Vorbereitung prüfen

Die Checkliste beginnt vor der Einladung. Sonst wird die Sitzung mit unklaren Themen und fehlenden Unterlagen belastet.

  • Termin im Quartalsrhythmus geplant
  • Teilnehmerkreis geprüft
  • Vertretungen geklärt
  • Tagesordnung mit Ergebniszielen erstellt
  • Unterlagen verlinkt oder verteilt
  • offene Maßnahmen aus der letzten Sitzung aktualisiert
  • neue Themen aus Begehung, Unfallmeldung, Unterweisung oder Prüfungen gesammelt
  • Datenschutz bei personenbezogenen Themen geprüft

Einladung versenden

Die Einladung sollte nicht nur Datum und Ort enthalten.

  • Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink
  • Tagesordnung
  • vorbereitende Unterlagen
  • erwartete Entscheidungen
  • gewünschte Rückmeldungen
  • Frist für zusätzliche Themen
  • Hinweis auf mitzubringende Nachweise

Während der Sitzung

Die Checkliste hilft, die Diskussion auf Ergebnisse zu lenken.

  • Anwesenheit und Rollen erfassen
  • alte Maßnahmen prüfen
  • neue Themen mit Risiko und Dringlichkeit bewerten
  • Beschlüsse klar formulieren
  • Verantwortliche benennen
  • Fristen setzen
  • vertagte Punkte begründen
  • nächste Sitzung vormerken

Nachbereitung

Nach der Sitzung entscheidet sich, ob der ASA Wirkung entfaltet.

  • Protokoll fertigstellen
  • Beschlüsse und Maßnahmen übertragen
  • Verantwortliche informieren
  • Fristen in den Arbeitsprozess übernehmen
  • Unterweisungen oder Dokumentupdates auslösen
  • offene Nachreichungen verfolgen
  • Status für die nächste Sitzung vorbereiten

Digital statt lose Liste

Eine Checkliste in Word oder Excel kann starten. Sobald mehrere Standorte, viele Maßnahmen oder wiederkehrende Themen entstehen, sollte die Checkliste mit Maßnahmen und Nachweisen verbunden werden. Sonst wird die ASA Sitzung zwar vorbereitet, aber die Umsetzung bleibt unsicher.