Aufbau eines schlanken Formulars

Das Formular sollte in wenigen Minuten ausgefüllt werden können. Wer zu viele Pflichtfelder verlangt, bekommt weniger Meldungen.

Sinnvolle Felder:

  • Meldedatum
  • Ereignisdatum
  • Bereich oder Standort
  • Tätigkeit
  • kurze Beschreibung
  • mögliche Verletzung oder Schadenfolge
  • beteiligtes Arbeitsmittel, Stoff oder Umgebung
  • Sofortmaßnahme
  • vermutete Ursache
  • Foto oder Anlage
  • Kontakt für Rückfragen

Bewertungsbereich ergänzen

Der zweite Teil sollte nicht von der meldenden Person ausgefüllt werden müssen. Er gehört zur Bewertung durch die zuständige Stelle.

  • Risikoeinschätzung
  • Wiederholungswahrscheinlichkeit
  • Bezug zur Gefährdungsbeurteilung
  • notwendige Maßnahme
  • verantwortliche Person
  • Frist
  • Status
  • Wirksamkeitsprüfung
  • Entscheidung zur Unterweisung oder Kommunikation

Gute Formulierungen

Das Formular sollte neutral formuliert sein. Besser ist “Was ist passiert?” statt “Wer hat den Fehler gemacht?”.

Gute Fragen:

  • Was wurde beobachtet?
  • Was hätte passieren können?
  • Welche Sofortmaßnahme wurde ergriffen?
  • Welche Bedingungen haben dazu beigetragen?
  • Was würde eine Wiederholung verhindern?

PDF, Word oder digitales Formular?

Ein Word- oder PDF-Formular ist für den Einstieg ausreichend. Ein digitales Formular wird sinnvoll, wenn Meldungen nachverfolgt, ausgewertet und als Maßnahmen gesteuert werden sollen.

Wichtig ist die Verbindung zur Umsetzung. Eine Meldung ohne Maßnahmenstatus wird selten zu echter Prävention.