Excel-Vorlage kostenlos herunterladen
Gefährdungsbeurteilung Excel-Vorlage kostenlos herunterladen (XLSX)
Der Download startet ohne Registrierung, E-Mail-Abfrage oder Makro. Die Datei ist eine bearbeitbare Strukturhilfe und kein fertig ausgefüllter Betriebsnachweis.
| Merkmal | In der Datei enthalten |
|---|---|
| Dateiformat | XLSX ohne Makros |
| Umfang | 5 Tabellenblätter und 50 Beurteilungszeilen |
| Eingabehilfen | Dropdowns für Bewertung, Rangfolge und Status |
| Berechnungen | Risikowert, Risikostufe, Kennzahlen und Überfällig-Prüfung |
| Maßnahmen | verknüpfter Maßnahmenplan mit Verantwortlichen, Fristen und Wirksamkeitsprüfung |
| Nachvollziehbarkeit | Änderungsverlauf, Freigabefeld, Review-Anlass und Quellen |
| Beispiel | eine klar als Beispiel markierte Bürozeile zum Ersetzen |
Vor der betrieblichen Nutzung: Speichere eine Arbeitskopie, ersetze oder lösche die Beispielzeile, prüfe die Bewertungsmethode und ergänze alle tatsächlichen Tätigkeiten, Personengruppen und besonderen Vorschriften.
Was die Arbeitsmappe enthält
Die kostenlose Gefährdungsbeurteilung Excel-Vorlage ist nicht nur eine leere Liste. Ihre fünf Blätter bilden den Weg von der Ermittlung bis zur Fortschreibung ab.
| Tabellenblatt | Aufgabe |
|---|---|
| Start & Hinweise | acht Prozessschritte, Live-Kennzahlen, Grenzen und offizielle Grundlagen |
| Gefährdungsbeurteilung | 50 Zeilen für Tätigkeit, Gefährdung, Bewertung, Maßnahme, Frist und Prüfung |
| Maßnahmenplan | übernimmt die Maßnahmen aus der Beurteilung und kennzeichnet überfällige Aufgaben |
| Bewertung | erklärt Skalen, 5×5-Matrix und Rangfolge S, T, O, P |
| Änderungsverlauf | dokumentiert Version, Anlass, Änderung, Bearbeitung, Freigabe und nächsten Review |
Die gelben Zellen sind für Eingaben vorgesehen. Risikowert, Risikostufe, Maßnahmenübersicht und Kennzahlen werden aus den Eingaben abgeleitet. Dadurch bleibt die Beurteilungszeile die maßgebliche Datenquelle.
Excel-Vorlage in acht Schritten ausfüllen
Die BAuA bildet die Gefährdungsbeurteilung als vollständigen Prozess aus Vorbereitung, Ermittlung, Bewertung, Maßnahmen, Umsetzung, Wirksamkeitsprüfung, Dokumentation und Fortschreibung ab. Die Arbeitsmappe übersetzt diese Logik in folgende Arbeitsschritte:
- Arbeitskopie anlegen: Vergib einen eindeutigen Dateinamen, zum Beispiel
GBU_Standort_Bereich_2026-07_v1.0.xlsx. - Betrachtungseinheit festlegen: Trage Arbeitsbereich, Tätigkeit oder Arbeitssituation und betroffene Personengruppe getrennt ein.
- Gefährdung konkret beschreiben: Notiere Ursache, mögliche Folge und bereits vorhandene Schutzmaßnahmen.
- Verbleibendes Risiko beurteilen: Verwende ein fachlich geeignetes Verfahren. Die mitgelieferte Matrix ist nur eine orientierende Option.
- Zusätzliche Maßnahme festlegen: Formuliere eine überprüfbare Aufgabe und ordne sie nach S, T, O oder P ein.
- Umsetzung steuern: Benenne verantwortliche Person, Frist und Status.
- Wirksamkeit prüfen: Lege Prüftermin, Methode und Schutzziel vorher fest. Dokumentiere anschließend das Ergebnis.
- Fortschreiben und freigeben: Halte Änderung, Anlass, Bearbeitung und fachliche Freigabe im Änderungsverlauf fest.
Pflichtlogik statt bloßer Spaltenliste
§ 5 ArbSchG verlangt die Beurteilung der mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen, damit erforderliche Arbeitsschutzmaßnahmen ermittelt werden können. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen kann eine gemeinsame Beurteilung ausreichen. Das bedeutet aber nicht, dass sehr unterschiedliche Tätigkeiten in einer Sammelzeile verschwinden dürfen.
§ 6 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen Ergebnis, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung ersichtlich sind. Genau diese Entscheidungskette sollte jede Excel-Zeile nachvollziehbar machen:
| Entscheidung | Feld in der Excel-Vorlage |
|---|---|
| Was wird betrachtet? | Arbeitsbereich, Tätigkeit und betroffene Personen |
| Was kann schaden? | Gefährdung, Ursache und mögliche Folge |
| Was schützt bereits? | vorhandene Schutzmaßnahmen |
| Wie wird Handlungsbedarf beurteilt? | Wahrscheinlichkeit, Schadenausmaß, Risikowert und fachliche Einordnung |
| Was ist zusätzlich zu tun? | Maßnahme, Rangfolge und Prüfkriterium |
| Wer erledigt es bis wann? | Verantwortliche Person, Status und Frist |
| Hat es funktioniert? | Prüftermin, Prüfart und Ergebnis |
| Wann wird neu geprüft? | Review-Anlass, Quelle und Änderungsverlauf |
Eine leere Zelle bestätigt nicht, dass keine Gefährdung vorhanden ist. Nicht relevante Punkte sollten bewusst geprüft und, wo nötig, kurz begründet werden.
Risikomatrix richtig und vorsichtig nutzen
Die Datei berechnet aus Wahrscheinlichkeit und Schadenausmaß einen Wert von 1 bis 25. Die farbliche Einordnung erleichtert die Priorisierung:
| Wert | Einordnung in der Vorlage | Konsequenz |
|---|---|---|
| 1 bis 4 | niedrig | Schutz beibehalten und Verbesserungsmöglichkeit prüfen |
| 5 bis 9 | mittel | Handlungsbedarf fachlich beurteilen und Maßnahme planen |
| 10 bis 16 | hoch | Maßnahme priorisieren und Umsetzung eng verfolgen |
| 17 bis 25 | kritisch | Tätigkeit und Schutz unverzüglich fachlich prüfen |
Diese Schwellen sind keine gesetzlich vorgeschriebenen Grenzwerte. Eine Risikomatrix kann Sachverhalte vereinfachen, aber keine Messung, Expositionsbeurteilung, Vorschrift oder fachkundige Entscheidung ersetzen. Für Gefahrstoffe, Biostoffe, Arbeitsmittel, psychische Belastung, Mutterschutz und andere Spezialfälle gelten zusätzliche Anforderungen und oft geeignetere Verfahren.
Maßnahmen nach S, T, O, P ordnen
Die Auswahlspalte S, T, O, P hilft, nicht vorschnell bei persönlicher Schutzausrüstung oder Unterweisung stehen zu bleiben.
| Kürzel | Ebene | Leitfrage |
|---|---|---|
| S | Substitution | Kann die Gefährdung vermieden oder durch eine weniger gefährliche Lösung ersetzt werden? |
| T | Technisch | Kann Gestaltung, Abschirmung, Automatisierung oder Lüftung die Gefährdung begrenzen? |
| O | Organisatorisch | Können Ablauf, Zugang, Arbeitszeit, Wartung oder Qualifikation verbessert werden? |
| P | Persönlich | Welche persönliche Schutzausrüstung oder individuelle Maßnahme bleibt zusätzlich nötig? |
Eine Maßnahme ist erst prüfbar, wenn das Schutzziel feststeht. „Mitarbeitende unterweisen“ beschreibt eine Aktivität, aber noch nicht, ob die Gefährdung anschließend ausreichend beherrscht wird. Ergänze deshalb ein beobachtbares, messbares oder anhand von Unterlagen prüfbares Kriterium.
Beispielzeile verstehen
Die Arbeitsmappe enthält genau eine Beispielzeile. Sie zeigt die Logik, ist aber keine fertige Gefährdungsbeurteilung für Bildschirmarbeit.
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Tätigkeit | regelmäßige Bildschirmarbeit |
| Gefährdung | ungünstige Sitzhaltung durch nicht angepassten Arbeitsplatz |
| vorhandener Schutz | verstellbarer Stuhl vorhanden |
| zusätzliche Maßnahme | Arbeitsplatz individuell einstellen und Einstellung gemeinsam prüfen |
| Rangfolge | O, organisatorisch |
| Prüfkriterium | Sitzposition, Bildschirm und Eingabemittel sind passend eingestellt |
| Status | offen |
| Wirksamkeitsprüfung | Beobachtung und Befragung |
Ersetze die Zeile durch die konkreten Bedingungen deines Betriebs. Ein Beispiel kennt weder die tatsächliche Ausstattung noch Arbeitsdauer, Personengruppe, Beschwerden oder weitere Belastungen.
Status und Wirksamkeitsprüfung trennen
Die Statusauswahl verhindert, dass „erledigt“ mit „wirksam“ verwechselt wird.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| offen | Maßnahme ist festgelegt, aber noch nicht begonnen |
| in Arbeit | Umsetzung läuft |
| umgesetzt | Aufgabe ist erledigt, Schutzwirkung aber noch nicht abschließend geprüft |
| Wirksamkeit geprüft | Prüfmethode, Datum und Ergebnis sind dokumentiert |
| nicht erforderlich | Entscheidung ist fachlich begründet und nachvollziehbar |
Die BAuA zur Wirksamkeitsprüfung nennt je nach Maßnahme Beobachten, Messen oder Befragen als mögliche Prüfwege. Wenn das Schutzziel nicht erreicht wird oder neue Gefährdungen entstehen, müssen frühere Prozessschritte wiederholt werden.
Excel-Datei kontrolliert führen
Eine gute Vorlage kann durch unklare Dateiführung schnell unzuverlässig werden. Lege deshalb vor der Nutzung einfache Regeln fest:
- eine freigegebene Hauptdatei statt paralleler E-Mail-Anhänge
- eindeutiger Speicherort mit geregelten Zugriffsrechten
- Verantwortliche für Inhalt, Freigabe, Sicherung und Archivierung
- Versionsnummer und Änderungsanlass bei jeder fachlichen Anpassung
- Formeln und Überschriften nur kontrolliert verändern
- personenbezogene Angaben auf das erforderliche Maß begrenzen
- regelmäßige Sicherung und Prüfung, ob die Datei lesbar und verfügbar bleibt
- PDF-Export nur als gekennzeichneten Nachweisstand verwenden, nicht als neue Bearbeitungsquelle
Die BAuA zur Dokumentation weist bei elektronischen Unterlagen besonders auf Verfügbarkeit und Schutz vor unautorisierten Veränderungen hin.
Wann muss die Vorlage fortgeschrieben werden?
Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine allgemeine jährliche Aktualisierungsfrist für jede Gefährdungsbeurteilung. Entscheidend sind betriebliche Änderungen, neue Erkenntnisse und gefahrenspezifische Vorschriften. Setze einen Review insbesondere bei:
- neuen oder veränderten Tätigkeiten, Arbeitsmitteln, Stoffen oder Verfahren
- Umbauten, neuen Verkehrswegen oder geänderter Arbeitsorganisation
- Unfällen, Beinaheereignissen, Beschwerden oder arbeitsbedingten Erkrankungen
- neuen technischen, arbeitsmedizinischen oder rechtlichen Erkenntnissen
- nicht umgesetzten oder nicht wirksamen Schutzmaßnahmen
- neuen oder besonders schutzbedürftigen Personengruppen
Die BAuA zur Fortschreibung empfiehlt, auch eine Überprüfung ohne Änderungsbedarf mit Datum und Ergebnis zu dokumentieren. Dafür enthält die Datei Prüftermin, Review-Anlass und Änderungsverlauf.
Welche Vorlage passt zu welchem Suchziel?
Diese Seite bleibt bewusst beim direkten XLSX-Download und der Excel-Bedienung. Nachbarseiten decken andere Anliegen ab, damit keine widersprüchlichen Vorlagenstände entstehen.
| Gesucht | Passende Seite |
|---|---|
| allgemeine leere Struktur zum Kopieren | Gefährdungsbeurteilung Vorlage |
| kostenlose Formate vergleichen | Gefährdungsbeurteilung Vorlage kostenlos |
| bearbeitbares Textdokument | Gefährdungsbeurteilung Vorlage Word |
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| ausgefüllte Formulierungen ansehen | Gefährdungsbeurteilung Muster |
| Baustellentätigkeiten beurteilen | Gefährdungsbeurteilung Baustelle Vorlage PDF |
| Gefahrstofftätigkeiten und Exposition bewerten | Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffe Muster |
Wann Excel reicht und wann ein Workflow hilft
Excel kann für einen überschaubaren Bereich mit klarer Dateiverantwortung funktionieren. Grenzen entstehen vor allem bei paralleler Bearbeitung, mehreren Standorten, vielen offenen Maßnahmen, Erinnerungen, Unterweisungsnachweisen und wiederkehrenden Prüfungen.
| Situation | Excel-Datei | Zentraler Workflow |
|---|---|---|
| ein Verantwortlicher, wenige Bereiche | gut handhabbar | optional |
| mehrere Bearbeitende | Versionsregeln zwingend | gemeinsame Datenbasis vorteilhaft |
| offene Fristen | manuelle Kontrolle | Erinnerungen und Aufgabenstatus möglich |
| Unterweisungen und Prüfungen | oft in getrennten Dateien | Verknüpfung am Datensatz möglich |
| Historie und Freigaben | manuell im Änderungsverlauf | systematische Änderungshistorie möglich |
| Nachweisstand | PDF-Export mit Version | Export aus aktuellem Datenstand |
Die VBG zur Gefährdungsbeurteilung betont, dass Kataloge und Vorlagen immer an die betriebliche Situation angepasst werden müssen. Auch der DGUV-Themenüberblick ordnet die Gefährdungsbeurteilung als laufenden Kernprozess des Arbeitsschutzes ein.
Download und nächster Schritt
Kostenlose Gefährdungsbeurteilung Excel-Vorlage als XLSX herunterladen
Öffne zuerst „Start & Hinweise“, ersetze anschließend die Beispielzeile und bearbeite jede tatsächliche Tätigkeit als nachvollziehbare Entscheidungskette. Der ArbeitsschutzPilot-Generator kann ergänzend einen strukturierten PDF-Entwurf erzeugen. Für Speichern, Historie, Erinnerungen und verknüpfte Nachweise ist der Workspace vorgesehen.