Wann Software statt Excel sinnvoll ist

Gefahrstoffkataster Software lohnt sich, wenn die Abstimmung über Änderungen mit der bisherigen Liste nicht mehr zuverlässig gelingt. Das kann bei wenigen häufig wechselnden Produkten auftreten; ein größerer, stabiler Bestand muss dagegen nicht automatisch eine neue Anwendung erfordern.

Prüfen Sie zunächst drei Fragen: Wer bemerkt ein neues Produkt? Wer entscheidet über dessen Verwendung? Wie erfahren betroffene Arbeitsbereiche von einer relevanten Änderung? Fehlen darauf belastbare Antworten, ist zuerst der Pflegeprozess zu klären. Software kann ihn unterstützen, aber nicht die Zuständigkeit erfinden.

Eine kontrollierte Excel-Datei mit erreichbaren Dokumenten und geregelter Bearbeitung kann ausreichen. Hinweise auf einen Wechselbedarf sind widersprüchliche Bereichslisten, unbearbeitete SDB-Änderungen, unklare Vertretungen oder fehlender Lesezugriff. Für den Tabellenaufbau gibt es den eigenen Leitfaden Gefahrstoffkataster Excel.

Wichtige Funktionen

Unterscheiden Sie gesetzliche Verzeichnisangaben von zusätzlichen Organisationsfunktionen. § 6 Absatz 12 GefStoffV verlangt grundsätzlich:

  • Bezeichnung des Gefahrstoffs;
  • Einstufung oder Angaben zu gefährlichen Eigenschaften;
  • verwendete Mengenbereiche;
  • Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte exponiert sein können;
  • Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter.

Die Ausnahme bei ausschließlich Tätigkeiten mit geringer Gefährdung ist zu beachten. Ein separates Feld „Review-Termin“ oder eine bestimmte Softwaremaske ist dort nicht vorgeschrieben.

Für einen gepflegten Bestand sind darüber hinaus diese Auswahlkriterien sinnvoll:

  • Bereichsbezug: Arbeitsbereich und Lagerort unterscheiden. Ein Produkt im Zentrallager kann in mehreren Werkstätten verwendet werden.
  • Dokumentenstatus: SDB-Fassung, Eingang und Prüfung getrennt anzeigen; eine neu hochgeladene Datei nicht automatisch als geprüft markieren.
  • Zuständigkeit: Bearbeiter, entscheidungsbefugte Person und Vertretung festlegen können.
  • Offene Arbeit: Rückfragen und fehlende Informationen mit Frist, Empfänger und Ergebnis verfolgen.
  • Verlauf: erkennen, wer welche Angabe oder Entscheidung geändert hat.
  • Ausgabe: Bereichslisten samt Dokumentenbezug und Bearbeitungsstand ausgeben, ohne offene Punkte zu verstecken.

Die gesetzlich genannten Verzeichnisangaben Nummer 1, 2, 4 und 5 müssen Betroffenen und ihrer Vertretung zugänglich sein. Testen Sie deshalb einen gewöhnlichen Lesezugang. Ein funktionierender Administratorzugang genügt als Nachweis nicht.

Auswahlkriterien

Legen Sie vor einer Vorführung fest, was zwingend funktionieren muss. Dazu können standortbezogene Rechte, eine Vertretungsregel und ein nachvollziehbarer Umgang mit offenen Prüfungen gehören. Fragen Sie nach dem tatsächlich angebotenen Paket: Was ist enthalten, was muss eingerichtet werden und was übernimmt ein zusätzlicher Dienstleister?

Welche Lösungen kommen infrage?

Die folgende Orientierung beruht auf öffentlichen Produktbeschreibungen, gelesen am 22. September 2026. Sie ist weder Rangliste noch eigener Produkttest. Die Angebote haben unterschiedliche Zielgruppen; die Prüffragen sind keine festgestellten Mängel.

Angebot und beschriebener Ansatz Frage für Ihre Auswahl
Quentic: Verzeichnis mit Einsatzorten und Verwendungsfreigaben Kann dieselbe Verwendung je Arbeitsbereich unterschiedlich entschieden werden?
GeSi GefStoff-Profi: etablierte GeSi³-Lösung und browserbasiertes GeSi4 im Early Access Welche benötigten Funktionen stehen in der angebotenen Generation bereits bereit?
DaMaRIS: Kataster mit räumlichen Zuordnungen und anpassbaren Organisationsstrukturen Wie bleiben Zuständigkeiten bei einer Abteilungsänderung erhalten?
sam von secova: konfigurierbare Freigabeabläufe und mobile Informationen Wer übernimmt offene Entscheidungen bei Abwesenheit?
Web SARA: standortbezogenes Kataster mit eigenen Bearbeitungsabläufen Wie wird eine Rückfrage nach der SDB-Prüfung an den zuständigen Bereich übergeben?
CLAKS: Inventarisierung und Gebindeverlauf bis zur Entsorgung Brauchen Sie einzelne Gebindebewegungen oder vor allem eine gepflegte Bereichsübersicht?
Gefahrstoff-QR: SDB-Erfassung, Änderungsverlauf und QR-Zugriff Welchen Dokumentenstand öffnet ein bereits gedruckter Code nach einer Änderung?
SeDi-Tech: Kataster-App als Bestandteil betreuter Erstellung und Pflege Welche Informationen muss Ihr Betrieb liefern, welche Prüfung übernimmt der Service?
GESTIS-Stoffenmanager: Beurteilungsunterstützung mit Verzeichnis und Export Reicht der kostenlose Umfang von bis zu 35 Produkten und Gefährdungsbeurteilungen?
DEGINTU: kostenlose Bestandsverwaltung und Verzeichnis für den Unterricht Gehört Ihre Einrichtung zur Zielgruppe Schulen, Schülerlabore oder Lehramtsbildung?

Vergleichen Sie neben der Lizenz die Einführung, laufende Datenpflege, Lesezugänge, Standorte, Schulung, Schnittstellen und Datenherausgabe. Ein betreuter Dienst und eine selbst gepflegte Anwendung lassen sich nicht allein anhand des Monatsbetrags vergleichen.

Gefahrstoffkataster mit Folgeprozessen verbinden

Das Kataster soll betroffene Verwendungen und offene Prüfanlässe auffindbar machen. Eine neue SDB-Fassung darf nicht dadurch erledigt sein, dass jemand die Datei ersetzt hat. Die zuständige Person muss feststellen, ob sich für die tatsächliche Tätigkeit etwas ändert und welche Folgeschritte erforderlich sind.

Nach § 14 GefStoffV müssen relevante Sicherheitsinformationen einschließlich SDB zugänglich sein; Betriebsanweisungen sind bei maßgeblichen Änderungen der Arbeitsbedingungen anzupassen. Eine Katasterverknüpfung unterstützt den Zugriff, ersetzt aber weder die Prüfung noch die Unterweisung.

Die vertiefenden Auswahlhilfen behandeln unterschiedliche Aufgaben:

Pflegeprozess im Alltag prüfen

Verlangen Sie getrennte Aussagen zum Bearbeitungsstand der Daten und zum Status einer konkreten Verwendung. „SDB erfasst“ bedeutet nicht „Produkt für jede Tätigkeit freigegeben“. Die folgenden Zustände sind ein Organisationsvorschlag, keine gesetzlich vorgegebene Statusliste:

  1. Angefragt: Der Einkauf meldet Produkt, vorgesehenen Zweck und Arbeitsbereich. Die geplante Verwendung bleibt bis zur betrieblich erforderlichen Prüfung erkennbar offen.
  2. In Klärung: Fehlende Informationen erhalten eine zuständige Person. Eine offene Rückfrage verschwindet nicht durch einen erfolgreichen Dateiimport.
  3. Für die Verwendung entschieden: Ergebnis, Geltungsbereich, entscheidende Person und zugrunde liegende Unterlagen sind nachvollziehbar. Eine Entscheidung für eine Werkstatt gilt nicht ungeprüft für eine andere Tätigkeit.
  4. Änderung zu prüfen: Ein neues Dokument, eine andere Anwendung oder ein geänderter Mengenbereich wird den betroffenen Bereichen zugeordnet. Erforderliche Schutzmaßnahmen sind fachlich zu klären; ein Termin ersetzt sie nicht.
  5. Verwendung beendet: Ende und verbleibende Bestände werden dokumentiert. Nicht mehr verwendete Produkte lassen sich aus der aktuellen Arbeitsliste ausblenden, ohne benötigte historische Nachweise zu verlieren.

Fiktiver Prüffall für die Demo: Ein Reiniger wird in der Werkstatt verwendet; eine zweite Abteilung möchte ihn erstmals einsetzen. Gleichzeitig trifft eine neue SDB-Fassung ein, während die zuständige Person Urlaub hat. Lassen Sie zeigen, wie die Vertretung beide Vorgänge unterscheidet. Die bestehende Verwendung darf nicht allein wegen der neuen Datei als erneut geprüft gelten, und die neue Verwendung darf nicht unbemerkt eine alte Entscheidung erben.

Das Ergebnis des Tests sollte eine nachvollziehbare Aufgaben- und Entscheidungskette sein. Ob und unter welchen Bedingungen weitergearbeitet werden darf, ist fachlich zu beurteilen, nicht durch eine allgemeine Softwareampel.

Grenzen kostenloser Lösungen

Kostenlos bedeutet nicht ungeeignet. Eine Tabelle kann Aufgaben und Status enthalten; eine kostenlose Anwendung kann ein Verzeichnis führen. Umgekehrt garantiert eine bezahlte Lizenz weder aktuelle Daten noch eine fachkundige Prüfung.

Beachten Sie die unterschiedlichen Angebote oben: GESTIS-Stoffenmanager hat einen begrenzten kostenlosen Umfang und daneben Premiumlizenzen. DEGINTU richtet sich an den Bildungsbereich. Ein zeitlich begrenzter Testzugang ist keine dauerhaft kostenlose Betriebslösung.

Prüfen Sie bei jedem Modell: Bleiben Ihre Dokumente erreichbar? Können mehrere berechtigte Personen arbeiten? Was passiert bei Überschreiten eines Limits oder Vertragsende? Wer trägt den Pflegeaufwand? Beim Kauf zählt der belegte Nutzen für Ihren Ablauf, nicht allein die Zahl der Funktionen.

Pilot und laufende Pflege organisieren

Starten Sie mit einem abgegrenzten Arbeitsbereich und benannten Verantwortlichen. Legen Sie einen Ausgangsstand der Liste und Dokumente fest und kennzeichnen Sie ungeklärte Einträge. Das erstmalige Aufnehmen der Bestände wird unter Gefahrstoffkataster erstellen erläutert.

Vor dem produktiven Wechsel sollten Sie diese Ergebnisse prüfen:

  • Neue Produkte erreichen die zuständige Prüfung vor der vorgesehenen Verwendung.
  • Dokumentenänderungen erzeugen auffindbare Aufgaben für betroffene Bereiche.
  • Eine Vertretung kann offene Vorgänge übernehmen, ohne fremde Entscheidungen zu überschreiben.
  • Beschäftigte finden die benötigten Informationen am tatsächlichen Arbeitsplatz; für einen Ausfall besteht ein geregelter Ersatzweg.
  • Export und archivierte Unterlagen lassen sich lesen und den Einträgen zuordnen.
  • Es ist klar, ab wann welches System führend ist. Unkontrollierte parallele Listen werden nicht fortgeführt.

Nach der Einführung bleiben Änderungen und unerledigte Aufgaben zu kontrollieren. Eine betriebliche Wiedervorlage hilft, darf anlassbezogene Prüfungen aber nicht aufschieben. § 6 Absatz 10 GefStoffV verlangt die regelmäßige Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung und ihre umgehende Aktualisierung bei entsprechenden Veränderungen oder neuen Informationen; daraus folgt kein pauschaler jährlicher Kataster-Stichtag.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot bietet Funktionen für allgemeine Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Fristen, Versionen und den durch Workspace-Verantwortliche dokumentierten Unterweisungsstatus. Diese Leistungen können organisatorische Arbeitsschutzaufgaben unterstützen.

Daraus lässt sich jedoch kein fertiges Gefahrstoffkataster mit automatischer SDB-Pflege, Excel-Übernahme oder spezialisierten Stofffreigaben ableiten. Lassen Sie solche Anforderungen gesondert bestätigen. Betriebsanweisungen sind in der Roadmap als geplant und nicht im Kauf enthalten ausgewiesen. Beziehen Sie Ihre Auswahl auf verfügbare Leistungen, nicht auf mögliche spätere Erweiterungen.

Offizielle Quellen und Einordnung

Dieser Leitfaden trennt die Verzeichnisanforderungen der GefStoffV von empfohlenen Pflege- und Auswahlkriterien. Die verlinkten Anbieterbeschreibungen belegen beworbene Funktionen, keine unabhängige Prüfung ihrer Leistung oder Rechtssicherheit. Der fiktive Demo-Fall ist kein Erfahrungsbericht.

Für die fachliche Beurteilung sind unter anderem TRGS 400 sowie, je nach Aufgabe, TRGS 510 zur Lagerung, TRGS 555 zur Betriebsanweisung und Information und TRGS 600 zur Substitution einzuordnen. Die Softwareauswahl ersetzt keine fachkundige Gefahrstoffbewertung und keine Prüfung der konkreten betrieblichen Situation.