Was BEM Software leisten sollte

BEM Software soll organisatorische Arbeit erleichtern und vertrauliche Fallarbeit schützen. Sie ist weder ein gewöhnlicher Krankenstandsbericht noch eine automatische Entscheidung darüber, welche Unterstützung jemand erhält.

§ 167 Absatz 2 SGB IX verlangt bei den gesetzlichen Voraussetzungen eine Klärung mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person. Ein bestimmtes Softwareprodukt schreibt die Vorschrift nicht vor. Auch eine digitale Akte ersetzt diesen Suchprozess nicht.

Für die Auswahl sind drei Bereiche zu unterscheiden: die Prüfung, wem ein Angebot zu machen ist; die vertrauliche Bearbeitung eines angenommenen BEM; und die Weitergabe notwendiger Aufgaben zur Umsetzung. Diese Bereiche brauchen nicht automatisch dieselben Personen oder Daten. Eine Anwendung sollte diese Trennung unterstützen, statt sämtliche Informationen in einen gemeinsamen Mitarbeiterdatensatz zu übernehmen.

Welche BEM-Software passt zum Betrieb?

Für wenige Fälle kann eine kontrollierte Organisation ohne Spezialsoftware ausreichen. Voraussetzung bleiben verlässliche Zuständigkeiten, Termine, Vertraulichkeit und geordnete Unterlagen. Eine frei geteilte Tabelle mit Gesprächsinhalten ist dafür kein geeignetes Vorbild.

Bei einer Neuanschaffung kommen unterschiedliche Ansätze infrage:

  • Eigenständige BEM-Anwendung: sinnvoll zu prüfen, wenn die Fallführung unabhängig von der übrigen Personalverwaltung organisiert werden soll.
  • BEM-Modul einer HR- oder Arbeitsschutzsuite: interessant bei vorhandenen Schnittstellen und gemeinsamen Stammdaten; die Rechtevergabe muss trotzdem BEM-spezifisch funktionieren.
  • Lokale Installation: Betrieb und Sicherung liegen stärker bei der eigenen IT. Prüfen Sie auch mobile Kopien und Synchronisierung.
  • Plattform mit externer Fallführung: ergänzt Technik um Dienstleistungen. Klären Sie, welche Aufgaben der Anbieter übernimmt und welche im Betrieb bleiben.

Die Grundlagen erklärt Betriebliches Eingliederungsmanagement. Für die Anforderungen an die Durchführung verweist BEM Verfahren auf den rechtlichen Rahmen; BEM Ablauf behandelt die Schrittfolge. Hier geht es um Beschaffung und Softwareprüfung, nicht um ein weiteres Verfahrenshandbuch.

Workflow vom Auslöser bis zum Abschluss

Eine brauchbare Anwendung unterscheidet einen möglichen Anlass von einem bereits angenommenen Verfahren. Ein importierter Fehlzeiteneintrag darf nicht automatisch als Zustimmung erscheinen.

Lassen Sie die Berechnung im zurückliegenden Zwölfmonatszeitraum erklären. Der aktuelle Gesetzestext berücksichtigt auch teilweise Arbeitsunfähigkeit. Die DGUV unterscheidet bei der Sechs-Wochen-Grenze zusammenhängende und wiederholte Ausfälle sowie unterschiedliche Arbeitswochen. Ein pauschaler Zähler für 42 einzelne Arbeitstage genügt nicht.

Für den Import sollten Sie falsche Personalnummern, doppelte Datensätze und nachträglich korrigierte Fehlzeiten testen. Eine Vorschau, erkennbare Fehler und kontrollierbare Wiederholung sind hilfreicher als eine undurchsichtige Automatik.

Danach braucht der Fall einen verständlichen Status: Angebot vorbereitet, versandt, Rückfrage offen, angenommen, abgelehnt, in Bearbeitung oder abgeschlossen. Eine Wiedervorlage ist eine nächste Aufgabe, kein Beleg dafür, dass das BEM bereits stattgefunden hat.

Datenschutz und Rollenmodell

Prüfen Sie Rechte am konkreten Fall, nicht nur die Bezeichnung einer Benutzerrolle. Ein BEM-Teammitglied benötigt nicht zwangsläufig Zugriff auf alle Standorte oder sämtliche Unterlagen. Auch Berechtigungen für Administration und Support gehören in das Konzept.

Lassen Sie zwei Testkonten gegeneinander prüfen: Kann eine unbeteiligte Führungskraft über Suche, Export oder einen gespeicherten Dokumentlink doch auf vertrauliche Inhalte zugreifen? Funktioniert der Rechteentzug nach einem Zuständigkeitswechsel auch außerhalb der normalen Fallansicht?

Für Cloud-Dienste sind Verantwortlichkeiten, gegebenenfalls Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer und technische Schutzmaßnahmen zu klären. Die Datenschutzaufsicht Niedersachsen erläutert die Anforderungen an Auftragsverarbeitung. Der Verantwortliche bleibt auch bei ausgelagerter Verarbeitung verantwortlich. Ein Vertrag mit pauschalen Gesetzesverweisen ersetzt keine ausreichend konkreten Schutzmaßnahmen.

Fordern Sie Angaben zu Datenstandorten, Supportzugriffen, Anmeldung, Sicherung, Wiederherstellung und Löschung an. Lassen Sie erläutern, was ein Zertifikat tatsächlich abdeckt: Anbieter, Rechenzentrum oder konkrete Leistung. Die rechtliche Einordnung von Einwilligungen, Akten und Speicherfristen vertieft BEM-Datenschutz.

Anbieterüberblick: zehn Angebote einordnen

Die folgende Auswahl beruht auf öffentlich zugänglichen Anbieterinformationen, geprüft am 22. September 2026. Sie ist keine Rangliste und kein unabhängiger Produkttest. Die Beschreibungen sind Anbieterangaben; die Prüffragen sind unsere redaktionelle Ableitung. Umfang, Verfügbarkeit und Vertragsbedingungen müssen im konkreten Angebot bestätigt werden.

Angebot und beschriebener Schwerpunkt Vor einer Entscheidung klären
BEM-ExpertenSystem von ITSD: Fehlzeitenermittlung, Dokumentenerstellung, HR-Anbindung und konfigurierbare Rechte Welche Schnittstelle ist für Ihr HR-System tatsächlich enthalten, und wie werden Standortrechte begrenzt?
Saneware BEM: digitale Fallakte, Antwort per QR-Code, Termin- und Maßnahmenplanung, Aktenexport Welche Zusatzmodule und Versanddienste kosten extra? Lassen Sie Antwortweg und vollständigen Export vorführen.
eplas BEM-Modul: anpassbare Checklisten, Rollen, Aufgaben und Fallanlage bei entsprechender HR-Anbindung Welche Anpassungen erledigt der Betrieb selbst, welche benötigen Anbieterleistungen?
Protarmo von BGM Solutions: BEM-Akte, HR-Schnittstellen, Protokolle und personenbezogene Maßnahmensteuerung Mitarbeitenden-Login und Feedback werden als optional genannt. Welche Leistungen enthält Ihr Paket?
i/BEM von EPI-USE: Erweiterungen für SAP HCM und SAP SuccessFactors mit Schreiben, Status und Auswertungen Welche Variante passt zur vorhandenen SAP-Landschaft, und wer betreut Anpassungen und Berechtigungen?
IQDoQ BEM-Lösung: Fehlzeitenalarm, Antwortdokumentation und geschützter Dokumentationsbereich je Fall Wie werden Betreuerteams zugeordnet und Rechte bei Vertretung oder Wechsel wieder entzogen?
Claudio von Vertinex: Fristen, Dokumentation, Rollen und HR-Schnittstellen im modularen Portfolio Wie bleibt die BEM-Fallarbeit bei gemeinsam genutzter Datenbank von anderen Bereichen abgegrenzt?
BEM365: digitale Plattform in Verbindung mit externer Einladung, Fallführung und Reporting Welche fachlichen Dienstleistungen sind enthalten? Vergleichen Sie dieses Angebot nicht nur nach Lizenzkosten.
PowerBEM Pro: angekündigte Windows-Lösung mit lokaler Speicherung, CSV-Import und mobiler Ergänzung Die Seite nimmt Vormerkungen zum Verkaufsstart entgegen. Liefertermin und produktiv verfügbaren Umfang bestätigen lassen.
BEM Smart: Beta-Angebot mit CSV-Import, Dokumentenerstellung und KI-gestützten Funktionen Eignung für Produktivdaten, Betriebsreife und Datenflüsse jeder KI-Funktion gesondert prüfen.

Ein nicht beschriebener Punkt ist zunächst eine offene Frage, kein nachgewiesener Produktmangel. Aussagen wie „rechtssicher“ oder „DSGVO-konform“ sind keine Ersatzprüfung für Ihren Einsatz.

Einladung, Gespräch und Protokoll verbinden

Vorlagen sollten bearbeitbar und versionierbar sein. Im Test muss erkennbar bleiben, welche Fassung tatsächlich versandt wurde und auf welche Information sich eine Rückmeldung bezieht. Antworten auf Papier müssen sich ebenso nachvollziehbar erfassen lassen wie digitale Antworten.

Prüfen Sie auch den Alltag außerhalb der Fallakte: Welche Angaben erscheinen im E-Mail-Betreff, in Kalenderterminen oder Benachrichtigungen? Eine vertrauliche Notiz sollte nicht versehentlich im gemeinsam sichtbaren Kalender landen. Ein Link zur Antwort benötigt einen angemessen geschützten Zugang.

Für Inhalte und Muster führen die Detailseiten zu BEM-Einladung und BEM-Protokoll weiter. Bei Audioaufzeichnung und KI-Zusammenfassung entsteht zusätzlicher Prüfbedarf. Die DGUV warnt ausdrücklich vor einer Aufzeichnung ohne vorherige Zustimmung aller Beteiligten. Das allein klärt noch nicht sämtliche Fragen zu Rechtsgrundlagen, Dienstleistern, Speicherung und Weiterverwendung. Lassen Sie solche Funktionen bis zur Freigabe deaktiviert.

Maßnahmen und Review nachhalten

Software sollte Vorschlag, vereinbarte Maßnahme, Umsetzung und spätere Bewertung unterscheiden können. Ein erledigter Einkaufsauftrag beweist nicht, dass eine Arbeitsplatzanpassung bereits hilft.

Für einen fiktiven Demo-Fall vereinbaren Sie beispielsweise eine technische Anpassung. Die Fallführung hinterlegt die vertrauliche Begründung; die zuständige umsetzende Person erhält nur die erforderliche Aufgabe. Anschließend verschieben Sie den Liefertermin und prüfen, ob Zuständigkeit, Rückmeldung und neuer Prüftermin nachvollziehbar bleiben.

Dieser Test bewertet den Informationsfluss, nicht den gesundheitlichen Erfolg einer Maßnahme. Die fachliche Auswahl behandelt BEM-Maßnahmen. Unnötige Diagnosedetails gehören weder in Aufgaben noch in organisationsweite Auswertungen. Auch eine kleine Auswertungsgruppe kann einzelne Personen erkennbar machen.

Auswahlkriterien für BEM Software

Schreiben Sie vor den Demos eine kurze Anforderungsliste. Für jeden Punkt halten Sie fest: notwendig oder optional, im gewünschten Paket verfügbar, vorgeführt oder nur zugesagt, offene Frage und zuständige Person für die Freigabe.

Besonders wichtig sind überprüfbare Importregeln, fallbezogene Rechte, sichere Anmeldung, kontrollierte Dokumentversionen und ein praktikabler Umgang mit Auskunft, Korrektur und Löschung. Klären Sie außerdem Updates, Erreichbarkeit des Supports, Wiederherstellung nach Ausfall und den Wechsel zu einem anderen System.

Ein fehlender notwendiger Schutz lässt sich nicht durch viele Komfortfunktionen ausgleichen. Erst wenn die betrieblich festgelegten Mindestanforderungen erfüllt sind, sollten Bedienbarkeit, Automatisierung und Preis den Ausschlag geben. Datenschutzverantwortliche, IT, BEM-Fallführung und zuständige Interessenvertretung sollten ihre jeweiligen Anforderungen rechtzeitig einbringen.

Demo-Prüfung mit sieben Testfällen

Verwenden Sie ausschließlich erfundene Personen und Falldaten. Die folgende Liste ist eine redaktionelle Abnahmehilfe, kein gesetzlich vorgeschriebener Testkatalog:

  1. Import korrigieren: Einen Datensatz doppelt importieren und anschließend eine Fehlzeit berichtigen. Dublette, Änderung und Ergebnis müssen verständlich bleiben.
  2. Rückfrage statt Zustimmung: Eine Person bittet um Erläuterung. Das System darf daraus keine angenommene Teilnahme machen.
  3. Zuständigkeit wechseln: Einer Vertretung Zugriff geben und später entziehen. Prüfen Sie Suche, Direktlink und Export erneut.
  4. Protokoll berichtigen: Einen sachlichen Fehler korrigieren. Es muss erkennbar sein, welche Fassung gilt, ohne alte unrichtige Angaben unkontrolliert weiterzuverbreiten.
  5. Aufgabe begrenzen: Eine notwendige Maßnahme zuweisen, ohne die vertrauliche Begründung an den Empfänger zu senden.
  6. Akte herausgeben: Einen Fall einschließlich benötigter Dokumente und Verlauf exportieren. Prüfen Sie Lesbarkeit und Weiterverwendbarkeit unabhängig vom Anbieter.
  7. Aufbewahrung beenden: Eine fällige Löschung im vereinbarten Konzept durchspielen. Fragen Sie auch nach Exportkopien, Sicherungen und dem Verhalten bei Wiederherstellung.

Notieren Sie das tatsächliche Ergebnis und ungelöste Punkte. Eine Vertriebspräsentation ohne eigene Testfälle reicht nicht als Abnahme.

Was kostet BEM Software?

Vergleichen Sie Angebote über denselben Zeitraum und mit derselben Leistung: Beschäftigten- oder Fallzahl, berechtigte Nutzer, Standorte, Module, Schnittstellen, Einrichtung, Schulung, Support sowie Datenübernahme und Vertragsende.

Ein öffentliches Paketbeispiel zeigt die Bedeutung der Einrichtungskosten: Der SAP-Store-Eintrag zu i/BEM Starter nennt zum Recherchezeitpunkt 590 EUR monatlich, 7.500 EUR Einrichtung, 500 enthaltene Beschäftigte und drei Jahre Mindestlaufzeit. Das ist kein allgemeiner Marktpreis und kein verbindliches Angebot für Ihren Betrieb. Steuerbehandlung, Zusatzleistungen und aktuelle Konditionen sind zu bestätigen.

Fordern Sie eine Aufstellung der Gesamtkosten über die Mindestlaufzeit an. Ein Pilot, eine kostenlose Demo oder eine Beta ist nicht mit einer dauerhaft produktionsreifen, kostenlos betriebenen Lösung gleichzusetzen. Bei externer Fallführung gehören außerdem Beratungsumfang, Termine und Fallbearbeitung in den Vergleich.

Grenzen von ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot unterstützt allgemeine Arbeitsschutzdokumentation, Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen und Fristen. Daraus folgt keine nachgewiesene Eignung als BEM-Fachsoftware oder geschützte Gesundheitsakte. Insbesondere sind automatische BEM-Anlassprüfung, fallbezogene Vertraulichkeit und BEM-spezifische Löschprozesse damit nicht zugesichert.

Die nachfolgend dargestellten Produktmodule beschreiben das allgemeine Arbeitsschutzangebot. Sie sind keine Bestätigung der zuvor genannten BEM-Anforderungen. Speichern Sie dort keine sensiblen BEM-Unterlagen allein aufgrund dieser Auswahlhilfe.

Der Anbieterüberblick ersetzt weder einen Produkttest noch eine individuelle Rechts- und Datenschutzprüfung. Wählen Sie zunächst passende Kandidaten, lassen Sie offene Fragen schriftlich beantworten und testen Sie danach den vereinbarten Umfang. Der Einstieg mit echten Personendaten sollte erst nach fachlicher und technischer Freigabe erfolgen.