.
- Ziel und Ablauf kurz erklären
- freiwillige Teilnahme deutlich machen
- Datenschutzinformation beifügen oder verlinken
- Antwortweg, Frist und Kontaktperson nennen
Vorlagen vorsichtig nutzen
Mustertexte können helfen, müssen aber zu Betrieb, Beteiligten und Datenschutzkonzept passen.
- keine Diagnosedetails abfragen
- keine Teilnahme als Pflicht darstellen
- Datenschutzinformationen konkret halten
- juristisch sensible Formulierungen prüfen lassen
Einladung nach erneuter Arbeitsunfähigkeit
Wenn nach Ablehnung, Abschluss oder längerer Pause erneut die Voraussetzungen vorliegen, sollte ein neues Angebot geprüft werden. Alte Antworten sollten nicht automatisch auf einen neuen Anlass übertragen werden.
- neue Ausfallzeiten und Zeitraum prüfen
- bisherige Rückmeldungen getrennt vom neuen Angebot führen
- Wiedervorlagen für erneute Prüfung nutzen
- Ton und Inhalt erneut am konkreten Fall ausrichten
Offizielle Quellen und Vorlagengrenzen
Eine Vorlage kann nur Struktur geben. Ob eine Einladung für den konkreten Betrieb passt, hängt von Interessenvertretung, Schwerbehindertenvertretung, Datenschutzinformation, Zuständigkeiten und internen Verfahren ab.
- § 167 Abs. 2 SGB IX zu Ziel und Datenhinweis prüfen
- Einladung und Rückmeldung nachvollziehbar dokumentieren
- keine Diagnoseabfrage in Standardtexte aufnehmen
- Datenschutz- und arbeitsrechtliche Formulierungen fachkundig prüfen