„Arbeitsschutz App“ und „Arbeitssicherheit App“ bezeichnen in der Produktauswahl meist dieselbe Art digitaler Unterstützung. Dieser Leitfaden verbindet deshalb Funktionsauswahl, Rollen und Übergaben in einem gemeinsamen Ablauf.

Kurzantwort: Was eine Arbeitsschutz App leisten muss

Wenn du Befunde und Maßnahmen gemeinsam organisieren willst, sollte die App den vollständigen Weg eines Arbeitsschutzthemas abbilden:

  1. Arbeitsbereich, Tätigkeit oder Prüfobjekt auswählen.
  2. Beobachtung, Gefährdung oder Mangel vor Ort erfassen.
  3. erforderliche Maßnahme fachlich festlegen.
  4. verantwortliche Person, Frist und Priorität zuweisen.
  5. Umsetzung und Rückfragen nachhalten.
  6. Wirksamkeit prüfen und das Ergebnis dokumentieren.
  7. aktuellen Stand exportieren und bei Änderungen fortschreiben.

Welche Module darüber hinaus nötig sind, hängt vom Betrieb ab. Ein kleiner Bürostandort braucht einen anderen mobilen Ablauf als ein Bauunternehmen, eine Werkstatt oder eine Organisation mit vielen Filialen. Deshalb ist nicht die längste Funktionsliste die beste, sondern die App, die den eigenen Pflichtprozess ohne Medienbruch trägt.

Stand der redaktionellen Prüfung: 28. Oktober 2026. Die Marktangaben beruhen auf öffentlichen Träger- und Herstellerinformationen, nicht auf eigenen Produkttests. Funktionen und Vertragsbedingungen sind vor der Beschaffung erneut zu prüfen.

Zuerst entscheiden: Information, Fachtool oder gemeinsamer Prozess?

Deine Ausgangslage Passender erster Schritt Grenze, die du klären solltest
Du brauchst Fachinformationen direkt am Arbeitsplatz. Eine Informationshilfe wie ASD*BGN ansehen. Ein abrufbarer Hinweis weist noch keine Maßnahme zu und verfolgt keine Erledigung.
Du willst einen abgegrenzten Teil der Gefährdungsbeurteilung bearbeiten. Ein zur Tätigkeit passendes BG-Fachtool prüfen. GB Start deckt beispielsweise Organisation, allgemeine Aspekte und Bildschirmarbeit ab; weitere Gefährdungen brauchen passende Ergänzungen.
Eine externe Betreuung führt bereits digitale Begehungen durch. Nach dem vorhandenen Kundenportal und dessen Rechten fragen. Zugang, Leistungen und Datenrückgabe hängen vom Betreuungsangebot ab.
Mehrere Personen müssen Befunde bearbeiten und deren Wirkung prüfen. Einen gemeinsamen Ablauf im Testsystem durchspielen. Mobile Erfassung, Aufgabenverteilung und Abschluss dürfen nicht in getrennten Listen enden.

Beispiel zur Auswahl: Eine kleine Filiale erhält nach der Begehung bereits ein digitales Protokoll ihrer externen Betreuung. Prüfe zuerst, ob sich darin Maßnahmen zuweisen, Rückfragen bearbeiten und Nachweise exportieren lassen. Wenn dieser Ablauf passt, kann eine zweite App zusätzliche Pflege erzeugen. Fehlt die nötige Zusammenarbeit, muss das neue System gerade diese Lücke schließen. Das ist ein illustrativer Entscheidungsfall, kein Bericht aus einem Produkttest.

App, Web-App oder Desktop-Software?

Der Suchbegriff „App“ bezeichnet im Arbeitsschutz verschiedene Produktformen. Eine Anwendung muss nicht im Apple App Store oder Google Play Store stehen, um mobil nutzbar zu sein.

Produktform Typische Stärke Typische Grenze Im Test klären
native iOS- oder Android-App Kamera, Push-Mitteilungen und Offline-Funktionen können tief integriert sein Installation, App-Updates und Plattformabhängigkeit Welche Funktionen laufen tatsächlich ohne Netz und welche Daten bleiben lokal?
responsive Web-App gleicher Datenstand auf Smartphone, Tablet und Desktop, meist ohne Installation offline häufig gar nicht oder nur eingeschränkt nutzbar Sind Formulare, Tabellen und Statuswechsel auf kleinen Displays vollständig bedienbar?
Progressive Web App kann sich wie eine App starten lassen und je nach Umsetzung lokale Funktionen nutzen Umfang ist produktabhängig; „PWA“ beweist keine Offline-Fähigkeit Was wird zwischengespeichert, wie erfolgen Updates und Synchronisierung?
Desktop-Software komfortabel für Stammdaten, Berichte, Auswertung und Administration mobile Befunde müssen anderweitig erfasst oder übertragen werden Entsteht doppelte Erfassung zwischen Rundgang und Büro?

Die BGN-App „Arbeitsschutz – leicht gemacht!“ zeigt beispielsweise, dass eine browserbasierte Anwendung ohne Installation auskommen kann, dafür aber eine Internetverbindung benötigt. Die BG ETEM Web-App GB Start lässt sich im Browser auf PC, Smartphone oder Tablet verwenden und zum Startbildschirm hinzufügen. Entscheidend ist also die nachgewiesene Funktion, nicht die Produktbezeichnung.

Für eine reine Geräteentscheidung führen Arbeitsschutz iPad App und Arbeitsschutz Apps für Android weiter. Diese Seite behandelt die übergreifende Auswahl einer Arbeitsschutz App.

Welche Funktionen sind wirklich wichtig?

Eine gute Auswahl beginnt beim Ablauf und nicht beim Dashboard. Die folgende Matrix trennt Kernfunktionen von bedarfsabhängigen Spezialmodulen.

Funktionsbereich Woran eine brauchbare Umsetzung erkennbar ist Für wen besonders relevant
Arbeitsstruktur Standort, Bereich, Tätigkeit und betroffene Personengruppe sind eindeutig alle Betriebe
mobile Erfassung Befund, Beschreibung, Datum und Kontext bleiben zusammen Begehungen, Baustellen, Werkstatt, Filialen
Maßnahmen Verantwortliche, Frist, Priorität, Status und Abschlussnachweis sind verbunden Führungskräfte und Koordination
Wirksamkeitskontrolle Umsetzung und fachliche Wirkung werden getrennt geprüft Arbeitgeber, Führung, SiFa
Gefährdungsbeurteilung Gefährdung, Bewertung, bestehende und zusätzliche Maßnahmen sind nachvollziehbar Tätigkeiten und Arbeitsplätze
Unterweisung Thema, Zielgruppe, Anlass, Termin, Teilnahme und Wiederholung sind erkennbar Beschäftigte und Vorgesetzte
Prüfungen Prüfobjekt, Prüfanlass, befähigte Person, Ergebnis und Folgemaßnahmen sind zuordenbar Arbeitsmittel und Anlagen
Mängelmanagement Foto oder Hinweis wird zu einer steuerbaren Aufgabe und verschwindet nicht im Protokoll Rundgänge und Meldungen
Rollen und Rechte Personen sehen und bearbeiten nur die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten mehrere Rollen oder Standorte
Historie und Export Änderungen, Versionen und offene Punkte bleiben für Dritte verständlich interne Kontrolle und externe Prüfung
Offline und Synchronisierung genauer Offline-Umfang, Konfliktlösung und Schutz lokaler Daten sind dokumentiert Funklöcher und Außeneinsätze
Schnittstellen Stammdaten werden kontrolliert übernommen und Änderungen eindeutig geführt größere oder bereits digitalisierte Organisationen

Nicht jeder Betrieb braucht Gefahrstoffmanagement, Vorfallmanagement, ein Rechtskataster, Audits, Umweltmodule oder eine ERP-Integration. Werden solche Prozesse benötigt, müssen sie jedoch ausdrücklich in die Anforderungsliste. Ein späterer Medienbruch ist teurer als eine ehrliche Auswahlentscheidung.

Rollen: Wer braucht welche Ansicht?

Eine Arbeitsschutz App wird selten nur von einer Person genutzt. Gute Systeme vereinfachen die Mitarbeit, ohne Zuständigkeiten zu verschieben.

Rolle Typische mobile Aufgabe Was die App nicht automatisch übernimmt
Arbeitgeber oder Betriebsleitung Status, überfällige Maßnahmen und Handlungsbedarf sehen Verantwortung für Organisation und Mittel
Führungskraft Maßnahmen übernehmen, Umsetzung bestätigen, Unterweisung veranlassen fachliche Vollständigkeit aller Bewertungen
Fachkraft für Arbeitssicherheit Begehungsbefunde, Empfehlungen und Wirksamkeitsprüfung strukturieren Entscheidung und Umsetzung des Arbeitgebers
Sicherheitsbeauftragte Hinweise aus dem Arbeitsbereich melden und Rückmeldung erhalten Weisungsbefugnis oder formale Maßnahmenfreigabe
Beschäftigte Unterweisungen bestätigen, Hinweise oder Mängel melden eigenständige Freigabe fachlicher Schutzmaßnahmen
Prüfer oder befähigte Person Prüfobjekt, Ergebnis, Mangel und Protokoll dokumentieren Befähigung allein durch einen Benutzeraccount

Wenn du als interne oder externe Fachkraft Begehungen, Beratung und die Übergabe an den Betrieb organisierst, vertieft der Leitfaden Sifa App diese Auswahl. Für Hinweise aus der Belegschaft ist Sicherheitsbeauftragter App die klarere Rollenperspektive.

Ein Benutzerkonto allein erteilt keine betriebliche Entscheidungsbefugnis. Lege fest, wer melden, beraten, Maßnahmen verbindlich festlegen, umsetzen und deren Wirkung prüfen darf. Teste diese Rechte mit getrennten Konten; eine meldende Person braucht beispielsweise nicht automatisch Zugriff auf alle Standorte.

Welche Daten müssen bei der Übergabe zusammenbleiben?

Das folgende Arbeitsmodell hilft, einen Befund über mehrere Rollen hinweg zu bearbeiten. Es ist eine Auswahlhilfe, keine allgemeine gesetzliche Pflichtfeldliste.

Teil des Vorgangs Im Test zusammenhalten
Kontext Standort, Arbeitsbereich, Tätigkeit oder Arbeitsmittel sowie Zeitpunkt
Beobachtung sachliche Beschreibung, betroffene Personengruppe und erforderliche Anhänge
Dringlichkeit mögliche unmittelbare Gefahr, bereits getroffene Sofortmaßnahme und genutzter Meldeweg
Einordnung Gefährdung, Mangel, Prüfabweichung oder weiterer Klärungsbedarf
Entscheidung fachlicher Vorschlag, verbindlich gewählte Maßnahme, Begründung und entscheidende Rolle
Umsetzung verantwortliche Person, Frist, Status und Abschlussbeleg
Wirksamkeit Prüfkriterium, prüfende Person, Termin, Ergebnis und gegebenenfalls Folgemaßnahme
Nachweis Stand, Änderungsverlauf, offene Punkte und verständlicher Export

Personenbezogene Daten gehören nur hinein, soweit sie für den Zweck erforderlich sind. Diagnosen und medizinische Einzelbefunde sind kein Bestandteil eines allgemeinen Maßnahmenvorgangs.

Praxisworkflow: vom Befund bis zum geprüften Abschluss

1. Vor dem Rundgang vorbereiten

Arbeitsbereiche, Ansprechpartner, relevante Tätigkeiten und offene Punkte sollten bereits vorhanden sein. Wer erst vor Ort freie Ordnernamen erfindet, erzeugt Dubletten und unklare Zuständigkeiten.

2. Vor Ort sachlich erfassen

Unmittelbare erhebliche Gefahren und Defekte an Schutzsystemen müssen Beschäftigte nach § 16 ArbSchG unverzüglich melden. Eine gespeicherte Notiz, die erst beim nächsten Rundgang gelesen wird, erfüllt diesen Zweck nicht. Lege einen erreichbaren Meldeweg, Vertretung und Reaktion fest; die App darf erforderliche Schutzhandlungen nicht verzögern.

Eine Beobachtung braucht Kontext: Wo trat sie auf, welche Tätigkeit war betroffen, wer könnte gefährdet sein und welche Schutzmaßnahmen bestehen bereits? Ein Foto kann ergänzen, ersetzt aber keine verständliche Beschreibung.

3. Fachlich einordnen

Nicht jeder Hinweis ist sofort eine vollständige Gefährdungsbeurteilung. Je nach Befund muss eine fachkundige Person die Gefährdung bewerten, die Reihenfolge der Schutzmaßnahmen beachten und klären, ob Spezialrecht gilt. Für diesen vollständigen Prozess ist Gefährdungsbeurteilung App die zuständige Vertiefung.

4. Maßnahme steuerbar machen

Eine Maßnahme braucht mindestens ein eindeutiges Ziel, eine verantwortliche Person und eine realistische Frist. „Bitte prüfen“ ist keine belastbare Maßnahme. Fotos, Kommentare und Rückfragen sollten am Vorgang bleiben, nicht in parallelen Chats verteilt werden.

5. Umsetzung von Wirksamkeit trennen

„Erledigt“ sagt zunächst nur, dass etwas umgesetzt wurde. Ob die Gefährdung ausreichend reduziert ist, muss gesondert kontrolliert werden. Eine gute App kann deshalb Umsetzungsstatus, Prüfergebnis, Prüfdatum und mögliche Folgemaßnahme getrennt erfassen.

6. Unterweisung und Folgeprozesse ableiten

Neue Arbeitsmittel, veränderte Schutzmaßnahmen oder geänderte Abläufe können Unterweisungsbedarf auslösen. Der Zusammenhang sollte sichtbar sein, ohne Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung zu vermischen. Prüfobjekte gehören in einen passenden UVV-Prüfung-App-Workflow, festgestellte Abweichungen in eine Mängelmanagement App.

7. Nachweis und Fortschreibung sichern

Ein Export sollte Bereich, Stand, Ergebnis, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten, offene Punkte und Überprüfung verständlich wiedergeben. Bei späteren Änderungen darf der vorherige Stand nicht unbemerkt überschrieben werden.

15 Auswahlkriterien für eine Arbeitsschutz App

1. Einen klaren Einsatzfall definieren

„Arbeitsschutz digitalisieren“ ist zu breit. Besser ist ein prüfbarer Satz: „Bei monatlichen Filialbegehungen sollen Befunde mobil erfasst, Verantwortlichen zugewiesen und bis zur Wirksamkeitskontrolle verfolgt werden.“

2. Pflicht- und Wunschfunktionen trennen

Offline-Nutzung kann auf einer Baustelle zwingend, in einem stabil vernetzten Büro aber entbehrlich sein. Formuliere Muss-Kriterien so, dass sie in einer Demo eindeutig bestanden oder nicht bestanden werden können.

3. Reale Bedienung auf dem kleinsten Gerät testen

Eine Desktop-Demo beweist keine mobile Tauglichkeit. Prüfe Auswahlfelder, Tabellen, Anhänge, lange Begriffe, Hoch- und Querformat sowie das Wiederfinden eines unterbrochenen Entwurfs auf dem tatsächlich eingesetzten Smartphone.

4. Offline nicht als Etikett akzeptieren

Frage getrennt nach Anmeldung, Stammdaten, neuen Befunden, Fotos, bestehenden Dokumenten, Aufgaben und Synchronisierung. Teste einen Verbindungsabbruch und parallele Änderungen. „Offlinefähig“ kann je nach Produkt nur einen kleinen Teil der Funktionen meinen.

5. Von der Beobachtung zur Maßnahme durchspielen

Aus einem Befund muss ohne Abschreiben eine Aufgabe mit Verantwortlichkeit, Frist und Status entstehen. Sonst digitalisiert die App nur die erste Hälfte des Prozesses.

6. Wirksamkeitsprüfung nachweisen lassen

Lass zeigen, wie eine umgesetzte Maßnahme fachlich geprüft, als unwirksam bewertet und in eine Folgemaßnahme überführt wird. Ein einzelner Status „geschlossen“ genügt dafür nicht.

7. Rollen mit Testkonten prüfen

Teste mindestens eine eingeschränkte Rolle. Kann ein Beschäftigter fremde Standorte sehen? Darf eine Sicherheitsbeauftragte fachliche Freigaben erteilen? Sind sensible Meldungen von allgemeinen Begehungsnotizen getrennt?

8. Fotos datensparsam einsetzen

Menschen, Namensschilder, Fahrzeugkennzeichen, Bildschirme oder vertrauliche Unterlagen gehören nicht versehentlich in jeden Befund. Die App sollte Bilder eindeutig zuordnen, Zugriffe begrenzen und Löschprozesse unterstützen.

9. Sicherheit mobiler Geräte einplanen

Gerätesperre, aktuelle Sicherheitsupdates, verschlüsselte Übertragung, Sitzungsende, Mehrfaktor-Authentisierung, lokale Speicherung und Fernlöschung gehören in die Prüfung. Der BSI-Baustein zu Smartphones und Tablets, Edition 2021 nennt in A4 und A5 unter anderem Bildschirmsperren und Sicherheitsaktualisierungen. Das sind technische Schutzkriterien; ein App-Logo oder die Zusage „sicher“ belegt ihre Umsetzung noch nicht.

10. Datenschutz konkret beantworten

Kläre Zweck, Rechtsgrundlage, Rollen, Auftragsverarbeitung, Hosting, Löschung, Aufbewahrung und Datenexport. Nach Artikel 5 DSGVO sind personenbezogene Daten auf das erforderliche Maß zu begrenzen und angemessen zu schützen. Ein allgemeines „DSGVO-konform“ ersetzt diese Prüfung nicht.

11. Nachweise ohne Systemzugang lesen

Ein PDF oder Datenexport sollte für Führungskräfte, Beratung und Prüfung verständlich sein, auch wenn die empfangende Person keinen App-Account hat. Prüfe Seitenumbrüche, offene Punkte, Version und Erstellungsdatum.

12. Datenrückgabe und Anbieterwechsel klären

Lass zeigen, welche Stamm-, Prozess- und Anhangsdaten vollständig exportiert werden können. Prüfe auch, wie lange Daten nach Vertragsende verfügbar bleiben und wie ihre Löschung bestätigt wird.

13. Schnittstellen nicht nur versprechen lassen

Für HR-, ERP-, Prüfmittel- oder Identitätsdaten sind Feldzuordnung, Aktualisierungsrichtung, Fehlerbehandlung und verantwortliche Datenquelle wichtig. Eine Logo-Liste möglicher Integrationen ist noch kein funktionsfähiger Prozess.

14. Einführung und Pflege einplanen

Lege fest, wer Bereiche, Personen und Vorlagen pflegt, fachliche Inhalte freigibt, überfällige Punkte verfolgt und Reviews auslöst. Ohne Prozessverantwortung wird auch eine gute App zur unübersichtlichen Ablage.

15. Grenzen des Produkts dokumentieren

Notiere zu jedem Muss-Kriterium „nachgewiesen“, „nicht vorhanden“ oder „offen“. Diese Liste schützt vor der Annahme, dass ein Modulname automatisch den gesamten betrieblichen Bedarf abdeckt.

Die BGN-Orientierungshilfe Arbeitsschutz-Software berücksichtigt unter anderem mobile Endgeräte, Schnittstellen, Datenschutz, Organisation, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Prüfungen und Ereignisse. Die Ausgabe vom Februar 2023 ist eine neutrale Grundlage für eine eigene Anforderungsliste, kein aktueller Produkttest.

Marktüberblick: unterschiedliche Apps, unterschiedliche Aufgaben

Die am 28. Oktober 2026 geprüften öffentlichen Angebote verfolgen verschiedene Schwerpunkte. Die Tabelle ist eine Auswahl, keine Rangliste oder Zertifizierung. Aussagen zu fremden Produkten beruhen auf den verlinkten Träger- oder Herstellerseiten und müssen im eigenen Test bestätigt werden.

Lösungstyp und Beispiel Sichtbarer Schwerpunkt Vor der Entscheidung prüfen
Fachtool zur Gefährdungsbeurteilung, BG ETEM GB Start geführte Fragen zu Organisation, allgemeinen Aspekten und Bildschirmarbeit; Zwischenspeichern und PDF tatsächliche Tätigkeiten und weitere Gefährdungen; das Tool ist kein vollständiges System für alle Arbeitsschutzaufgaben
Informations-Web-App, ASD*BGN Informationen und Arbeitshilfen zu vielen Arbeitsschutzthemen, Browserzugriff Internetverbindung, eigener Organisationsworkflow und Nachverfolgung
mobile EHS-Plattform, Quentic App Anbieter nennt Meldungen, Fotos, Formulare, Audits, Vorfälle und Offline-Erfassung benötigte Module, Einführungsaufwand, Rollen, Export und Kosten
Audit- und Formular-App, Firstaudit Anbieter nennt individuelle Formulare, Risikobewertung, Fotos, Berichte und Offline-Nutzung Zuweisung von Maßnahmen ist laut Anbieter kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten; außerdem Synchronisierung, Datenschutz und Integration prüfen
Arbeitsschutzsystem für Bau und verteilte Teams, EASI Control Anbieter nennt Gefährdungsbeurteilungen, Begehungen, Vorfälle und Unterweisungen 30-Tage-Test von dauerhaftem Zugang unterscheiden; Branchenpassung, Export, Mobilumfang und anschließendes Angebot prüfen
betreuungsgebundenes Kundenportal, TÜV Rheinland digitaler Begehungsbericht mit Maßnahmen, Verantwortlichen, Fristen und Rückfragen; Wirksamkeitsprüfung durch Fachleute bei der nächsten Begehung Basiszugang laut Anbieter optional und kostenfrei für TÜV-Kunden; Betreuungsumfang, Zugangsrechte und Export klären
browserbasierter KMU-Kernprozess, ArbeitsschutzPilot Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Fristen, Reviews, Unterweisungsstatus und PDF-Nachweise keine zugesicherte native App, Offline-Erfassung, Fotoaufnahme oder Geolokalisierung

Ein Fachtool kann für einen einzelnen Prozess besser passen als eine umfassende Plattform. Umgekehrt verhindert eine zentrale Lösung Doppelpflege, wenn mehrere Prozesse und Rollen zuverlässig verbunden werden müssen.

Welche kostenlose Arbeitsschutzsoftware gibt es?

Hinter „kostenlos“ können unterschiedliche Angebote stehen:

  • Fachinformation oder begrenztes Werkzeug: Die BG ETEM bündelt Apps und Anwendungen; ASD*BGN bietet Informationen und Arbeitshilfen. Prüfe beim konkreten Angebot Zielgruppe und Umfang. Ein Verzeichnis mehrerer Tools ist selbst noch keine gemeinsame Anwendung.
  • Zugang im bestehenden Betreuungsverhältnis: Der oben genannte TÜV-Basiszugang wird für Kunden kostenfrei angeboten. Daraus folgt keine allgemein kostenlose Arbeitsschutzbetreuung oder ein frei nutzbares Einzelprodukt.
  • Begrenzter Einstieg mit kostenpflichtiger Zusammenarbeit: Bei Firstaudit ist die Zuweisung von Maßnahmen laut Produktseite kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten. Prüfe den Preis für den vollständigen benötigten Ablauf, nicht nur für das erste Formular.
  • Befristeter Test: EASI Control bewirbt 30 Tage zum Testen. Halte vorab fest, welche Funktionen enthalten sind, was danach bezahlt wird und wie du deine Testdaten zurückerhältst oder löschst.

Vorlagen und Checklisten können zusätzlich helfen, ersetzen aber nicht die laufende Zuständigkeit, Fristenverfolgung und Wirksamkeitskontrolle. Neben Lizenzkosten zählen Einrichtung, interne Pflege, Updates, Datensicherung und Export. Die Seite Arbeitsschutz Software kostenlos vertieft die Angebotsmodelle; Arbeitsschutz Software behandelt die umfassendere Systemauswahl.

Praxistest für Demo oder Testphase

Bereite einen eigenen, realistischen Fall mit erfundenen Personen- und Betriebsdaten vor, etwa einen zugestellten Verkehrsweg in „Filiale A“. Verwende in einer fremden Testumgebung keine echten Beschäftigtenfotos oder Gesundheitsangaben. Spiele mit jedem Anbieter denselben Ablauf durch:

  1. einen Standort und zwei unterschiedliche Arbeitsbereiche anlegen;
  2. ein eingeschränktes Benutzerkonto einrichten;
  3. auf dem Smartphone einen Befund mit sachlicher Beschreibung erfassen;
  4. daraus eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist erstellen;
  5. eine Rückfrage und einen Anhang ergänzen;
  6. die Aufgabe am Desktop bearbeiten und als umgesetzt markieren;
  7. Wirksamkeit separat prüfen und bei negativem Ergebnis eine Folgemaßnahme anlegen;
  8. eine Änderung am ursprünglichen Vorgang nachvollziehen;
  9. bei beworbener Offline-Nutzung den Ablauf ohne Verbindung wiederholen;
  10. einen lesbaren PDF- und vollständigen Datenexport erzeugen;
  11. Rechte, Protokollierung, Löschung und Datenrückgabe zeigen lassen;
  12. Ergebnis und offene Anbieterantworten schriftlich festhalten.

Halte das Ergebnis je Muss-Kriterium fest. Die folgenden Zeilen sind eine Vorlage, keine Bewertung eines bestimmten Produkts:

Muss-Kriterium Sichtbarer Nachweis im Test Ergebnis und offene Frage
Eine Maßnahme erreicht die zuständige Person. Anmeldung mit eingeschränktem Testkonto; Aufgabe mit Frist öffnen und bearbeiten. nachgewiesen / fehlt / offen; erforderlicher Tarif und Nutzerzahl
Umsetzung und Wirkung bleiben unterscheidbar. Umsetzung bestätigen, Prüfung als unzureichend dokumentieren und Folgemaßnahme anlegen. nachgewiesen / fehlt / offen; wer darf fachlich schließen?
Daten sind nach dem Wechsel nutzbar. PDF und Datenexport mit Befund, offenen Punkten und zugeordneten Anhängen lesen. nachgewiesen / fehlt / offen; Format und Rückgabe zum Vertragsende

Bewerte nicht nur Klickzahl oder Optik. Wichtiger sind eindeutige Zuständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Bedienbarkeit unter realen Bedingungen und die Qualität des erzeugten Nachweises. Eine noch offene Antwort zu einem unverzichtbaren Kriterium gehört vor der Beschaffung geklärt.

Einführung in einem abgegrenzten Bereich prüfen

Erprobe den vereinbarten Ablauf zunächst in einem überschaubaren Bereich. Benenne meldende, beratende, entscheidende, umsetzende und prüfende Personen sowie eine Vertretung. Prüfe nach einem vorher vereinbarten Zeitraum, an welcher Übergabe Vorgänge warten: erste Entscheidung, überfällige Umsetzung, fehlende Wirksamkeitsprüfung oder unbeantwortete Rückmeldung. Diese Beobachtungen sind betriebliche Prozesssignale, keine allgemeingültigen Branchenbenchmarks. Passe den Ablauf an, bevor weitere Bereiche hinzukommen.

Rechtlicher Rahmen: App unterstützt, Verantwortung bleibt

Das Arbeitsschutzgesetz schreibt keine bestimmte App vor. Es beschreibt Pflichten und Ergebnisse, die der betriebliche Prozess erfüllen muss.

Rechtsgrundlage Bedeutung für die App-Auswahl
§ 3 ArbSchG Der Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation und erforderliche Mittel sorgen, Maßnahmen auf Wirksamkeit prüfen und anpassen.
§ 5 ArbSchG Gefährdungen sind nach Art der Tätigkeiten zu beurteilen; die App muss deshalb betrieblichen Kontext abbilden können.
§ 6 ArbSchG Unterlagen müssen Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis ihrer Überprüfung erkennen lassen.
§ 12 ArbSchG Unterweisung muss ausreichend, angemessen sowie auf Arbeitsplatz oder Aufgabenbereich ausgerichtet sein.

Eine App kann Eingaben führen, Fristen erinnern und Nachweise erzeugen. Sie beobachtet aber nicht selbstständig alle Arbeitsbedingungen und kann nicht garantieren, dass eine fachliche Bewertung vollständig ist. Arbeitgeber, Führungskräfte und beauftragte Personen müssen Schutzmaßnahmen tatsächlich umsetzen und kontrollieren. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Interessenvertretung und Beschäftigte sind entsprechend der betrieblichen Situation einzubeziehen.

Pauschale Aussagen wie „automatisch rechtssicher“ oder „mit einem Klick gesetzeskonform“ sind daher kein belastbares Auswahlkriterium. Bessere Nachweise entstehen aus einem fachlich richtigen, gelebten und prüfbaren Ablauf.

Datenschutz und mobile Sicherheit

Arbeitsschutzdaten sind nicht automatisch besondere Kategorien personenbezogener Daten. Durch Namen, Fotos, Standortinformationen, Gesundheitsbezüge oder Vorfallbeschreibungen können sie aber personenbezogen und sensibel werden.

Vor dem Rollout sollten mindestens diese Punkte geklärt sein:

  • Welche personenbezogenen Daten sind für welchen Zweck wirklich erforderlich?
  • Wer darf Beschäftigten-, Standort- und Meldedaten sehen oder bearbeiten?
  • Werden private Geräte zugelassen, und wie werden dienstliche Daten getrennt?
  • Welche Daten bleiben offline oder im Browsercache auf dem Gerät?
  • Wie werden Geräte gesperrt, aktualisiert und bei Verlust abgemeldet oder gelöscht?
  • Welche Auftragsverarbeiter, Speicherorte und Löschfristen gelten?
  • Lassen sich Fotos vor dem Upload prüfen und eindeutig einem Vorgang zuordnen?
  • Gibt es Protokolle, Mehrfaktor-Authentisierung und einen vollständigen Datenexport?

Die App ist nur ein Teil des Schutzkonzepts. Gerätekonfiguration, Identitätsverwaltung, betriebliche Regeln und Schulung der Nutzenden gehören dazu. Medizinische Einzelangaben sollten nicht in allgemeinen Begehungs- oder Maßnahmenfeldern landen.

ArbeitsschutzPilot als browserbasierte Arbeitsschutz App

ArbeitsschutzPilot ist derzeit eine browserbasierte Anwendung. Der Schwerpunkt liegt auf dem gemeinsamen Prozess nach der Erfassung:

  • Arbeitsbereiche und Gefährdungsbeurteilungen strukturieren
  • Risiken und Schutzmaßnahmen dokumentieren
  • Maßnahmen mit Verantwortlichen, Fristen und Status verfolgen
  • Review-Termine und Fortschreibung sichtbar halten
  • Unterweisungszuweisungen mit einem durch Workspace-Verantwortliche gesetzten Status organisatorisch verbinden
  • PDF-Nachweise und gespeicherte Stände je nach Tarif bereitstellen

ArbeitsschutzPilot wird aktuell nicht als native iOS- oder Android-App vermarktet. Offline-Erfassung, Fotoaufnahme und Geolokalisierung werden nicht als vorhandene Produktfunktionen zugesichert. Wer diese Funktionen zwingend benötigt, sollte eine dafür ausgelegte Lösung wählen und die Leistung im eigenen Einsatzfall testen.

Der browserbasierte Ansatz passt vor allem zu kleinen Teams, die auf verschiedenen Geräten denselben Datenstand nutzen und den Weg von Gefährdungsbeurteilung über Maßnahme und Unterweisung bis zum Nachweis zentral halten möchten. Ein eigener Fall kann über Gefährdungsbeurteilung online erstellen begonnen werden; Tarif- und Funktionsdetails stehen auf der Preisseite.

Welche Vertiefung hilft bei deiner Aufgabe?

Für einen einzelnen Prozess oder eine bestimmte Rolle sind die folgenden Leitfäden gezielter:

Deine Aufgabe Passender Leitfaden
eine mobile Lösung über mehrere Arbeitsschutzaufgaben hinweg auswählen diese Seite
Zusammenarbeit und Berechtigungen im Alltag prüfen Rollen und Übergaben in diesem Leitfaden
Begehung, Beratung und Übergabe als Fachkraft organisieren Sifa App
ein Werkzeug speziell für Gefährdungsbeurteilungen auswählen Gefährdungsbeurteilung App
Mängel, Fotos und Maßnahmenstatus Mängelmanagement App
Prüfobjekte, Prüfprotokolle und UVV UVV Prüfung App
iPad-spezifische Bedienung Arbeitsschutz iPad App
Android, BYOD und Plattformfragen Arbeitsschutz Apps für Android
zentrale Softwareauswahl für KMU Arbeitsschutz Software

Beginne mit der Aufgabe, die im Betrieb noch nicht zuverlässig gelöst ist. So wird aus einer allgemeinen App-Suche eine prüfbare Anforderung.

Quellen und redaktionelle Einordnung

Am 28. Oktober 2026 wurden die verlinkten Marktangaben, die einschlägigen gesetzlichen Abschnitte und die Auswahlkriterien anhand öffentlicher Primärquellen geprüft. Ältere Orientierungshilfen sind mit ihrem Stand einzuordnen: Die BGN-Checkliste stammt von Februar 2023, der DGUV-Beitrag unten von September 2020 und der oben verlinkte BSI-Baustein aus der Edition 2021. Sie belegen Kriterien, keine aktuelle App-Verfügbarkeit. Die eigene Produktbeschreibung wurde mit dem vorhandenen Programmcode abgeglichen. Eigene Tests der Anbieterprodukte und eine unabhängige fachliche Begutachtung wurden nicht durchgeführt.

ArbeitsschutzPilot ist selbst Anbieter einer Arbeitsschutzsoftware. Eigene Produktangaben sind deshalb bewusst auf den derzeit beschriebenen Funktionsumfang begrenzt. Aussagen anderer Anbieter sind als Anbieterangaben gekennzeichnet. Die Marktübersicht ersetzt weder einen eigenen Praxistest noch rechtliche oder fachliche Beratung.