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- Gefährdungsbeurteilung Arbeitsplatz Vorlage als Word herunterladen
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Die Word-Datei ist editierbar. Das PDF eignet sich zum Drucken oder für handschriftliche Einträge. Beide Fassungen enthalten sechs Seiten mit Stammdaten, Abgrenzungscheck, Gefährdungstabelle, Maßnahmenplan, Wirksamkeitsprüfung, Aktualisierungsanlässen und Freigabefeldern.
Wichtig: Die Vorlage ist eine redaktionelle Arbeitshilfe, kein amtliches Formular. Sie muss an die tatsächlichen Arbeitsbedingungen und das einschlägige Fachrecht angepasst werden. Ein Muster ersetzt weder die Begehung noch die fachkundige Beurteilung besonderer Gefährdungen.
Was muss in der Arbeitsplatz-Vorlage stehen?
Die gesetzliche Dokumentation braucht keine vorgeschriebene Dateiform. Nach § 6 ArbSchG müssen aus den Unterlagen aber das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Arbeitsschutzmaßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Die BAuA empfiehlt zusätzlich Realisierungstermine und Verantwortliche.
| Vorlagenfeld | Was konkret einzutragen ist | Warum das Feld wichtig ist |
|---|---|---|
| Betrachtungseinheit | Unternehmen, Standort, Bereich, Arbeitsplatz oder Gruppe gleichartiger Arbeitsplätze | macht Geltungsbereich und Zusammenfassung nachvollziehbar |
| Tätigkeiten und Personen | regelmäßige und gelegentliche Tätigkeiten, Arbeitsmittel, Stoffe, betroffene Personengruppen | verhindert eine zu allgemeine Raum-Checkliste |
| Gefährdung | Tätigkeit oder Situation, Gefahrenquelle, mögliche Folge und betroffene Personen | beschreibt Ursache und Wirkung statt nur ein Schlagwort |
| vorhandener Schutz | bereits umgesetzte technische, organisatorische und personenbezogene Maßnahmen | zeigt, welcher Schutz bei der Bewertung vorausgesetzt wurde |
| Bewertung | nachvollziehbarer Handlungsbedarf nach geeigneter Methode | begründet Priorität und weitere Maßnahmen |
| zusätzliche Maßnahme | konkrete Aufgabe und messbares Prüfkriterium | verbindet Feststellung und spätere Kontrolle |
| Umsetzung | verantwortliche Person, Termin und Status | macht die Maßnahme steuerbar |
| Wirksamkeitsprüfung | Methode, Prüfdatum, prüfende Person, Ergebnis und Folge | erfüllt die Maßnahmenkette bis zum Prüfergebnis |
| Fortschreibung | Anlass, Änderungsdatum, Version und Freigabe | hält Änderungen und neue Erkenntnisse nachvollziehbar |
Kurzantwort: Eine reine Gefahrenliste ist noch keine vollständige Arbeitsplatz-Gefährdungsbeurteilung. Das Formular muss zeigen, was betrachtet wurde, welche Maßnahmen erforderlich sind, wer sie bis wann umsetzt und ob sie anschließend tatsächlich wirken.
Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz in 8 Schritten ausfüllen
1. Arbeitsplatz oder Tätigkeit abgrenzen
Benennen Sie zuerst die Betrachtungseinheit, zum Beispiel Empfang, Lagerzone, Werkbank oder Kasse. § 5 Absatz 2 ArbSchG erlaubt die Zusammenfassung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit bei gleichartigen Arbeitsbedingungen. Dokumentieren Sie deshalb auch, warum mehrere Arbeitsplätze vergleichbar sind.
2. Tätigkeiten, Arbeitsmittel und Personen erfassen
Nehmen Sie nicht nur die normale Arbeit auf. Relevant sind auch Reinigung, Rüsten, Wartung, Störungsbeseitigung, Transport, Publikumsverkehr und seltene Aufgaben. Erfassen Sie betroffene Beschäftigte und besondere Bedingungen, ohne daraus automatisch eine abschließende personenbezogene Beurteilung abzuleiten.
3. Gefährdungen vor Ort ermitteln
Nutzen Sie Begehungen, Gespräche mit Beschäftigten, Unfall- und Beinaheereignisse, Prüfprotokolle, Herstellerangaben, Sicherheitsdatenblätter und geeignete Branchenhilfen. § 5 Absatz 3 ArbSchG nennt unter anderem Arbeitsstätte, Einwirkungen, Arbeitsmittel, Arbeitsabläufe, Qualifikation, Unterweisung und psychische Belastungen.
4. Vorhandenen Schutz prüfen
Tragen Sie nur Maßnahmen ein, die am betrachteten Arbeitsplatz tatsächlich vorhanden und wirksam sind. Eine geplante Beschaffung gehört in die Spalte für zusätzliche Maßnahmen, nicht in den vorhandenen Schutz.
5. Handlungsbedarf beurteilen
Legen Sie die Bewertungsmethode vorab fest. Eine einfache qualitative Einstufung kann für überschaubare Sachverhalte genügen. Wo Fachrecht, Grenzwerte oder anerkannte spezielle Verfahren bestehen, haben diese Vorrang vor einer allgemeinen Risikomatrix.
6. Maßnahmen in der richtigen Rangfolge festlegen
Vermeiden oder ersetzen Sie Gefahren, bevor technische, organisatorische und personenbezogene Schutzmaßnahmen gewählt werden. Formulieren Sie jede Maßnahme so, dass eine andere Person Umsetzung und Ergebnis prüfen kann.
7. Umsetzung steuern
Ordnen Sie jeder Maßnahme eine verantwortliche Person, einen realistischen Termin und einen Status zu. Dokumentieren Sie zugehörige Unterweisungen, Prüfprotokolle, Fotos, Messungen, Betriebsanweisungen oder Beschaffungsnachweise.
8. Wirksamkeit prüfen und fortschreiben
Prüfen Sie nicht nur, ob eine Aufgabe als erledigt markiert wurde. Das Prüfkriterium muss zeigen, ob das Schutzziel unter realen Bedingungen erreicht wurde. Die BAuA-Prozessbeschreibung führt Wirksamkeitsprüfung, Dokumentation und Fortschreibung als eigene Prozessschritte.
Ausgefülltes Muster für einen Arbeitsplatz
Das Beispiel zeigt die gewünschte Detailtiefe. Es ist keine fertige Beurteilung für jeden Empfangsarbeitsplatz.
| Feld | Beispiel-Eintrag |
|---|---|
| Arbeitsplatz | Empfang im Erdgeschoss, Früh- und Spätschicht |
| Tätigkeit | Besucher anmelden, Telefonate führen, Post annehmen, kurze Wege zum Drucker |
| Gefahrenquelle | lose Anschlussleitung kreuzt den Laufweg zwischen Tisch und Drucker |
| mögliche Folge | Stolpern und Sturz; betroffen sind Empfangspersonal und vorbeigehende Personen |
| vorhandener Schutz | tägliche Sichtprüfung beim Öffnen des Empfangs |
| Bewertung | Handlungsbedarf, weil die Leitung regelmäßig im Verkehrsweg liegt |
| zusätzliche Maßnahme | Anschlussleitung außerhalb des Laufwegs fest verlegen; bis zur Umsetzung Kabelbrücke einsetzen |
| verantwortlich / Termin | Office Management, 14.08.2026 |
| Prüfkriterium | keine Leitung im Laufweg; Befestigung vollständig und ohne neue Stolperkante |
| Wirksamkeitsprüfung | Begehung am 21.08.2026, Ergebnis dokumentieren und Beschäftigte befragen |
Zu allgemein: „Auf Stolpergefahr achten.“
Prüfbar: „Anschlussleitung am Empfang bis 14.08.2026 außerhalb des Laufwegs fest verlegen. Wirksamkeit am 21.08.2026 durch Begehung prüfen: kein Kabel und keine Befestigung im Verkehrsweg.“
Checkliste für Arbeitsplatz und Arbeitsstätte
Die Checkliste ist eine Suchhilfe, keine Bestätigung der Vollständigkeit. Ergänzen Sie betriebs- und tätigkeitsbezogene Gefährdungen.
| Prüffeld | Leitfragen |
|---|---|
| Mechanik | Gibt es Quetsch-, Scher-, Schnitt-, Stich-, Einzugs-, Absturz- oder Anstoßgefahren? |
| Elektrizität und Stoffe | Treten elektrische, chemische oder biologische Einwirkungen auf? |
| Physikalische Einwirkungen | Sind Lärm, Vibration, Strahlung, Hitze, Kälte, Beleuchtung oder Klima relevant? |
| Arbeitsstätte | Sind Verkehrswege, Bewegungsflächen, Stolperstellen, Fluchtwege, Brand und Erste Hilfe berücksichtigt? |
| Ergonomie | Werden Lasten bewegt, Zwangshaltungen eingenommen oder Bildschirm und Eingabemittel ungünstig genutzt? |
| Organisation | Gibt es Alleinarbeit, Schicht, Fremdfirmen, Unterbrechungen, Zeitdruck oder unklare Zuständigkeiten? |
| Psychische Belastung | Sind Arbeitsinhalt, Arbeitsorganisation, soziale Beziehungen und Arbeitsumgebung angemessen betrachtet? |
| besondere Situationen | Sind Störung, Wartung, Reinigung, Notfall und seltene Tätigkeiten enthalten? |
Für branchenspezifische Prüfpunkte sind Vorlagen des zuständigen Unfallversicherungsträgers besonders hilfreich. Die BGHM stellt zum Beispiel vorbereitete Gefährdungsbeurteilungen für Arbeitsplätze und Maschinen verschiedener Gewerbezweige bereit. Die BGW bietet allgemeine Dokumentationshilfen als bearbeitbare Vorlagen.
Wer ist verantwortlich und wer wirkt mit?
Die Verantwortung trägt der Arbeitgeber. Er kann geeignete Personen mit der Durchführung beauftragen, muss aber eine fachkundige Durchführung sicherstellen. Die BAuA zu den Mitwirkenden nennt Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt als mögliche fachkundige Beratung. Beschäftigte sollten beteiligt werden, weil sie Arbeitsabläufe, Störungen und praktische Probleme aus eigener Erfahrung kennen.
| Rolle | Aufgabe in der Vorlage |
|---|---|
| Arbeitgeber | Prozess organisieren, Fachkunde sicherstellen, Maßnahmen entscheiden und Umsetzung ermöglichen |
| beauftragte Führungskraft oder fachkundige Person | Arbeitsplatz beurteilen, Ergebnisse dokumentieren und Maßnahmen nachhalten |
| Fachkraft für Arbeitssicherheit | methodisch und fachlich beraten, Gefährdungen und Maßnahmen mit beurteilen |
| Betriebsarzt | arbeitsmedizinische Aspekte und besondere gesundheitliche Fragestellungen beraten |
| Beschäftigte | reale Abläufe, Abweichungen, Beschwerden und Verbesserungsvorschläge einbringen |
| Maßnahmenverantwortliche | konkrete Aufgabe bis zum Termin umsetzen und Nachweis bereitstellen |
Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit „gibt“ das Formular nicht automatisch frei. Die konkrete Rollenverteilung sollte der Betrieb selbst eindeutig dokumentieren.
Wann ist die Vorlage zu aktualisieren?
Eine starre allgemeine Jahresfrist nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Die BAuA zur Fortschreibung nennt als Anlässe insbesondere sicherheitsrelevante Änderungen, neue Informationen aus Unfallgeschehen oder arbeitsmedizinischer Vorsorge sowie nicht wirksame oder nicht ausreichende Schutzmaßnahmen. Spezielle Verordnungen können zusätzliche Intervalle festlegen.
- neuer oder geänderter Arbeitsplatz, Raum oder Verkehrsweg
- neues Arbeitsmittel, neuer Stoff oder veränderter Arbeitsablauf
- Unfall, Beinaheereignis, Beschwerde oder neue Erkenntnis
- auffälliges Ergebnis einer Prüfung, Begehung oder Wirksamkeitskontrolle
- geänderte Personengruppe oder besondere Arbeitsbedingung
- neue oder geänderte Anforderungen aus einschlägigem Fachrecht
Auch wenn keine Änderung erforderlich ist, ist ein datierter Prüfvermerk sinnvoll.
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Diese Seite besitzt bewusst den engen Intent Vorlage für einen konkreten Arbeitsplatz. Allgemeine, prozessbezogene und bürospezifische Aufgaben bleiben getrennt, damit Seiten nicht um dasselbe Hauptkeyword konkurrieren.
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Wer statt einer Arbeitsplatz-Vorlage ein neutrales Formular für Bereiche, Tätigkeiten oder Projekte braucht, nutzt die allgemeine Gefährdungsbeurteilung Vorlage.
Offizielle Muster richtig einsetzen
Die Universität Kiel trennt in ihrer Vordrucksammlung Deckblatt, Arbeitsbereiche und Tätigkeiten sowie spezifische Formulare für Büro, Labor und Werkstatt. Das zeigt einen wichtigen Grundsatz: Je konkreter Arbeitsplatz und Tätigkeit, desto passender müssen Prüfpunkte und Fachquellen sein.
- Zuständigen Unfallversicherungsträger und passendes Branchenmuster bestimmen.
- Stand, Quelle und Geltungsbereich dokumentieren.
- Muster mit den Arbeitsbedingungen vor Ort abgleichen.
- fehlende Tätigkeiten, Personen und Gefährdungen ergänzen.
- unpassende Punkte nicht kommentarlos löschen, sondern nachvollziehbar als nicht zutreffend bewerten.
- Maßnahmen, Termine und Wirksamkeitsprüfung in der betrieblichen Dokumentation weiterführen.
Die aktuelle GDA-Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation beschreibt den gemeinsamen Rahmen für das Aufsichtshandeln der Länder und Unfallversicherungsträger. Spezielle Anforderungen aus Arbeitsstätten-, Betriebssicherheits-, Gefahrstoff- oder anderem Fachrecht bleiben zusätzlich zu prüfen.
Word, PDF oder Software?
| Format | Gut geeignet für | Grenze |
|---|---|---|
| Word | betriebliche Anpassung, zusätzliche Zeilen, eigene Begriffe und Freigabefelder | Versionen und offene Maßnahmen müssen manuell gesteuert werden |
| Ausdruck, Begehung und unveränderbarer Nachweisstand | nachträgliche Bearbeitung und Aufgabenverfolgung sind eingeschränkt | |
| Excel | umfangreiche Listen, Filter und Statusübersichten | Formularlogik, Freigabe und Nachweise können unübersichtlich werden |
| Software | mehrere Bereiche, Verantwortliche, Fristen, Nachweise und wiederkehrende Reviews | benötigt Einführung, Rollen und saubere Stammdaten |
Für eine erste dokumentierte Beurteilung reichen Word oder PDF oft aus. Sobald mehrere Arbeitsplätze, offene Maßnahmen und Review-Termine parallel laufen, sollte der Betrieb Aufgaben, Versionen und Nachweise zentral führen.
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Redaktioneller Stand: 31.07.2026. Prüfen Sie vor jeder Verwendung, ob sich Arbeitsplatz, Tätigkeit, Personen, Arbeitsmittel oder einschlägige Vorschriften geändert haben.