Kann jeder ein Sicherheitsdatenblatt erstellen?

Nein. REACH verlangt eine sachkundige Person; im deutschen Gefahrstoffrecht geht es dabei um die passende Fachkunde. Eine Vorlage, ein Softwarezugang oder die bloße Beauftragung durch den Arbeitgeber ersetzt die erforderlichen Kenntnisse und Schulungen nicht.

Wer darf ein Sicherheitsdatenblatt erstellen?

Eine Person mit den für das Produkt und die Aufgabe erforderlichen Kenntnissen und entsprechender Schulung kann das Sicherheitsdatenblatt erstellen. Auch ein fachkundig koordiniertes Team kommt infrage. Die Erstellung kann intern oder extern erfolgen; der Lieferant bleibt für den Inhalt des von ihm bereitgestellten Datenblatts verantwortlich.

Wer erstellt Sicherheitsdatenblätter normalerweise?

In der Praxis übernehmen qualifizierte Beschäftigte des Lieferanten oder externe Fachleute die Erstellung. Hersteller, Importeure, Formulierer und Händler müssen ihre jeweilige Lieferkettenrolle klären. Die Unternehmensrolle allein sagt noch nichts darüber aus, welche Person die erforderliche Fachkunde besitzt.

Ist der Arbeitgeber immer der Ersteller?

Nein. Wer ein Produkt ausschließlich im eigenen Betrieb verwendet, erhält das Sicherheitsdatenblatt häufig vom Lieferanten und nutzt es für die Gefährdungsbeurteilung. Eigene Herstellung, Import oder Weitergabe können zusätzliche Pflichten auslösen. Die betriebliche Auswertung ist von der Erstellung für die Lieferkette zu unterscheiden.

Wann ist externe Hilfe sinnvoll?

Wenn für die konkrete Aufgabe Kenntnisse fehlen, etwa zur Gemischeinstufung, Toxikologie oder zu nationalen Anforderungen. Die Unterstützung kann einzelne Fachgebiete oder die gesamte Erstellung abdecken. Produktdaten, Zuständigkeit für das Gesamtdokument und Rückfragen müssen trotzdem geklärt sein.

Reicht ein Zertifikat aus einem Sicherheitsdatenblatt-Seminar?

Ein Teilnahme- oder Prüfungsnachweis kann die Qualifizierung dokumentieren. Ob die Fachkunde für ein bestimmtes Produkt ausreicht, hängt zusätzlich von den erforderlichen Kenntnissen und deren Anwendung ab. Prüfen Sie deshalb Kursinhalte, praktische Erfahrung, aktuelle Weiterbildung und gegebenenfalls die Einbindung weiterer Fachleute.

Muss die Fachkunde gegenüber einer Behörde nachgewiesen werden?

Nach § 18 Absatz 4 GefStoffV ist die für die Erstellung von Sicherheitsdatenblättern geforderte Fachkunde auf Verlangen der zuständigen Behörde nachzuweisen. Dafür sollten Qualifikation, einschlägige Tätigkeit und Fortbildungen nachvollziehbar dokumentiert sein. Eine bloße interne Benennung als zuständige Person ersetzt diesen Nachweis nicht.

Wer darf Sicherheitsdatenblätter erstellen?

Kurzantwort

Sicherheitsdatenblätter müssen von einer sachkundigen Person erstellt werden. Diese Anforderung steht in REACH-Anhang II, Nummer 0.2.3; der Lieferant muss auch für entsprechende Schulungen und Auffrischungslehrgänge sorgen. Die deutsche TRGS 220 verwendet dafür den Begriff Fachkunde. Ein ausgefülltes Formular ist noch kein Nachweis dieser Qualifikation. Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2020/878, Anhang.

Für die Beauftragung sind zwei Fragen getrennt zu beantworten: Wer schuldet das richtige Datenblatt in der Lieferkette, und wer kann es fachlich erstellen? Das kann dieselbe Organisation sein, muss aber nicht dieselbe Person sein.

Rolle zuerst klären

Lieferant und Ersteller sind keine austauschbaren Begriffe. Der Lieferant trägt die Verantwortung für den Inhalt des erforderlichen Sicherheitsdatenblatts auch dann, wenn ein Dienstleister es verfasst. Darauf weist die IHK Schleswig-Holstein in ihren REACH-Erläuterungen ausdrücklich hin.

Beteiligte Rolle	Aufgabe bei der Zuständigkeitsklärung
Lieferant, etwa Hersteller, Importeur, Formulierer oder Händler	Prüfen, welche Pflichten für das konkrete Produkt bestehen; fachkundige Erstellung und geeignete Qualifizierung sicherstellen.
Interner Ersteller oder externer Fachbereich	Nur Aufgaben übernehmen, für die die nötigen Kenntnisse und Produktinformationen vorhanden sind; Lücken offenlegen.
Koordinator eines Erstellerteams	Beiträge zusammenführen und Widersprüche zwischen den Angaben klären; ein bloßes Zusammenkopieren reicht nicht.
Arbeitgeber als betrieblicher Verwender	Die Informationen für die tatsächlichen Tätigkeiten auswerten; nicht automatisch ein eigenes Lieferanten-Datenblatt verfassen.

Ein Unternehmen kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. Der Betrieb, der einen Reiniger einkauft, ist bei dessen Nutzung Verwender; bei einem selbst formulierten und weitergegebenen Gemisch muss er seine Lieferantenpflichten gesondert prüfen. Die Frage, wann überhaupt ein Datenblatt erforderlich ist, behandelt Sicherheitsdatenblatt-Pflicht.

Kurzantwort für Arbeitgeber

Ein Arbeitgeber muss nicht allein deshalb ein Sicherheitsdatenblatt neu erstellen, weil Beschäftigte mit einem chemischen Produkt arbeiten. Er muss die notwendigen Informationen beschaffen und die Gefährdungen der konkreten Tätigkeit beurteilen. Ein Lieferanten-Datenblatt ist dafür eine Informationsquelle, nicht die fertige Gefährdungsbeurteilung. § 6 Absätze 1 und 2 GefStoffV.

Fehlt das Blatt oder passt die Produktbezeichnung nicht zum Gebinde, ist zunächst eine Rückfrage beim Lieferanten sinnvoll. Eine zuständige Person sollte Produkt, angefragte Fassung und offene Frage festhalten. Unbekannte Zusammensetzungen oder Schutzangaben aus einem ähnlich benannten Produkt zu ergänzen, löst das Informationsproblem nicht.

Was nicht ausreicht

Eine Software kann Eingaben und Textbausteine verarbeiten, aber keine fehlende Fachkunde ersetzen. Das stellt TRGS 220, Nummer 5 Absatz 3 ausdrücklich klar. Die Ausgabe muss weiterhin den Anforderungen des REACH-Anhangs II entsprechen.

Ebenso wenig belegen folgende Aussagen allein die Eignung:

„Die Person ist bei uns für Arbeitsschutz zuständig.“ Daraus folgt noch keine Erfahrung mit der Einstufung dieses Gemischs.
„Die Vorlage stammt von einem bekannten Anbieter.“ Eine gute Struktur sagt nichts über die Richtigkeit der eingetragenen Produktdaten aus.
„Das alte Datenblatt wurde nur übersetzt.“ Sprachlich richtige Sätze beantworten noch nicht die Frage nach den Anforderungen des Zielmarkts.
„Unser Dienstleister macht das immer.“ Für die Auswahl bleibt wichtig, wer die fachliche Arbeit übernimmt und welche Produktgruppen abgedeckt sind.

Zur Auswahl einer Strukturhilfe führt die eigene Seite Sicherheitsdatenblatt-Vorlage; zur Werkzeugfrage Sicherheitsdatenblatt-Software.

Fachkunde ist entscheidend

Fachkunde ist aufgabenbezogen. Nach § 2 Absatz 16 GefStoffV zählen dazu eine entsprechende Berufsausbildung oder Berufserfahrung oder eine zeitnah ausgeübte entsprechende berufliche Tätigkeit sowie spezifische Fortbildungsmaßnahmen. Ein allgemeiner Berufsabschluss beantwortet deshalb nicht automatisch die Frage, ob alle Kenntnisse für ein bestimmtes Datenblatt vorhanden sind.

TRGS 220 ergänzt die europäische Orientierung um notwendige Kenntnisse deutscher Vorschriften. Dazu gehören insbesondere ChemG, GefStoffV, ChemVerbotsV und einschlägige TRGS, etwa zu Arbeitsplatzgrenzwerten. Wer nur die Bedienung einer Autorensoftware gelernt hat, hat damit diese fachlichen Anforderungen nicht automatisch abgedeckt.

Bei Änderungen der Produktpalette oder des Regelwerks sollte die zuständige Organisation prüfen, welche Kenntnisse nachgeholt oder aufgefrischt werden müssen. Aus der Schulungsanforderung lässt sich keine pauschale, für jeden Ersteller gleiche jährliche Kursfrist ableiten.

Fachkundige Person statt formaler Titel

Die Bezeichnung „sachkundige Person“ in REACH ist nicht mit jedem deutschen Sachkundenachweis gleichzusetzen. Die BG BAU erklärt die Abgrenzung zur deutschen Fach- und Sachkunde. Ein bestimmter Titel wie Chemikerin, Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Gefahrstoffbeauftragter ist deshalb weder eine automatische Freigabe für alle Produkte noch der alleinige Auswahlmaßstab.

Ein Seminarzertifikat ist ein Baustein der Dokumentation. Aussagekräftiger wird es zusammen mit den behandelten Themen, einschlägigen Tätigkeiten und einem nachvollziehbaren Beispiel für die Anwendung. Fragen Sie etwa: Kann die Person erläutern, welche Daten für das konkrete Gemisch fehlen und welche Auswirkung das auf die Bearbeitung hat?

Auf Verlangen der zuständigen Behörde muss die Fachkunde nachgewiesen werden. Das regelt § 18 Absatz 4 GefStoffV. Die interne Aussage „zuständig seit drei Jahren“ genügt als fachliche Begründung für sich genommen nicht.

Was eine fachkundige Person leisten muss

Für die Auswahl empfiehlt sich ein Gespräch anhand des eigenen Produkts. Die folgende Tabelle ist eine redaktionelle Prüfhilfe, kein amtliches Prüfprogramm und kein Ersatz für die fachkundige Bewertung.

Prüffrage	Woran sich eine belastbare Antwort erkennen lässt
Welche Produktdaten brauchen Sie?	Die Person benennt benötigte Rezeptur-, Rohstoff- und Prüfinformationen und unterscheidet vorhandene Belege von offenen Annahmen.
Wie kommen Sie zur Einstufung?	Sie kann die für den Fall verwendeten Grundlagen erklären und erkennt, wann zusätzliche toxikologische oder andere Expertise gebraucht wird.
Wie prüfen Sie das Gesamtdokument?	Sie erläutert konkrete Quervergleiche, etwa zwischen Einstufung, Stoffdaten und Angaben zu Schutzmaßnahmen.
Wer bearbeitet Spezialfragen?	Fachbeiträge sind einer Person oder Stelle zugeordnet; niemand übernimmt ungeprüft ein fremdes Ergebnis.
Wie bleiben die Kenntnisse aktuell?	Relevante Fortbildungen und ein Verfahren zum Umgang mit fachlichen Änderungen sind nachvollziehbar.

Beispiel: Ein Formulierer stellt ein neues Lackgemisch zusammen

Fiktives Organisationsbeispiel: Eine Chemikerin kennt die Rezeptur und kann die vorhandenen Rohstoffinformationen bewerten. Bei den Transportangaben benötigt sie Unterstützung. Ein externer Fachmann bearbeitet diesen Teil. Die benannte fachkundige Koordinatorin prüft anschließend, ob die Beiträge zusammenpassen und welche Fragen noch offen sind.

Die zulässige Verteilung von Fachkunde auf mehrere Personen mit einem Gesamtverantwortlichen erläutert die BG BAU. Für das Beispiel bedeutet das: Die fehlende Spezialkenntnis wird gezielt ergänzt, nicht durch einen allgemeinen Titel verdeckt. Ungeklärte Punkte werden an die zuständige Fachperson zurückgegeben. Die Lieferantenverantwortung verbleibt beim Unternehmen.

Eine kurze Qualifikationsnotiz anlegen

Als interne Arbeitshilfe kann eine Notiz folgende Angaben zusammenführen:

Aufgabenumfang: Produktgruppe, Zielmarkt und konkret übernommene Arbeiten.
Personen: Ersteller, hinzugezogene Fachleute und Koordination des Gesamtdokuments.
Grundlagen der Eignung: relevante Ausbildung oder Tätigkeit, Erfahrungen und Schulungsnachweise.
Grenzen: Themen, für die zusätzliche Unterstützung benötigt wird.
Weiterbildung: erkannte Wissenslücken und vereinbarte nächste Schritte.

Diese Notiz ist eine organisatorische Empfehlung, kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Sie erleichtert die Entscheidung, ob die Aufgabe intern abgedeckt ist. Der vollständige Erstellungsablauf und die Beauftragung eines Dienstleisters sind eigenständige Themen.

Arbeitgeberpflicht getrennt betrachten

Das fachkundig erstellte Sicherheitsdatenblatt beschreibt das Produkt. Ob Beschäftigte beispielsweise beim offenen Umfüllen, Spritzen oder Reinigen ausreichend geschützt sind, ist dagegen anhand der betrieblichen Bedingungen zu beurteilen. Zuständigkeit für das Datenblatt und Zuständigkeit für diese Gefährdungsbeurteilung sollten daher ausdrücklich auseinandergehalten werden.

Auch bei innerbetrieblich hergestellten Stoffen oder Gemischen entfällt die Gefahrenermittlung nicht: § 6 Absatz 3 GefStoffV verlangt eine eigene Einstufung oder zumindest die Ermittlung der Gefährdungen. Betriebsanweisung, Zugang zu den Informationen und Unterweisung richten sich zusätzlich nach § 14 GefStoffV. Eine Erstellerqualifikation allein erledigt diese Arbeitgeberaufgaben nicht.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot erstellt keine Sicherheitsdatenblätter und bescheinigt keine chemikalienrechtliche Fachkunde. Die Anwendung unterstützt die Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen und daraus abgeleiteten Maßnahmen, Fristen und Versionen.

Nach der fachlichen Auswertung eines Datenblatts kann der Betrieb solche Arbeitsschutzaufgaben festhalten und nachverfolgen. Die Beurteilung der Stoffdaten, die Auswahl geeigneter Schutzmaßnahmen und die Prüfung des Sicherheitsdatenblatts bleiben Aufgaben der dafür qualifizierten Personen. Eine automatische Übernahme oder chemikalienrechtliche Freigabe wird damit nicht zugesagt.

Offizielle Quellen und Einordnung

Redaktioneller Quellenabgleich: 23. September 2026. Maßgeblich für die Erstelleranforderung sind REACH-Anhang II Nummer 0.2.3, TRGS 220 Nummer 5 und die genannten Bestimmungen der Gefahrstoffverordnung. Die TRGS ist zusätzlich über die verlinkte Vorschriftensammlung der Gewerbeaufsicht Baden-Württemberg zugänglich.

Die Prüftabelle, Qualifikationsnotiz und das Lackbeispiel sind eigene redaktionelle Arbeitshilfen. Sie dokumentieren weder einen realen Kundenfall noch eine Prüfung durch eine Behörde. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Beratung und keine fachkundige Beurteilung des konkreten Produkts; ungeklärte Einstufungs- oder Stofffragen gehören an entsprechend qualifizierte Fachleute.