Inhalte der Einladung

Die Einladung muss das BEM als Angebot zur gemeinsamen Klärung verständlich machen. § 167 Absatz 2 SGB IX verlangt insbesondere die vorherige Information über Ziele sowie Art und Umfang der dafür erhobenen und verwendeten Daten. Das Gesetz nennt auch das Recht, eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuzuziehen.

Prüfen Sie das Anschreiben zusammen mit seinen Anlagen:

  • Anlass: Warum erhält gerade diese Person ein Angebot? Nennen Sie den geprüften Zeitraum, ohne Diagnosen oder Vermutungen über Ursachen aufzunehmen.
  • Ziele: Erklären Sie die Unterstützung bei bestehender Arbeitsunfähigkeit, die Vorbeugung weiterer Ausfälle und den Erhalt des Arbeitsplatzes.
  • Freiwilligkeit: Teilnahme und Fortsetzung beruhen auf Zustimmung; eigene Vorschläge und Rückfragen sind möglich.
  • Beteiligte: Benennen Sie die zuständige Kontaktperson, vorgesehene Rollen und die Möglichkeit einer zusätzlichen Vertrauensperson.
  • Daten: Erklären Sie konkret, welche Informationen wofür benötigt werden, wer sie erhält und wie sie geschützt werden.
  • Antwort: Nennen Sie Rückmeldewege, ein Datum und eine Kontaktmöglichkeit für offene Fragen oder Terminwünsche.

Nicht jeder dieser organisatorischen Punkte ist ein eigener gesetzlicher Formzwang. Entscheidend ist, dass die Person das Angebot verstehen kann. Das BAG, Urteil vom 20. November 2014 – 2 AZR 755/13, Randnummer 32, verlangt eine inhaltliche Erläuterung über den bloßen Gesetzesverweis hinaus.

Einladung nicht wie eine Anordnung formulieren

„Bitte melden Sie sich zur Abstimmung“ hat einen anderen Zweck als „Sie haben am Montag zu erscheinen“. Die Einladung eröffnet eine freiwillige Klärung; sie ist keine Vorladung zur Rechtfertigung von Fehlzeiten.

Vermeiden Sie eine Vermischung mit Leistungsbeurteilungen, Abmahnungen oder einer bereits feststehenden Maßnahme. Ebenso problematisch ist die pauschale Zusage, eine Ablehnung könne unter allen Umständen keinerlei Bedeutung haben: Freiwilligkeit bedeutet nicht, dass ein späterer Kündigungsrechtsstreit ausgeschlossen wäre. Eine Ablehnung macht eine Kündigung aber auch nicht automatisch zulässig.

Ein hilfreicher Gegencheck lautet: Kann die empfangende Person vor einer Entscheidung Fragen stellen, die Beteiligten verstehen und Unterstützung hinzuziehen? Fehlt dafür ein erreichbarer Ansprechpartner, helfen freundliche Formulierungen allein wenig.

Muster für eine BEM-Einladung

Redaktioneller Entwurf zum Anpassen, kein versandfertiges oder rechtlich geprüftes Formular. Ersetzen Sie alle Platzhalter. Insbesondere die erwähnten Anlagen müssen tatsächlich erstellt, verständlich und auf den Betrieb abgestimmt sein.

Betreff: Unser Angebot zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Guten Tag [Name],

für den Zeitraum [Beginn bis Ende des geprüften Jahreszeitraums] haben wir festgestellt, dass die Voraussetzungen für ein BEM-Angebot nach § 167 Absatz 2 SGB IX vorliegen. Wir möchten mit Ihnen nach Möglichkeiten suchen, die Ihre Arbeitssituation verbessern und den Erhalt Ihres Arbeitsplatzes unterstützen.

Dabei geht es darum, bestehende Arbeitsunfähigkeit möglichst zu überwinden und weiteren Zeiten der Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen. Welche Unterstützung für Sie sinnvoll sein kann, ist offen. Ihre eigenen Vorschläge sind willkommen.

Sie entscheiden, ob Sie dieses Angebot annehmen. Auch später können Sie Ihre Teilnahme beenden. Bevor Sie sich entscheiden, beantworten wir gern Ihre Fragen zum Verfahren.

Ihre Ansprechperson ist [Name, Funktion und Kontakt]. Die vorgesehenen Beteiligten und ihre Rollen erläutern wir in [beigefügtes Informationsblatt]. Dazu gehören die zuständige Interessenvertretung und bei schwerbehinderten Beschäftigten die Schwerbehindertenvertretung, soweit vorhanden und mit Ihrem Einverständnis. Sie können zusätzlich eine Vertrauensperson eigener Wahl mitbringen. Den Gesprächskreis stimmen wir vor dem Termin mit Ihnen ab.

Die beigefügte Datenschutzinformation [Titel und Stand] erklärt die geplanten Datenarten, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Zugriffsberechtigten, Weitergaben und Aufbewahrung sowie Ihre Rechte. Für Ihre Rückmeldung auf dieses Angebot benötigen wir keine Diagnose und keine Arztberichte. Fragen zu den Unterlagen klären wir gern vor weiteren Schritten.

Bitte teilen Sie uns bis [Datum] über [vertraulicher Rückmeldeweg] mit, ob Sie teilnehmen möchten, zunächst Fragen haben oder das Angebot derzeit nicht annehmen. Falls Sie mehr Zeit benötigen oder ein Gespräch aktuell nicht möglich ist, können wir einen passenden weiteren Kontakt vereinbaren.

Mit freundlichen Grüßen

[Name und Funktion]

Anlagen: [BEM-Information mit Beteiligten], [konkrete Datenschutzinformation], [Antwortmöglichkeiten und Kontakt]

Für die individuellen Datenschutzhinweise reicht ein allgemeiner Link auf die Website-Datenschutzerklärung nicht automatisch aus. Den Aufbau und die getrennte Prüfung von Teilnahme und Datenverarbeitung erläutert BEM-Datenschutz.

Antworten sauber nachhalten

Eine Rückmeldung kann mehr bedeuten als „ja“ oder „nein“. Die folgende Zuordnung ist eine organisatorische Arbeitshilfe, keine abschließende rechtliche Bewertung:

Tatsächliche Rückmeldung Dokumentation und nächster Schritt
„Ich möchte teilnehmen.“ Zustimmung zum Verfahren festhalten; offenen Informationsbedarf und Gesprächsrahmen klären.
„Wer erhält meine Angaben?“ Datenschutz-Rückfrage erfassen und beantworten. Nicht als Ablehnung behandeln.
„Derzeit geht kein Gespräch.“ Gewünschten späteren Kontakt abstimmen. Nicht als generellen Verzicht speichern.
„Ich nehme das Angebot nicht an.“ Ausdrückliche Ablehnung mit Datum festhalten; keine Diagnosebegründung verlangen.
Keine Antwort eingegangen Status „keine Rückmeldung“ führen, Erreichbarkeit prüfen und gegebenenfalls erinnern.

Besonders wichtig ist die zweite Zeile: Eine teilnahmebereite Person kann eine vorformulierte Datenschutzerklärung hinterfragen. Im BAG-Urteil vom 15. Dezember 2022 – 2 AZR 162/22, Randnummern 16–18 durfte die Einleitung des BEM nicht von der Unterschrift unter eine solche Erklärung abhängig gemacht werden. Zunächst konnten Ablauf, Beteiligte und Vorbehalte besprochen werden. Das Urteil ist keine Erlaubnis, Gesundheitsdaten ohne passende Rechtsgrundlage zu verarbeiten.

Für den Nachweis sollten die tatsächlich versandte Fassung, Anlagen, Versanddatum, Versandweg und eingegangene Antwort nachvollziehbar bleiben. Vermerken Sie bei einer telefonischen Rückfrage deren organisatorisches Ergebnis, nicht vorsorglich sämtliche persönlichen Gesprächsinhalte.

Einladung während Arbeitsunfähigkeit

Ein BEM-Angebot kann und soll auch während fortbestehender Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Auf die Rückkehr zu warten ist keine allgemeine Voraussetzung. Die VBG-FAQ unterscheiden zwischen dem Angebot und dem tatsächlichen Beginn, der von Zustimmung und Umständen abhängt.

Die Einladung verpflichtet nicht dazu, trotz Erkrankung persönlich im Betrieb zu erscheinen. Stimmen Sie ab, ob ein späterer Termin oder zunächst eine kurze Klärung der Verfahrensfragen passt. Dabei sollte niemand eine Diagnose nennen müssen, nur um um mehr Zeit zu bitten.

Beispiel für eine Rückmeldung: „Ich kann mich derzeit noch nicht mit dem Angebot befassen. Bitte nehmen Sie ab [Datum] über [Kontaktweg] erneut Kontakt zu mir auf.“ Das ist ein Wunsch zur Kontaktplanung, nicht automatisch Zustimmung oder endgültige Ablehnung.

Einladung zum BEM-Gespräch vorbereiten

Machen Sie deutlich, wozu der erste Termin dient. Werden zunächst nur Fragen zu Ablauf, Freiwilligkeit und Datenschutz beantwortet, sollte daraus nicht überraschend ein Gespräch über persönliche Gesundheitsangaben werden.

Informieren Sie vorab über den geplanten Gesprächskreis. Die zusätzliche Vertrauensperson ist nicht auf einen vom Arbeitgeber ausgewählten Vertreter beschränkt. Nach der VBG ist für weitere Beteiligte grundsätzlich das Einverständnis der betroffenen Person erforderlich. Gesetzliche Überwachungs- und Informationsrechte der Interessenvertretungen sind davon gesondert zu behandeln.

Nach geklärter Teilnahme helfen die Vorbereitungshinweise zum BEM-Gespräch. Eine komplette Gesprächsbefragung gehört nicht in das Einladungsschreiben.

Antwortfrist und Versandweg festlegen

§ 167 Absatz 2 SGB IX schreibt weder ein bestimmtes Versandverfahren noch eine feste 14-Tage-Antwortfrist vor. Ein nachvollziehbares schriftliches Angebot ist praktisch sinnvoll; daraus wird aber nicht automatisch eine gesetzliche Pflicht zum Einschreiben.

Wählen Sie eine angemessene Frist mit konkretem Datum. Berücksichtigen Sie Postlaufzeit, Erreichbarkeit, Rückfragen und die Organisation einer Begleitperson. Bieten Sie eine Verlängerungsmöglichkeit an. Örtliche Vorgaben können konkreter sein: Die Bremische Handlungshilfe sieht in ihrem Anwendungsbereich eine Erinnerung nach 14 Tagen vor. Das ist keine allgemeine gesetzliche Frist für sämtliche Betriebe.

Beim Versand zählen Vertraulichkeit und tatsächliche Erreichbarkeit. Vermeiden Sie offene Verteiler oder frei einsehbare Ablagen. Eine E-Mail an ein während der Erkrankung nicht zugängliches Dienstpostfach ist organisatorisch wenig hilfreich. Prüfen Sie den geeigneten Übermittlungsweg mit den zuständigen Stellen. Ein Versandvermerk allein beweist zudem nicht immer den Zugang sämtlicher Anlagen.

Vorlagen vorsichtig nutzen

Vor dem Versand lohnt sich eine Prüfung am fertigen Schreiben:

  1. Stimmen Zeitraum, Name, Kontaktdaten und Antwortdatum?
  2. Sind alle genannten Anlagen beigefügt und ohne internen Zugang lesbar?
  3. Beschreiben die Datenschutzhinweise das tatsächliche Verfahren statt einer pauschalen Vertraulichkeitszusage?
  4. Sind Platzhalter, Diagnosefelder und vorangekreuzte Zustimmung entfernt?
  5. Weiß die zuständige Person, wer Rückfragen beantwortet und wie eine Erinnerung ausgelöst wird?

Eine Erinnerung sollte das ursprüngliche Angebot und den Kontaktweg erkennbar machen. Bleibt die Zustimmung aus, beginnt kein BEM. Dokumentieren Sie den tatsächlichen Verlauf; eine selbst gesetzte Antwortfrist ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls.

Einladung nach erneuter Arbeitsunfähigkeit

Eine frühere Einladung erledigt die Angebotspflicht nicht auf Dauer. Nach BAG, Urteil vom 18. November 2021 – 2 AZR 138/21 ist grundsätzlich erneut ein BEM erforderlich, wenn nach dessen Abschluss innerhalb eines Jahres wieder mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit anfallen. Dafür muss seit dem Abschluss nicht erst ein volles Jahr vergangen sein.

Die Entscheidung behandelt auch weitere Ausfälle nach einer Ablehnung: Diese ist keine unbegrenzte Freistellung von erneuten Angeboten. Läuft ein BEM dagegen noch, verlangen zusätzliche Ausfallzeiten nicht schon für sich ein paralleles zweites Verfahren. Prüfen Sie deshalb zuerst den tatsächlichen Status: laufend, beendet, abgelehnt oder nur terminlich verschoben.

Offizielle Quellen und Vorlagengrenzen

Maßgeblich ist die aktuelle Vorschrift: Sie nennt länger als sechs Wochen ununterbrochene oder wiederholte Arbeitsunfähigkeit oder teilweise Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres. Verwechseln Sie den Jahreszeitraum nicht mit dem Kalenderjahr und übernehmen Sie keine pauschale Tageszahl für jede Arbeitszeitverteilung. Die Einordnung des Gesamtverfahrens finden Sie unter BEM-Verfahren.

Der Musterbrief und die Antwortzuordnung sind redaktionelle Hilfen. Eine belastbare betriebliche Fassung braucht passende Zuständigkeiten, Beteiligungsregeln und Datenschutzinformationen. Lassen Sie sensible Einzelfälle arbeitsrechtlich und datenschutzfachlich prüfen, insbesondere bei Streit über Zugang, Ablehnung oder ein erneutes Angebot.