Eine VBG-Gefährdungsbeurteilung ist die betriebliche Gefährdungsbeurteilung mit Unterstützung von VBG-Arbeitshilfen, kein eigenes Gütesiegel. Die Pflicht zur Beurteilung folgt insbesondere aus § 5 ArbSchG; § 6 ArbSchG verlangt nachvollziehbare Unterlagen zu Ergebnissen, Maßnahmen und deren Überprüfung.
Der direkte Einstieg zu den offiziellen Angeboten ist die VBG-Themenseite Gefährdungsbeurteilung. Dieser Artikel ist ein unabhängiger Ratgeber von ArbeitsschutzPilot, kein Angebot der VBG.
Büro und Dienstleistung praktisch dokumentieren
Wählen Sie einen VBG-Katalog nicht nur nach dem Etikett „Büro“. Eine Verwaltung kann neben Bildschirmarbeit auch Publikumsverkehr, Archivarbeiten und Außentermine umfassen. Die BAuA-Handlungshilfe zur Büroarbeit weist ausdrücklich darauf hin, dass Muster die Betrachtung vor Ort nicht ersetzen.
| Tatsächliche Arbeit | Was gegenüber einer Bürovorlage zusätzlich zu klären ist |
|---|---|
| Sachbearbeitung mit Publikumsverkehr | Störungen, Konflikte und Unterstützung bei schwierigen Kontakten statt ausschließlich Bildschirm und Stuhl betrachten. |
| Akten aus einem anderen Gebäudeteil holen | Zugangszeiten, Verkehrswege, Beleuchtung und Transport der Unterlagen erfassen. |
| Arbeit beim Kunden | Einsatzort und dortige Bedingungen aufnehmen; die Beurteilung des eigenen Büros deckt den Kundeneinsatz nicht automatisch ab. |
Halten Sie fest, welche Tätigkeiten die gewählte Vorlage abbildet und welche Ergänzungen nötig sind. Die Auswahl ist erst belastbar, wenn sie mit den Beschäftigten und den tatsächlichen Abläufen abgeglichen wurde. Ein unzutreffender Katalogpunkt wird begründet ausgeschlossen; eine nicht aufgeführte Gefährdung wird ergänzt.
Berufsgenossenschaft für Sicherheitsdienst einordnen
Die VBG stellt auf ihrer Branchenseite Sicherungsdienstleistungen Fachinformationen und Hilfen zur Verfügung. Ob sie für ein bestimmtes Unternehmen zuständig ist, sollte anhand der Versicherungsunterlagen oder direkt mit dem Unfallversicherungsträger geklärt werden.
Für die Beurteilung ist der konkrete Auftrag maßgeblich: Ein Empfangsdienst tagsüber hat andere Einsatzbedingungen als ein nächtlicher Kontrollgang oder Veranstaltungsschutz. Der VBG-Securityreport zu Präventionsangeboten verweist auf branchenspezifische GEDOKU-Inhalte. Prüfen Sie zusätzlich die örtlichen Wege, Alleinarbeit, Kommunikation, mögliche Konfliktsituationen und erreichbare Unterstützung. Ein allgemeiner Bürodatensatz ist dafür kein ausreichender Ersatz.
VBG Ersthelfer und Organisation der Ersten Hilfe
Erste Hilfe ist ein Teil der betrieblichen Organisation, keine eigenständige Ersatzbeurteilung. Die VBG zur Ersten Hilfe unterstützt bei Planung, Ausbildung und Materialien.
Prüfen Sie für den betrachteten Bereich, ob Ersthelfende tatsächlich verfügbar sind, ein Notruf abgesetzt werden kann und Hilfsmittel erreichbar bleiben. Besonders bei wechselnden Einsatzorten oder Arbeitszeiten sagt die zentrale Namensliste wenig über die Situation vor Ort aus. Dokumentieren Sie in der Gefährdungsbeurteilung organisatorische Lücken und Maßnahmen; persönliche Verletzungs- oder Gesundheitsangaben gehören nicht in eine allgemein zugängliche Aufgabenliste. Detaillierte Auswahlfragen behandelt Ersthelfer im Betrieb.
Gefährdungsbeurteilung VBG: Einordnung und nächster Schritt
Welche Hilfe passt zur Aufgabe? Die Angebote erfüllen unterschiedliche Zwecke. Wählen Sie das Verfahren nach Unternehmensstruktur und Beurteilungsbedarf, nicht nach der schnellsten Downloadmöglichkeit.
| VBG-Angebot | Einsatz und Grenze |
|---|---|
| PRAXIS-CHECK | Handlungshilfe für Unternehmen bis zehn Beschäftigte, als App und PDF. Prüfen, ob Basis- oder branchenspezifische Fassung die eigenen Tätigkeiten abdeckt. |
| GEDOKU | Kostenfreie Windows-Software mit Basis-, Themen- und Branchenkatalogen sowie Musterunternehmen. Inhalte betrieblich anpassen; Installation und Datensicherung organisieren. |
| Online-Tool für psychische Belastung | Unterstützt Beschäftigtenbefragungen, insbesondere ab 51 Beschäftigten. Die Auswertung ist eine Grundlage für weitere Bearbeitung, nicht die vollständige Gefährdungsbeurteilung. |
Für kleinere Unternehmen verweist die VBG auch auf die Kurzanalyse im Team (KiT), ein moderiertes Workshopverfahren zur psychischen Belastung. Ein passendes Verfahren muss die Arbeitsbedingungen erfassen; ein Fragebogen allein setzt noch keine Verbesserungsmaßnahme um. Die methodischen Details erläutert Psychische Gefährdungsbeurteilung durchführen.
Betreuungsangebote wie KPZ oder DIAdrei sind davon zu unterscheiden. Teilnahmevoraussetzungen und Qualifizierung behandelt Unternehmermodell VBG; ein Softwaredownload ersetzt diese Anforderungen nicht.
GEDOKU aktualisieren und vorhandene Beurteilungen prüfen
Ein Katalogupdate ist noch kein Nachweis einer betrieblichen Überprüfung. Laut VBG bleiben bestehende Beurteilungen bei GEDOKU-Updates erhalten. Prüfen Sie deshalb die Änderungshinweise und entscheiden Sie, welche Ihrer Tätigkeiten, Bewertungen oder Maßnahmen betroffen sind. Notieren Sie das Ergebnis auch dann, wenn nach Prüfung keine Anpassung erforderlich ist.
Die VBG empfiehlt eine Datensicherung vor Updates. Bei optionalen KI-Funktionen sind deren zusätzliche Nutzungs- und Datenschutzbedingungen zu beachten. Der VBG-Beitrag zu GEDOKU mit KI-Unterstützung betont, dass generierte Vorschläge auf Qualität und Richtigkeit geprüft werden müssen. Ein Quellenhinweis im Entwurf ersetzt diesen Abgleich nicht.
Prüfpunkte für Gefährdungsbeurteilung VBG
Die VBG-Anleitung in sieben Schritten reicht von der Auswahl der Tätigkeiten bis zur Wirksamkeitskontrolle. Für die Übernahme eines Katalogeintrags in Ihre Dokumentation sind folgende Fragen hilfreich:
- Trifft der Eintrag zu? Ort, Tätigkeit und besondere Betriebszustände mit dem tatsächlichen Ablauf vergleichen.
- Worauf beruht der Befund? Beobachtung, Beschäftigtenhinweis oder andere nachvollziehbare Grundlage ergänzen.
- Ist die Bewertung geeignet? Vorgeschriebene oder spezifische Beurteilungsverfahren berücksichtigen; nicht jedes Risiko lässt sich mit einer pauschalen Ampelentscheidung ausreichend beurteilen.
- Wer setzt was um? Maßnahme, verantwortliche Person und Termin eindeutig festlegen.
- Woran wird die Wirkung erkannt? Prüfmethode, Zeitpunkt und späteres Ergebnis dokumentieren.
Bei ungeklärten Gefährdungen fachkundige Unterstützung einbeziehen. Ein leer gebliebenes Feld darf nicht stillschweigend „kein Risiko“ bedeuten.
Beispiel für eine dokumentierte Maßnahmenzeile
Fiktives Beispiel zur Anpassung einer Vorlage: Eine Verwaltung holt neuerdings abends Akten aus einem Nebenraum. Der bisherige Eintrag „Verkehrswege ausreichend beleuchtet“ beruhte auf einer Begehung während der Kernarbeitszeit. Nun zeigt sich, dass die zeitgesteuerte Beleuchtung vorher abschaltet.
| Feld | Beispielhafte Konkretisierung |
|---|---|
| Betrachtete Tätigkeit | Aktenentnahme im Nebenraum während der neuen Abendbesetzung. |
| Abweichung vom Muster | Beleuchtung des Zugangswegs ist zur tatsächlichen Nutzungszeit nicht zuverlässig verfügbar. |
| Sofortige Organisation | Bis zur sicheren Lösung keine Aktenentnahme über den unbeleuchteten Weg; benötigte Unterlagen vorher bereitstellen. |
| Geplante Maßnahme | Gebäudeverantwortung lässt eine geeignete Beleuchtungslösung für die tatsächlichen Nutzungszeiten festlegen und umsetzen. |
| Verantwortung und Termin | Zuständige Person benennen; sichere Lösung vor Wiederaufnahme der abendlichen Nutzung herstellen. |
| Wirksamkeitsprüfung | Verfügbarkeit und Eignung der Beleuchtung unter den vorgesehenen Nutzungsbedingungen prüfen und Ergebnis eintragen. |
| Status | Offen, bis Umsetzung und Prüfung nachvollziehbar dokumentiert sind. |
Die Zeile zeigt keinen abschließend freigegebenen Beleuchtungsplan. Ihr Nutzen liegt im Unterschied zwischen übernommenem Katalogtext und überprüfter betrieblicher Aussage. Auch die Beteiligung der Abendbesetzung ist zu dokumentieren; ein Test ausschließlich am Vormittag beantwortet die neue Fragestellung nicht.
Dokumentation mit ArbeitsschutzPilot fortführen
ArbeitsschutzPilot unterstützt gespeicherte Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen mit Fristen und Status, Notizen, Versionen und PDF-Exporte. Zuständige Workspace-Verantwortliche können den Unterweisungsstatus dokumentieren. Halten Sie dabei fest, welche Unterlage aktuell gilt, damit parallel gepflegte Dateien keine widersprüchlichen Maßnahmenstände erzeugen.
Daraus folgt weder eine VBG-Anerkennung noch eine automatische Übernahme von GEDOKU-Katalogen oder eine Prüfung der fachlichen Richtigkeit. Die verantwortlichen Personen müssen die verwendeten Inhalte, Schutzmaßnahmen und Ergebnisse selbst beurteilen beziehungsweise geeignete Fachkunde hinzuziehen.
Quellen und Grenzen bei Gefährdungsbeurteilung VBG
Redaktionell überarbeitet am 23. September 2026 anhand der verlinkten VBG-Angebote, BAuA-Hinweise und Rechtsvorschriften. Der Beispielsfall ist konstruiert, kein Erfahrungsbericht aus einem Kundenbetrieb.
Die VBG-FAQ zur Gefährdungsbeurteilung nennt drei Jahre als bewährten Überprüfungsabstand ohne besonderen Anlass. Das ist keine allgemeine gesetzliche Frist, bis zu der Änderungen warten dürfen: Neue Tätigkeiten, veränderte Arbeitsbedingungen, Unfälle oder neue Erkenntnisse können früheren Handlungsbedarf auslösen. Maßgeblich bleiben die konkreten Gefährdungen und einschlägigen Vorschriften.
Bei der Auswahl von Software oder Formularen ist nicht deren Herkunft der Abschlussnachweis, sondern die nachvollziehbare betriebliche Bearbeitung einschließlich Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung.