Erstunterweisung neuer Mitarbeiter: Vorlage zum Ausfüllen

Erstunterweisung neuer Mitarbeiter: direkt zur Vorlage

Kurzantwort: Die Erstunterweisung findet bei einer Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit statt. Sie muss auf den tatsächlichen Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich zugeschnitten, verständlich vermittelt und dokumentiert werden. Eine brauchbare Vorlage verbindet deshalb nicht nur Namen und Datum, sondern auch Gefährdungen, Schutzmaßnahmen, praktische Einweisung, Verständnischeck und offene Maßnahmen.

Direkt herunterladen: Erstunterweisung als Word-Vorlage oder als PDF-Vorlage. Das kostenlose neunseitige Arbeitsbuch ist editierbar und ohne Registrierung verfügbar. Es ist eine redaktionelle Arbeitshilfe und muss vor dem Einsatz betriebsspezifisch angepasst werden.

Vor Arbeitsbeginn klären	In der Unterweisung vermitteln	Danach festhalten
Tätigkeit, Erfahrung, Gefährdungen, Regeln und zuständige Person	sicheres Verhalten, Schutzmaßnahmen, Notfälle und nötige Praxis	behandelte Inhalte, Verständnis, Teilnehmende, offene Punkte und Folgetermin

Datenstand: 5. August 2026. Prüfen Sie vor jeder Verwendung die aktuelle Gefährdungsbeurteilung, das für die Tätigkeit geltende Fachrecht und die Regeln des zuständigen Unfallversicherungsträgers.

Diese Seite ist bewusst eng abgegrenzt: Sie liefert das ausfüllbare Muster für den Start neuer Beschäftigter. Der allgemeine Ablauf steht im Ratgeber Erstunterweisung, die Organisation wiederkehrender Termine unter Mitarbeiter unterweisen. Für ein universelles Arbeitsbuch nutzen Sie die Unterweisung-Arbeitsschutz-Vorlage; für ein reines Abschlussformular den Unterweisungsnachweis als Vorlage.

Ausfüllbares Muster zum Kopieren

Kopieren Sie die folgenden Felder in Ihr Dokument oder übertragen Sie sie in die Word-Datei. Inhalte in eckigen Klammern sind zu ersetzen. Allgemeine Stichworte reichen nicht: Bezeichnen Sie konkrete Arbeitsschritte, Situationen und Regeln.

1. Grunddaten und Anlass

• Unternehmen und Standort: [eintragen]
• Name des neuen Mitarbeiters: [eintragen]
• Startdatum: [eintragen]
• Funktion, Abteilung und Arbeitsbereich: [eintragen]
• Konkrete Tätigkeiten zum Start: [eintragen]
• Vorerfahrung, Qualifikation und Sprachbedarf: [eintragen]
• Anlass: Neueinstellung / Versetzung / neuer Aufgabenbereich / neues Arbeitsmittel
• Unterweisung vor Tätigkeitsaufnahme am: [Datum und Uhrzeit]
• Unterweisende Person und Funktion: [eintragen]
• Verwendete Unterlagen und Versionen: [eintragen]

2. Gefährdungen und sichere Arbeitsweise

• Relevante Gefährdungen und Belastungen: [konkrete Situationen]
• Technische Schutzmaßnahmen: [Schutzeinrichtungen, Absaugung, Abschrankung]
• Organisatorische Schutzmaßnahmen: [Zugänge, Freigaben, Verkehrswege, Alleinarbeit]
• Persönliche Schutzmaßnahmen und PSA: [Art, Einsatz, Prüfung, Aufbewahrung]
• Sicherer Normalbetrieb: [zulässige Arbeitsweise]
• Verbotene Handlungen: [klar und beobachtbar formulieren]
• Störungen und Mängel: [Arbeit stoppen, sichern, melden]
• Brand, Unfall und Erste Hilfe: [Alarm, Fluchtweg, Sammelstelle, Ersthelfende, Notruf]
• Betriebliche Ansprechpartner und Meldewege: [Name, Rolle, Kontakt]

3. Demonstration, Übung und Verständnischeck

• Gezeigte Arbeitsmittel oder Arbeitsplätze: [eintragen]
• Praktisch vorgeführter Arbeitsschritt: [eintragen]
• Vom Mitarbeiter selbst ausgeführte Übung: [eintragen]
• Kontrollfrage oder Fallbeispiel: [eintragen]
• Rückfragen des Mitarbeiters: [Frage und Antwort]
• Ergebnis: verstanden / erneut erklärt / Nachschulung erforderlich
• Freigabe zur selbstständigen Tätigkeit: ja / nein / nur unter Aufsicht

Ein geeigneter Verständnischeck fragt nicht nur „Alles klar?“. Lassen Sie den neuen Mitarbeiter beispielsweise den sicheren Ablauf erklären, eine Schutzvorrichtung zeigen oder das Verhalten bei einer Störung demonstrieren. So wird sichtbar, ob die Botschaft angekommen ist.

4. Abschluss und Nachverfolgung

• Tatsächlich behandelte Inhalte: [auch Abweichungen vom Plan]
• Datum, Dauer und Ort: [eintragen]
• Unterweisender: [Name und Funktion]
• Unterwiesene Person: [Name]
• Bestätigung oder Unterschrift: [nach einschlägigem Recht und betrieblicher Festlegung]
• Offene Fragen oder Maßnahmen: [Aufgabe, Verantwortlicher, Termin]
• Nachholung oder vertiefende Einweisung: [Termin]
• Nächster Prüftermin oder Wiederholungsanlass: [Datum oder Auslöser]
• Ablageort und finale Dokumentversion: [eintragen]

Was gehört in die Erstunterweisung?

Die Themenauswahl beginnt bei der Gefährdungsbeurteilung, nicht bei einer beliebigen Musterliste. § 12 ArbSchG verlangt Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet sind. Ein Büroarbeitsplatz braucht deshalb andere Schwerpunkte als ein Lager oder eine Werkstatt.

Themenblock	Leitfrage für die Anpassung	Möglicher Nachweis im Formular
Arbeitsstätte	Wo liegen Verkehrswege, Gefahrenbereiche, Fluchtwege und Sammelstelle?	Rundgang durchgeführt, Lageplan verwendet
Tätigkeit	Bei welchen Arbeitsschritten können Fehler zu Verletzung oder Belastung führen?	konkrete Schritte und Regeln benannt
Arbeitsmittel	Was darf erst nach Einweisung oder Beauftragung benutzt werden?	Arbeitsmittel, Einweiser und Freigabe erfasst
Gefahrstoffe	Welche Kennzeichnung, Betriebsanweisung, Schutzmaßnahme und Entsorgung gilt?	Stoff/Tätigkeit und verwendete Betriebsanweisung dokumentiert
PSA	Welche PSA ist wann, wie und mit welchen Grenzen zu verwenden?	Auswahl, Anpassung und praktische Nutzung geprüft
Störung und Mangel	Wann ist die Arbeit zu stoppen und wer wird informiert?	Stop-Regel und Meldeweg wiedergegeben
Notfall	Wie werden Alarm, Erste Hilfe, Evakuierung und Brandfall organisiert?	Notruf, Ersthelfende, Fluchtweg und Sammelstelle gezeigt
Gesundheit	Welche ergonomischen, psychischen oder organisatorischen Belastungen sind relevant?	Maßnahmen und Ansprechstellen benannt

Die BGHM stellt Unterweisungsnachweise und branchenspezifische Formulare bereit. Die BG ETEM bietet zusätzlich eine aktuelle Unterweisungshilfe zur Neueinstellung auf Deutsch und Englisch. Solche Hilfen sind gute Prüflisten, ersetzen aber nicht die betriebliche Auswahl aus der Gefährdungsbeurteilung.

Ablauf am ersten Arbeitstag

Ein belastbarer Ablauf trennt organisatorisches Onboarding von der sicherheitsbezogenen Freigabe. Die Begrüßung darf früher oder parallel stattfinden; gefährdungsrelevante Tätigkeiten beginnen erst nach der passenden Unterweisung und gegebenenfalls Einweisung.

1. Vorbereiten: Führungskraft prüft Tätigkeit, Gefährdungsbeurteilung, Qualifikation, Sprache, Unterlagen und erforderliche Arbeitsmittel.
2. Orientieren: Arbeitsbereich, Verkehrswege, Sozialräume, Fluchtwege, Sammelstelle, Erste-Hilfe-Einrichtungen und Ansprechpersonen werden gezeigt.
3. Gefahren erklären: Der Unterweisende beschreibt konkrete Risikosituationen und warum die festgelegten Maßnahmen wirken.
4. Sicheres Verhalten zeigen: Schutzmaßnahmen, Stop-Regeln, Meldewege und erforderliche PSA werden am Arbeitsplatz demonstriert.
5. Einweisen und üben: Der Mitarbeiter führt notwendige Handgriffe unter Aufsicht aus. Beauftragungs- oder Qualifikationsgrenzen bleiben beachtet.
6. Verständnis prüfen: Kontrollfragen, Fallbeispiele oder eine praktische Demonstration zeigen, ob eigenständiges sicheres Handeln möglich ist.
7. Freigeben und dokumentieren: Ergebnis, offene Punkte und gegebenenfalls eingeschränkte Freigabe werden festgehalten.
8. Nachfassen: Nach den ersten Arbeitstagen prüft die Führungskraft beobachtete Unsicherheiten, Rückfragen und zusätzlichen Unterweisungsbedarf.

Die VBG beschreibt Unterweisung als mündliche Information und Anleitung mit verbindlichen Verhaltensregeln und Übungsmöglichkeiten. Eine Begrüßungsmappe, ein Video oder eine PowerPoint kann vorbereiten, ersetzt diesen Dialog nicht automatisch.

Unterweisung, Einweisung und Onboarding unterscheiden

Die Begriffe werden im Alltag oft vermischt. Für die Vorlage ist die Trennung wichtig, weil jedes Element ein anderes Ergebnis hat.

Baustein	Zweck	Beispiel	In der Vorlage festhalten
Onboarding	Person, Rolle und Betrieb organisatorisch erschließen	Team, IT-Zugang, Arbeitszeiten	nur sicherheitsrelevante Übergaben
Unterweisung	Gefährdungen, Maßnahmen und verbindliches Verhalten vermitteln	Verhalten bei einer Maschinenstörung	Thema, Inhalt und Verständnischeck
Einweisung	konkrete sichere Nutzung oder Ausführung zeigen	Maschine bedienen, PSA anlegen	Arbeitsmittel, Übung und Ergebnis
Beauftragung/Freigabe	eine Tätigkeit nach Prüfung ausdrücklich zulassen	Flurförderzeug fahren	Umfang, Voraussetzung und zuständige Person

Eine erledigte Onboarding-Checkliste beweist deshalb nicht automatisch eine wirksame Arbeitsschutz-Unterweisung. Umgekehrt ersetzt die Unterweisung keine vorgeschriebene Qualifikation, Einweisung oder Beauftragung.

Vorlage nach Arbeitsbereich anpassen

Wählen Sie nur passende Inhalte und formulieren Sie diese konkret. Die Beispiele sind Startpunkte, keine vollständigen Unterweisungsprogramme.

Büro und hybrides Arbeiten

• sichere Nutzung elektrischer Arbeitsmittel und Umgang mit Mängeln
• ergonomische Einstellung von Tisch, Stuhl und Bildschirm
• Stolperstellen, Verkehrswege, Fluchtwege und Brandschutz
• Pausengestaltung, Arbeitsorganisation und betriebliche Ansprechstellen
• Regeln für mobiles Arbeiten, wenn dies zum Aufgabenbereich gehört

Lager und Logistik

• innerbetriebliche Verkehrswege, Sichtbereiche und Fußgängerzonen
• Lastenhandhabung, Regale, Ladezonen und Absturzstellen
• erlaubte Arbeitsmittel, Einweisungen und Beauftragungen
• PSA, beschädigte Ladungsträger und Stop-Regeln
• Verhalten bei Leckage, Unfall oder blockiertem Fluchtweg

Werkstatt und Produktion

• Maschinenschutz, Anlauf, Stillsetzen und Störungsbeseitigung
• Werkzeuge, Energiequellen und unzulässige Eingriffe
• Gefahrstoffe, Lärm, Hautschutz und erforderliche PSA
• Wartungsgrenzen, Freigaben und Arbeiten unter Aufsicht
• Brand-, Explosions- und Erste-Hilfe-Regeln des Bereichs

Baustelle und wechselnde Einsatzorte

• aktuelle Baustellenordnung, Verkehrswege und Gefahrenbereiche
• Absturz-, Elektrizitäts-, Maschinen- und Verkehrsgefahren
• Koordination mit anderen Unternehmen und Meldewege
• erforderliche PSA, Rettungswege und standortbezogene Notfallorganisation
• neue Unterweisung, wenn Einsatzort oder Gefährdungen wesentlich wechseln

Für die fachliche Tiefe sind die Betriebsanweisungen, Herstellerinformationen und Regeln des zuständigen Unfallversicherungsträgers einzubeziehen. Ein allgemeines Formular darf konkrete Schutzmaßnahmen nie erfinden oder veraltete Inhalte fortschreiben.

Wer ist verantwortlich und wer führt durch?

Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Eine Übertragung der Durchführung braucht eine geeignete Person, klare Aufgaben und die nötige Fachkunde. Die direkte Führungskraft ist häufig sinnvoll, weil sie Arbeitsplatz, Weisungen und Arbeitsabläufe kennt. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt unterstützen beratend; sie werden nicht allein durch ihre Funktion zum verantwortlichen Arbeitgeber.

Rolle	Typischer Beitrag vor dem Start	Grenze
Arbeitgeber	Organisation, Ressourcen und Verantwortlichkeiten festlegen	bleibt für die Pflichterfüllung verantwortlich
Führungskraft/Beauftragter	tätigkeitsbezogen unterweisen, Verständnis prüfen, Freigabe steuern	braucht Auftrag, Wissen und betriebliche Befugnisse
Fachkraft für Arbeitssicherheit	Gefährdungen, Inhalte und Methode fachlich beraten	übernimmt nicht automatisch die Führungsverantwortung
Betriebsarzt	arbeitsmedizinische und gesundheitliche Fragen beraten	individuelle Gesundheitsdaten bleiben geschützt
neuer Mitarbeiter	aktiv fragen, Regeln anwenden, Mängel melden	Selbststudium ersetzt nicht automatisch die Unterweisung

Die DGUV beantwortet die Praxisfrage zur Delegation ausdrücklich: Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber; fachkundige Personen können schriftlich beauftragt werden.

Rechtsgrundlagen richtig in die Vorlage übersetzen

Eine universelle gesetzliche Liste von Formularfeldern gibt es nicht. Die Anforderungen entstehen aus allgemeinem Arbeitsschutzrecht, DGUV-Regelwerk und gegebenenfalls tätigkeitsbezogenen Vorschriften.

Grundlage	Kernaussage	Konsequenz für die Vorlage
§ 12 ArbSchG	Unterweisung während der Arbeitszeit, ausreichend, angemessen und arbeitsplatzbezogen; bei Einstellung vor Tätigkeitsaufnahme	Anlass, Tätigkeit, Zeitpunkt, Inhalt und betroffene Person eindeutig erfassen
§ 4 DGUV Vorschrift 1	Gefährdungen und Maßnahmen verständlich vermitteln; erforderlichenfalls, mindestens jährlich wiederholen und dokumentieren	Verständlichkeit, behandelte Maßnahmen, Abschluss und Folgetermin festhalten
DGUV Regel 100-001	keine allgemeine Vorgabe für Dokumentationsform oder Unterschrift; Spezialrecht kann mehr verlangen	Bestätigungsfeld nach Tätigkeit und Vorschrift festlegen, Muster anpassen
§ 12 BetrSichV	vor erstmaliger Verwendung von Arbeitsmitteln tätigkeitsbezogen unterweisen; Datum und Namen schriftlich festhalten	Arbeitsmittel, Gefährdungen, Datum und Unterwiesene aufnehmen
§ 29 JArbSchG	Jugendliche vor Beginn und bei wesentlichen Änderungen unterweisen; mindestens halbjährlich wiederholen	Alter prüfen, besondere Gefahren und kürzeren Folgetermin dokumentieren

Ist eine Unterschrift Pflicht?

Nicht pauschal. Die aktuelle DGUV Regel 100-001 erläutert, dass die DGUV Vorschrift 1 weder eine bestimmte Form der Dokumentation noch allgemein Unterschriften der unterweisenden oder unterwiesenen Person vorschreibt. Bestimmte staatliche Vorschriften können dagegen schriftliche Angaben oder eine Unterschrift fordern. Eine Bestätigung kann außerdem den Nachweis erleichtern.

Prüfen Sie deshalb für jeden Themenblock das einschlägige Recht. Ein Unterschriftenfeld sollte nicht als Ersatz für konkrete Inhalte, Rückfragen oder eine praktische Wirksamkeitskontrolle behandelt werden.

Sonderfälle bei neuen Beschäftigten

Jugendliche und minderjährige Auszubildende

Für Jugendliche gelten zusätzliche Vorgaben. § 29 JArbSchG verlangt die Unterweisung vor Beschäftigungsbeginn und bei wesentlichen Änderungen. Vor der erstmaligen Beschäftigung an Maschinen, gefährlichen Arbeitsstellen oder mit gesundheitsgefährdenden Stoffen sind die besonderen Gefahren und das erforderliche Verhalten zu vermitteln. Die Wiederholung erfolgt mindestens halbjährlich, nicht erst nach zwölf Monaten.

Leiharbeitnehmer

Nach § 12 Absatz 2 ArbSchG ist der Entleiher für die arbeitsplatzbezogene Unterweisung verantwortlich und muss Qualifikation sowie Erfahrung der überlassenen Person berücksichtigen. Die Pflichten des Verleihers bleiben bestehen. In der Vorlage sollten deshalb Einsatzbetrieb, Tätigkeit, vorhandene Grundunterweisung und die vor Ort ergänzten Inhalte getrennt erkennbar sein.

Sprachbarrieren und unterschiedliche Erfahrung

„Verständlich“ ist ein Ergebnis, keine bloße Eigenschaft der Folien. Nutzen Sie bei Bedarf einfache Sprache, Bilder, Übersetzungen, Vormachen und Nachmachen. Dokumentieren Sie, wie das Verständnis geprüft wurde. Ein unterschriebenes deutschsprachiges Formular belegt nicht, dass eine Person mit geringen Deutschkenntnissen die Schutzmaßnahmen verstanden hat.

Digitale oder hybride Durchführung

Digitale Bestandteile können Wissen vermitteln und die Organisation erleichtern. Sie brauchen aber passende Rückfragemöglichkeiten und eine nachvollziehbare Wirksamkeitskontrolle. Wo die sichere Ausführung am konkreten Arbeitsplatz entscheidend ist, bleibt eine praktische Demonstration oder Einweisung vor Ort erforderlich.

Häufige Fehler vor der Freigabe

• Ein Muster unverändert übernehmen: Betrieb, Tätigkeit, Gefährdungen und Regeln fehlen.
• Nur Themenüberschriften abhaken: Es bleibt unklar, welche Schutzmaßnahme tatsächlich vermittelt wurde.
• Erst nach Arbeitsbeginn unterweisen: Die gesetzlich verlangte Reihenfolge wird verfehlt.
• Onboarding mit Unterweisung gleichsetzen: Organisatorische Übergabe ersetzt den Arbeitsschutzbezug nicht.
• Eine Unterschrift als Wirksamkeitsnachweis behandeln: Verstehen und sicheres Handeln wurden nicht geprüft.
• Praxisanteile auslassen: Bedienung, PSA oder Notfallablauf wurden nur theoretisch beschrieben.
• Alle Beschäftigten gleich behandeln: Erfahrung, Sprache, Einsatzort und Tätigkeit bleiben unberücksichtigt.
• Offene Punkte nicht nachhalten: Eine eingeschränkte Freigabe oder notwendige Nachschulung geht verloren.
• Versionen nicht dokumentieren: Später ist nicht erkennbar, welche Unterlage galt.

12-Punkte-Check vor dem ersten selbstständigen Einsatz

1. Tätigkeit und Arbeitsbereich sind eindeutig abgegrenzt.
2. Die aktuelle Gefährdungsbeurteilung wurde ausgewertet.
3. Unterweisender, Ort und Zeitpunkt sind festgelegt.
4. Sprache, Vorwissen und besondere Bedarfe wurden berücksichtigt.
5. Relevante Betriebsanweisungen und Herstellerangaben liegen in aktueller Fassung vor.
6. Gefährdungen und Schutzmaßnahmen sind konkret formuliert.
7. Fluchtwege, Erste Hilfe, Brandfall und Meldewege wurden vor Ort gezeigt.
8. Erforderliche PSA ist vorhanden, passend und praktisch erklärt.
9. Notwendige Einweisungen, Qualifikationen oder Beauftragungen sind geklärt.
10. Der Mitarbeiter konnte Fragen stellen und sicheres Verhalten zeigen oder erklären.
11. Freigabe, Einschränkungen und offene Maßnahmen sind dokumentiert.
12. Nachfass- und Wiederholungstermin oder Auslöser sind festgelegt.

Quellen, Redaktion und Grenzen

Die Vorlage wurde von der ArbeitsschutzPilot-Redaktion anhand von § 5, § 6 und § 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1, der DGUV Regel 100-001 sowie ergänzenden offiziellen Praxishilfen geprüft. Für Arbeitsmittel und jugendliche Beschäftigte wurden § 12 BetrSichV und § 29 JArbSchG einbezogen. Wettbewerbs- und Suchintentionen wurden am 5. August 2026 gegen aktuelle Suchergebnisse und Fachangebote geprüft.

Die Seite ist keine Rechtsberatung und keine amtliche Vorlage. Zuständiger Unfallversicherungsträger, Aufsichtsbehörde, Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt können je nach Tätigkeit weitere Anforderungen nennen. Kontrollieren Sie Rechtsstand, Gefährdungsbeurteilung und Dokumentversion vor jeder Verwendung.