Vorbereitung

Legen Sie zuerst den Erfassungsumfang fest: Standorte, Werkstätten, Reinigungsräume, Wartungsplätze, Außenlager und gegebenenfalls Fahrzeuge. Notieren Sie je Bereich eine Ansprechperson, den Begehungstermin und den Bearbeitungsstand. „Noch nicht besucht“ muss von „geprüft, keine relevanten Funde“ unterscheidbar bleiben.

Sammeln Sie drei Ausgangsbestände: vorhandene Stofflisten, Beschaffungsunterlagen und Sicherheitsdatenblätter. Halten Sie jeweils Herkunft und Stand fest. Diese Unterlagen sind Ausgangspunkte für den Abgleich, keine Bestätigung eines vollständigen Katasters.

Der Begriff Kataster bezeichnet hier eine erweiterte betriebliche Übersicht. Ihr rechtlicher Kern ist das Gefahrstoffverzeichnis nach § 6 Absatz 12 GefStoffV. Eine zusätzliche, davon unabhängige Katasterpflicht ergibt sich nicht allein aus dieser Bezeichnung. Die qualifizierte Ausnahme bei geringer Gefährdung erläutert Gefahrstoffkataster-Pflicht; kleine Gebinde sind kein pauschaler Ausnahmetatbestand.

Schritt 1: Bestand aufnehmen

Gehen Sie gemeinsam mit einer bereichskundigen Person durch die Arbeitsplätze. Erfassen Sie Produktname, Hersteller beziehungsweise Lieferant, vorhandene Kennzeichnung, Fundort, Verwendung und Mengenangaben mit ihrem jeweiligen Bezug. Ein aktueller Lagerbestand ist nicht automatisch der im Betrieb verwendete Mengenbereich.

Fragen Sie auch nach seltenen Arbeiten: Was wird nur bei Wartung, Störungen oder saisonaler Reinigung eingesetzt? Werden Produkte lokal bestellt, umgefüllt oder von Dienstleistern mitgebracht? Solche Hinweise helfen, Lücken der zentralen Einkaufsliste zu finden; Zuständigkeiten bei Fremdfirmen sind gesondert abzustimmen.

Betrachten Sie außerdem die Arbeitsverfahren. Beim Schleifen oder Schweißen können Gefahrstoffe entstehen, ohne als eigenständiges Produkt im Einkaufsbestand aufzutauchen. Die TRGS 400, Nummern 5.2 und 5.4 erfasst auch solche Stoffe und den Tätigkeitskontext.

Unbekannte Gebinde erhalten einen Klärungsvermerk mit Fundort und verantwortlicher Person. Nicht öffnen, daran riechen oder Inhalte mischen, um ihre Identität zu erraten. Die sichere Handhabung ist fachlich zu organisieren; eine versehentliche Verwendung ist zu verhindern. Nach § 8 Absatz 2 GefStoffV dürfen Tätigkeiten nicht ausgeübt werden, solange die dortigen Anforderungen an Identifizierbarkeit und Kennzeichnung nicht erfüllt sind.

Schritt 2: Sicherheitsdatenblätter prüfen

Ordnen Sie jedes Sicherheitsdatenblatt, kurz SDB, dem tatsächlich gefundenen Produkt zu. Ähnliche Handelsnamen reichen für eine Zusammenführung nicht aus. Prüfen Sie Hersteller, Produktkennung und gegebenenfalls abweichende Varianten, bevor Sie vermeintliche Dubletten löschen.

Nach TRGS 400 Nummer 5.1 ist eine aktuelle Fassung heranzuziehen und auf offensichtlich fehlende, widersprüchliche oder fehlerhafte Angaben zu prüfen. Fordern Sie erforderlichenfalls eine Korrektur beim Lieferanten an. Ein gespeichertes Datum ersetzt diese Prüfung nicht. Fehlt ein erforderliches SDB, dokumentieren Sie Anfrage, Zuständigkeit und Klärungsstand.

Wo kein SDB vorgeschrieben oder für einen entstehenden Gefahrstoff nicht verfügbar ist, benötigen Sie andere geeignete Informationen. Erfassen Sie deren Herkunft statt eines bedeutungslosen Eintrags „nicht vorhanden“. Eine Informationslücke darf nicht als fehlende Gefährlichkeit interpretiert werden.

Bewahren Sie beim Versionswechsel den bisherigen Dokumentenstand nachvollziehbar auf und kennzeichnen Sie eindeutig, welche Fassung aktuell verwendet wird. So bleibt später erklärbar, auf welchen Informationen eine frühere Bewertung beruhte.

Schritt 3: Felder und Status definieren

Das gesetzliche Verzeichnis benötigt mindestens Stoffbezeichnung, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, verwendete Mengenbereiche, betroffene Arbeitsbereiche und den Verweis auf entsprechende SDB. Die Feldlogik erläutert Gefahrstoffverzeichnis erstellen. Ergänzungen wie Fundort, Rückfrage, Bearbeiter und Änderungsdatum dienen hier der Organisation der Ersterfassung.

Vergeben Sie eine stabile interne Kennung für jeden geklärten Stoff- beziehungsweise Produktdatensatz. Ordnen Sie Einsatzorte und Tätigkeiten darunter zu, statt beim zweiten Standort die gesamte Produktbeschreibung erneut abzuschreiben. Eine Gefahrstoffkataster-Vorlage hilft beim Aufbau; die tatsächliche Zuordnung muss der Betrieb prüfen.

Trennen Sie drei Bearbeitungsebenen:

  • Erfasst: Der Fund ist dokumentiert; offene Fragen können noch bestehen.
  • Daten geprüft: Identität, Quellen und betriebliche Zuordnung wurden kontrolliert; Prüfer und Datum sind festgehalten.
  • Tätigkeit beurteilt: Die konkrete Verwendung wurde bewertet und erforderliche Schutzmaßnahmen wurden umgesetzt. Dieser Nachweis ist nicht mit einer Datenprüfung gleichzusetzen.

Diese Bezeichnungen sind ein Organisationsvorschlag, keine gesetzlich vorgegebenen Statuswerte. Ergänzen Sie für jede offene Frage eine zuständige Person und einen nächsten Schritt. Ein grünes Feld ohne erklärten Prüfmaßstab hilft bei der Übergabe nicht.

Schritt 4: Folgeprozesse anschließen

Übergeben Sie die ermittelten Angaben an die fachkundige Gefahrstoffbeurteilung. Klären Sie dabei auch Substitutionsmöglichkeiten, Lagerbedingungen, Betriebsanweisungen und erforderliche Unterweisungen. Ein Verweis sollte auf die zur jeweiligen Tätigkeit passende Bewertung zeigen, nicht nur auf einen allgemeinen Ordner.

Nach § 7 Absatz 1 GefStoffV darf die Tätigkeit erst nach Gefährdungsbeurteilung und Umsetzung der erforderlichen Schutzmaßnahmen aufgenommen werden. Ein noch laufendes Erfassungsprojekt oder eine beauftragte externe Prüfung setzt diese Voraussetzung nicht außer Kraft.

Halten Sie organisatorische Restarbeiten getrennt von sicherheitsrelevanten Lücken: Ein noch zu vereinheitlichender Dateiname ist etwas anderes als ein ungeklärter Stoff oder eine fehlende Beurteilung. Verantwortliche müssen erkennen können, welche Fragen vor einer Tätigkeit zu lösen sind.

Abgleichbeispiel: vier Lücken vor dem Abschluss klären

Das folgende fiktive Beispiel zeigt einen Bestandsabgleich, keine Stoffbewertung. Ein Betrieb vergleicht die Begehungsnotizen mit Bestellungen und seinem SDB-Ordner. Vier unterschiedliche Abweichungen führen zu vier unterschiedlichen Rückfragen:

Abweichung Nächster Arbeitsschritt Nachvollziehbarer Abschluss
Gebinde gefunden, aber kein passender Beschaffungs- oder Dokumentennachweis Identität und Herkunft über Bereichsverantwortliche und Lieferant klären; unbeabsichtigte Verwendung verhindern Zuordnung belegt; sichere weitere Handhabung geklärt
Produkt bestellt, bei der Begehung nicht gefunden Empfänger nach Einsatzort, Verbrauch oder Weitergabe fragen Verbleib dokumentiert; relevanter Einsatzbereich ergänzt
SDB vorhanden, aber weder aktueller Fund noch bestätigte Verwendung Prüfen, ob Altprodukt, Muster oder weiterhin eingesetzter Stoff Aktiver Datensatz bestätigt oder mit Begründung als historisch eingeordnet
Staub entsteht bei einer Tätigkeit, erscheint aber in keiner Bestellung Verfahren und entstehenden Gefahrstoff fachkundig klären Tätigkeit und geeignete Informationsquelle zugeordnet

Importieren Sie deshalb nicht jedes PDF automatisch als aktiven Bestand. Entfernen Sie umgekehrt keinen Eintrag allein deshalb, weil am Begehungstag kein Gebinde sichtbar war. Auch ein inzwischen verbrauchtes Produkt kann für wiederkehrende Tätigkeiten relevant bleiben.

Ersterfassung abschließen und Pflege übergeben

Vereinbaren Sie vor dem Abschlussgespräch konkrete Prüfkriterien. Als betriebliche Übergabecheckliste eignen sich:

  1. Jeder vorgesehene Bereich wurde tatsächlich geprüft; ausgelassene Bereiche sind nicht stillschweigend als erledigt markiert.
  2. Funde, Beschaffung und Dokumentenbestand wurden abgeglichen; relevante Abweichungen sind geklärt.
  3. Erforderliche Angaben sind belegt, Quellen erreichbar und Arbeitsbereiche eindeutig zugeordnet.
  4. Der Informationszugang wurde mit einer betroffenen Person praktisch getestet.
  5. Pflegeverantwortliche und Vertretung haben die Unterlagen übernommen; neue Beschaffungen und Änderungen haben einen festgelegten Meldeweg.

Bleiben sicherheitsrelevante Angaben ungeklärt, dokumentieren Sie einen Zwischenstand statt einer vollständig geprüften Erfassung. Eine Aufgabenliste macht solche Lücken sichtbar, schließt sie aber nicht.

Lassen Sie bei der Übergabe außerdem einen realistischen Änderungsfall durchspielen: Ein Bereich möchte ein Ersatzprodukt bestellen. Wer erhält die Information, prüft die Unterlagen und veranlasst die Bewertung vor dem Einsatz? Erst wenn diese Zuständigkeiten praktisch funktionieren, wird aus der einmaligen Bestandsaufnahme eine gepflegte Übersicht.

Selbst erstellen oder erstellen lassen

Die Aufnahme von Produktnamen, Fundorten und Unterlagen lässt sich intern vorbereiten. Das ist nicht gleichbedeutend mit der Fachkunde für eine Gefahrstoffbeurteilung. Bei unklaren Identitäten, widersprüchlichen Angaben oder fehlender eigener Fachkunde benötigen Sie entsprechende Unterstützung.

Auch externe Ersteller brauchen Auskunft über die tatsächlichen Arbeitsbedingungen. Vereinbaren Sie ausdrücklich, wer vor Ort prüft und wer offene Rückfragen beantwortet. Leistungsumfang und Übergabekriterien behandelt Gefahrstoffkataster erstellen lassen. Die Verantwortung des Arbeitgebers wird durch den Auftrag nicht ersetzt.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot unterstützt die allgemeine Gefährdungsbeurteilungs- und Maßnahmenorganisation mit Verantwortlichen, Fristen, Status und dokumentierten Versionen. Diese Funktionen können helfen, die aus einer Bestandsaufnahme entstehenden Aufgaben nachzuverfolgen.

Ein spezialisiertes Gefahrstoffkataster, automatischer SDB-Import oder eine automatische fachliche Stoffprüfung wird damit nicht zugesagt. Führen Sie die Stoffübersicht in einer dafür geeigneten Struktur und prüfen Sie den benötigten Funktionsumfang vor der Werkzeugauswahl.

Offizielle Quellen und Einordnung

Die gesetzlichen Grundlagen sind insbesondere §§ 6 bis 8 GefStoffV. TRGS 400 konkretisiert die Informationsermittlung und das Gefahrstoffverzeichnis; die unten aufgeführten Regeln zu Lagerung und Betriebsanweisung ergänzen die Folgearbeiten.

Der beschriebene Drei-Quellen-Abgleich und die Abschlusscheckliste sind redaktionelle Organisationshilfen, keine amtlichen Formulare. Sie ersetzen weder eine fachkundige Beurteilung der konkreten Tätigkeiten noch die erforderlichen Schutzmaßnahmen.