Wofür eine Sifa App gedacht ist
Nach § 6 Arbeitssicherheitsgesetz unterstützt die Fachkraft für Arbeitssicherheit den Arbeitgeber, prüft Anlagen und Verfahren sicherheitstechnisch, beobachtet die Durchführung des Arbeitsschutzes, begeht Arbeitsstätten, meldet Mängel, schlägt Maßnahmen vor und wirkt auf deren Umsetzung hin. Eine Sifa App ist das mobile Werkzeug für Teile dieses Ablaufs. Sie ist keine eigene gesetzliche Rolle und keine vorgeschriebene Softwaregattung.
Ein brauchbarer digitaler Ablauf hält die Zuständigkeiten auseinander:
Beobachtung der Sifa → fachliche Einordnung → Empfehlung → Entscheidung des Betriebs → Maßnahme mit Verantwortung und Frist → Umsetzungsnachweis → Wirksamkeitskontrolle.
Wenn die App nach dem Foto direkt „erledigt“ meldet, fehlen die entscheidenden Zwischenschritte. Ebenso problematisch ist es, wenn jede Empfehlung automatisch als Aufgabe der Sifa erscheint. Die Fachkraft berät und wirkt auf die Durchführung hin; die Arbeitgeberverantwortung wird durch einen Benutzeraccount nicht verschoben.
Sifa App, Sifa Software und Arbeitsschutz App abgrenzen
| Deine Aufgabe | Passendes Werkzeug oder Thema | Vertiefung |
|---|---|---|
| Beobachtungen und Empfehlungen als Fachkraft vor Ort erfassen und übergeben | Sifa App | diese Seite |
| Betreuung, Mandanten, Berichte und Administration insgesamt steuern | Sifa Software | 40 Kriterien und Software-Praxistest |
| Unterschiedliche betriebliche Rundgänge planen und auswerten | Begehungen-Software | Begehungsprozess und 30-Tage-Pilot |
| Eine mobile Lösung für mehrere betriebliche Rollen auswählen | Arbeitsschutz App | betriebsweite App-Auswahl |
| Die Ausbildung zur Fachkraft verstehen | Sifa 3.0 | Aufbau und Qualifizierung |
Beginne mit der Aufgabe, die im Alltag noch nicht zuverlässig gelöst ist. Eine gute Begehungs-App kann der Sifa helfen, ohne Zeitnachweise oder Mandantenverwaltung anzubieten. Umgekehrt kann umfangreiche Sifa Software am Desktop stark sein und vor Ort trotzdem einen Medienbruch erzeugen.
25 Funktionen für den mobilen Sifa-Einsatz
Die Liste ist ein anpassbares Lastenheft. Nicht jeder Betrieb braucht jede Funktion. Kennzeichne vor einer Anbieterdemo Muss, Soll und Nicht erforderlich.
Vorbereitung vor Ort
- Standorte, Bereiche, Tätigkeiten und Ansprechpartner schnell finden.
- Anlass, Termin, Teilnehmende und Umfang einer Begehung festhalten.
- relevante Gefährdungsbeurteilungen und Dokumente lesbar bereitstellen.
- offene Befunde und überfällige Maßnahmen aus früheren Terminen anzeigen.
- Checklisten versionieren und zum Bereich oder Anlass passend auswählen.
Erfassen und fachlich einordnen
- Beobachtung, genaue Stelle, Tätigkeit und betroffene Personengruppe zusammen erfassen.
- Text, Foto, Datei und bei Bedarf Spracheingabe eindeutig einem Befund zuordnen.
- positive Beobachtung, Hinweis, Mangel und akute Gefahr unterscheiden.
- vorhandene Schutzmaßnahmen und mögliche Folge getrennt dokumentieren.
- Sofortreaktion kennzeichnen und ohne Umweg an die zuständige Stelle melden.
- Offline-Daten vollständig und verschlüsselt zwischenspeichern, wenn dies betrieblich nötig ist.
- Synchronisationsfehler und parallele Änderungen sichtbar auflösen.
Empfehlung und betriebliche Übergabe
- Empfehlung der Sifa von der verbindlich festgelegten betrieblichen Maßnahme trennen.
- Schutzmaßnahme mit Ziel, Priorität, Verantwortlichem und Frist anlegen.
- mehrere Maßnahmen aus einem Befund erzeugen, ohne den Kontext zu verlieren.
- Rückfragen und begründete Friständerungen am Vorgang halten.
- Erinnerungs- und Eskalationswege nach Risiko und Rolle einstellen.
- Bedarf zur Fortschreibung von Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung oder Betriebsanweisung markieren.
Abschluss und Nachweis
- Umsetzungsnachweis annehmen, ablehnen und zur Nacharbeit zurückgeben.
- Umsetzung und fachliche Wirksamkeit als zwei verschiedene Entscheidungen führen.
- geschlossene Fälle erneut öffnen, ohne die Historie zu überschreiben.
- Begehungsbericht mit Befunden, Empfehlungen, Maßnahmen und aktuellem Status erzeugen.
- Tätigkeitsbericht oder Leistungsnachweis aus nachvollziehbaren Datensätzen unterstützen.
- vollständige Daten einschließlich IDs, Historie und Anlagen exportieren.
- Rollen, Gerätezugriffe, Löschung und ausgeschiedene Nutzer kontrollierbar verwalten.
Ein DGUV-V2-Stundennachweis allein belegt nicht, dass die Betreuung bedarfsgerecht oder wirksam war. Berichte sollten Aufgaben, Ergebnisse, Empfehlungen und Bearbeitungsstand verständlich machen. Die DGUV Regel 100-002 enthält dafür Muster und Erläuterungen.
Vom mobilen Befund zum prüfbaren Bericht
Lass dir in der Demo drei unterschiedliche Ausgaben zeigen. Sie können dieselben Datensätze verwenden, beantworten aber verschiedene Fragen:
| Ausgabe | Was du damit prüfen kannst | Häufige Lücke |
|---|---|---|
| Begehungsprotokoll | Was wurde bei diesem Termin in diesem Bereich beobachtet und empfohlen? | Ein späterer Maßnahmenstand bleibt unsichtbar. |
| Maßnahmenübersicht | Wer muss was bis wann tun, was wurde umgesetzt und wie wurde die Wirkung geprüft? | Beratungsleistungen außerhalb einer Maßnahme fehlen. |
| Regelmäßiger Tätigkeitsbericht | Welche übertragenen Aufgaben wurden im gewählten Zeitraum erfüllt und welche Ergebnisse liegen vor? | Eine reine Liste von Terminen oder Stunden erklärt die Leistung nicht. |
Die ausführliche fachliche Einordnung steht bei den Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Für die App-Auswahl zählt, ob die vor Ort erfassten Informationen nachvollziehbar in diese Ausgaben gelangen.
Prüfe den Export mit einem abgeschlossenen und einem offenen Testfall: Betrieb und Zeitraum müssen stimmen; Beobachtung, fachliche Empfehlung und betriebliche Entscheidung müssen unterscheidbar bleiben. Kontrolliere, ob Anlagen und offene Rückfragen zugeordnet sind und der Bericht auch ohne App-Zugang lesbar bleibt. Ändere anschließend den Arbeitsstand: Die bereits ausgegebene Fassung darf dadurch nicht unbemerkt zu einem anderen Nachweis werden. Das sind praktische Abnahmekriterien, keine zusätzliche gesetzliche Pflichtfeldliste.
Die BGHM-Fassung von § 5 DGUV Vorschrift 2 verdeutlicht die Trennung: Sie verlangt regelmäßige Berichterstattung über die übertragenen Aufgaben und behandelt auch Zusammenarbeit sowie Fortbildungsnachweise. Die zugehörige Regel erläutert die dauerhafte Lesbarkeit elektronischer Berichte. Für die Anwendung sind die Fassung des eigenen Unfallversicherungsträgers und einschlägige Übergangsregeln zu prüfen; die BGHM enthält beispielsweise eine Übergangsbestimmung für Fortbildungsnachweise bei bestimmten Altverträgen. Ein App-Feld „Jahresbericht fertig“ erledigt diese Prüfung nicht.
Native App, Web-App oder PWA?
| Form | Kann passend sein, wenn | Vor dem Kauf beweisen lassen |
|---|---|---|
| native iOS-/Android-App | Kamera, Push, längere Offline-Phasen oder Geräteverwaltung zentral sind | genauer Offline-Umfang, Updateprozess, lokale Daten und Plattformgleichheit |
| responsive Web-App | ein gemeinsamer Datenstand und Nutzung ohne Installation genügen | Bedienbarkeit auf kleinem Display, Dateizugriff, Sitzungsschutz und Netzabhängigkeit |
| Progressive Web App | Installation vom Browser und begrenzte lokale Funktionen gewünscht sind | welche Masken und Anhänge wirklich offline laufen; „PWA“ allein beweist das nicht |
Für Android, iPad oder Smartphone zählt der reale Arbeitsbereich. Prüfe die App mit Handschuhen, hellem Licht, langsamem Netz und den im Betrieb freigegebenen Geräten. Ein für die Demo bereitgestelltes High-End-Gerät sagt wenig über den Alltag aus.
Marktbild aus öffentlichen Anbieterangaben
Die Stichprobe wurde am 28. Oktober 2026 anhand öffentlicher Anbieterinformationen geprüft. Sie ist weder Rangliste noch eigener Funktionstest. Bei secova wurde der ausführliche indexierte Produkttext ausgewertet, weil der direkte Seitenabruf nicht gelang. Verfügbarkeit und Vertragsumfang sind vor dem Kauf erneut zu prüfen.
| Angebot | Öffentlich genannte mobile Schwerpunkte | Offene Nachweise |
|---|---|---|
| Sicherlichsicher SiFa-App | noch nicht veröffentlicht; Begehungen, Beratungsaufgaben und Überblick über Maßnahmen geplant | kein genannter Erscheinungstermin; keine zugesicherte produktive MeineGBU-Integration, Offline- oder Exportleistung |
| secova sam Begehungen | App-Erfassung per Text, Sprache, Bild und Video, Maßnahmen, GBU-Verknüpfung, Historie und KI-Vorschläge | Paketgrenzen, Offline-Verhalten, KI-Datennutzung, Rollen und vollständiger Rohdatenexport |
| firstaudit Gefährdungsbeurteilung-App | eigene Formulare, Fotos, Unterschriften und beworbener Offline-Betrieb; Zuweisung von Maßnahmen laut Anbieter nur in kostenpflichtigen Tarifen | Sifa-spezifische Übergabe, Wirksamkeitsentscheidung, Konfliktsynchronisation, Betriebsmodell und Gesamtpreis |
| TÜV Rheinland BegehungsPortal | digitale Begehung durch die Betreuung, Kundenportal mit Maßnahmen, Zuständigkeiten und Rückmeldung; Basiszugang optional und kostenlos für TÜV-Kunden | an die Betreuungsleistung gebundener Zugang, eigener Leistungsumfang, Datenrückgabe und Nutzung nach Vertragsende |
Die Auswahl umfasst ein angekündigtes Spezialprodukt, eine breite EHS-Suite, eine Auditplattform und ein betreuungsgebundenes Portal. Prüfe zuerst, ob beim Betrieb bereits eine passende Plattform vorhanden ist. Der kostenlose Download des sam EHS-Managers setzt laut Entwicklerbeschreibung einen bestehenden sam-Zugang mit Freischaltung voraus; er belegt kein kostenloses Gesamtsystem. Vergleiche anschließend denselben mobilen Ablauf und die dafür nötigen Zugänge und Module.
10-Minuten-Praxistest auf dem echten Gerät
Verwende einen fiktiven Fall mit erfundenen Betriebs- und Personendaten, etwa eine simulierte Ölspur an „Maschine M-17“ auf einer Übungsfläche. Nutze ein Testfoto ohne echte Beschäftigte oder vertrauliche Produktionsdetails. Lege vorab fest, welche Rolle entscheidet, wer umsetzt und wer mit welcher Fachkunde die Wirksamkeit prüft. Die Sifa erhält diese Entscheidungsbefugnisse nicht allein durch ihren App-Zugang.
Die zehn Minuten strukturieren einen kurzen Kerntest; sie sind keine zugesicherte Einführungszeit und ersetzen keine Datenschutz- oder Sicherheitsprüfung. Bei einer echten akuten Gefahr haben Meldung und erforderliche Schutzhandlungen Vorrang vor der Dokumentation.
- Minute 0–2: Standort, Bereich, Maschine und offene Altmaßnahme finden.
- Minute 2–4: Befund und Testfoto zuordnen. Falls Offline-Arbeit ein Muss ist, den Ablauf im Flugmodus durchführen und erforderliche Vorbereitungen festhalten.
- Minute 4–6: Als Sifa eine Empfehlung formulieren; mit dem zuständigen betrieblichen Testkonto die Entscheidung und eine Maßnahme mit Verantwortlichem, Frist und Prüfkriterium festhalten.
- Minute 6–8: Gegebenenfalls wieder verbinden und synchronisieren. Mit dem umsetzenden Testkonto einen unzureichenden Nachweis einreichen; mit der vereinbarten prüfenden Rolle begründet zur Nacharbeit zurückgeben.
- Minute 8–10: Einen verbesserten Nachweis und die separat dokumentierte Wirksamkeitsprüfung nachvollziehen; Bericht und Datensatz exportieren. Offene Prüfschritte bleiben als offen gekennzeichnet.
Ein Test ist bestanden, wenn kein Schritt doppelt erfasst wird, keine Änderung verloren geht, die Rollen korrekt getrennt sind und der Export auch ohne App-Zugang verständlich bleibt. Fehlende Muss-Funktionen sind Ausschlusskriterien, keine Punkte, die ein schönes Dashboard ausgleichen kann.
Interne und externe Sifa: andere Übergaben
Eine interne Sifa arbeitet häufig kontinuierlich in derselben Organisationsstruktur. Sie braucht schnellen Zugriff auf offene Punkte, Änderungen und wiederkehrende Bereiche. Eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit benötigt zusätzlich klare Mandantentrennung, kundenbezogene Rechte, getrennte Berichte und eine vollständige Datenübergabe beim Vertragsende.
In beiden Fällen muss sichtbar bleiben, wer empfohlen, wer entschieden, wer umgesetzt und wer die Wirksamkeit geprüft hat. Ein gemeinsamer Admin-Zugang für mehrere Kunden oder Standorte ist keine ausreichende Rollentrennung.
Fotos, Datenschutz und Geräteverlust
Sifa-Fotos können Personen, Namensschilder, Kennzeichen, Bildschirme, Gesundheitsbezug oder vertrauliche Produktionsdetails zeigen. Nach Artikel 5 DSGVO gilt Datenminimierung. Fotografiere deshalb möglichst den Sachverhalt statt die Person und kläre Zweck, Berechtigung, Speicherdauer und Löschung.
Vor der Freigabe gehören mindestens diese Fragen beantwortet:
- Liegen Fotos oder Notizen lokal auf dem Gerät, und sind sie dort verschlüsselt?
- Kann der Zugang bei Verlust sofort gesperrt und die Sitzung beendet werden?
- Sehen Führungskräfte nur ihre Bereiche und externe Sifas nur ihre Mandanten?
- Werden Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer und Speicherorte offengelegt?
- Lassen sich Fotos berichtsbezogen löschen, ohne die übrige Historie zu zerstören?
- Werden medizinische Befunde aus allgemeinen Sifa-Vorgängen herausgehalten?
Digitale Beratung ersetzt nicht automatisch Präsenz
Die DGUV Vorschrift 2 wurde 2024 überarbeitet und eröffnet unter Bedingungen digitale Beratungsmöglichkeiten. Die trägerspezifischen Fassungen werden seit 2025 schrittweise in Kraft gesetzt. Maßgeblich ist daher die für den Betrieb geltende Fassung des zuständigen Unfallversicherungsträgers.
Eine Sifa App macht eine Leistung mobil dokumentierbar, entscheidet aber nicht, ob ein Termin digital stattfinden darf. Die BGHM-Regelung zu digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien verlangt beispielsweise bekannte betriebliche Verhältnisse, persönliche Leistungserbringung durch die Fachleute und Präsenz, wenn Sachgründe sie erfordern. Umfang und Voraussetzungen hängen vom Betreuungsmodell und der geltenden Fassung ab.
Für den Softwaretest bedeutet das: Vor-Ort-Termin und digitale Beratungsleistung müssen unterscheidbar dokumentiert werden können. Prüfe, ob die Leistung in den Bericht übernommen wird und wer die zulässige Form festlegt. App-Nutzung, Videoberatung und physische Begehung sind drei verschiedene Fragen.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot legt den aktuellen Schwerpunkt auf gespeicherte Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Verantwortliche, Fristen, Versionen, Reviews und den durch Workspace-Verantwortliche gesetzten Unterweisungsstatus. Damit kann eine Sifa Empfehlungen in einen nachvollziehbaren betrieblichen Arbeitsstand übergeben. Eine native iOS- oder Android-Sifa-App, vollständige Offline-Begehungen und eine spezialisierte mobile Fotoerfassung werden derzeit nicht als vorhandener Produktumfang behauptet.
Getrennte Berater-Kundenmandanten sind als geplante Funktion einzuordnen. Wer mehrere Kunden betreut, sollte diesen Bedarf ausdrücklich prüfen; aus der Nutzung eines Workspace folgt keine zugesicherte Mandantenplattform.
Wer diese Funktionen als Muss definiert, sollte sie im Auswahltest nachweisbar fordern. Die Software ersetzt weder die Bestellung und Qualifikation der Fachkraft für Arbeitssicherheit noch ihre fachliche Beratung oder die Verantwortung des Arbeitgebers.
Quellen und Prüfstand
Stand der redaktionellen Prüfung: 28. Oktober 2026. Die rechtliche Einordnung stützt sich auf § 6 ASiG, den DGUV-Mustertext 2024 und die jeweils bezeichneten BGHM-Abschnitte. Die DGUV Regel 100-002 bietet fachliche Empfehlungen; sie ist von der verbindlichen, beim zuständigen Träger geltenden Vorschrift zu unterscheiden. Die detaillierten Aufgaben und Berichtsinhalte bleiben im verlinkten Aufgabenleitfaden.
Marktangaben stammen aus öffentlichen Anbieterquellen, eigene Produktangaben aus dem vorhandenen Programmcode. ArbeitsschutzPilot ist selbst Softwareanbieter. Eigene Tests der genannten Anbieterprodukte und eine unabhängige fachliche Begutachtung wurden nicht durchgeführt. Das Lastenheft und der fiktive Testfall sind Auswahlhilfen, keine Zusage einer vollständigen oder automatisch rechtskonformen Betreuung.