Kurzdefinition
Das Gefahrstoffkataster zeigt, welche Gefahrstoffe zu welchen betrieblichen Bereichen gehören und auf welchen Informationen die Einträge beruhen. Die Bezeichnung ist im Alltag verbreitet; rechtlich spricht § 6 GefStoffV vom Gefahrstoffverzeichnis. Beide Namen können dieselbe Übersicht meinen. Ein Kataster muss deshalb nicht zusätzlich zu einer bereits geeigneten Liste geführt werden.
Diese Seite erklärt den Überblick und die laufende Pflege nach der Ersterfassung. Für den erstmaligen Abgleich von Begehung, Einkauf und Unterlagen gibt es die Anleitung Gefahrstoffkataster erstellen. Eine gespeicherte Liste ist weder eine Gefährdungsbeurteilung noch die Erlaubnis, eine bisher ungeprüfte Tätigkeit zu beginnen.
Was in ein Gefahrstoffkataster gehört
Eine brauchbare Struktur trennt drei Ebenen: Stoffinformationen, betriebliche Verwendung und Bearbeitungsstand. Der Produktdatensatz enthält etwa Bezeichnung, Herstellerkennung und Dokumentenbezug. Die Verwendung beschreibt die tatsächlichen Arbeitsbereiche und Mengenbereiche. Zum Bearbeitungsstand gehören zuständige Person, letzte Prüfung und noch offene Rückfragen.
Diese Trennung verhindert einen typischen Fehlschluss: „Sicherheitsdatenblatt hochgeladen“ bedeutet nicht „alle Verwendungen geprüft“. Dasselbe Produkt kann in mehreren Bereichen unterschiedlich eingesetzt werden. Ein Lagerplatz beschreibt außerdem nicht automatisch den Arbeitsplatz, an dem Beschäftigte exponiert sein können.
Berücksichtigen Sie auch Gefahrstoffe, die bei der Arbeit entstehen oder freigesetzt werden, etwa Stäube oder Rauche. Sie fehlen in reinen Einkaufslisten. TRGS 400 Nummern 5.2 und 5.4 beziehen diese Stoffe und auch Reinigung, Wartung, Lagerung und andere Betriebszustände in die Ermittlung ein.
Pflichtkern, wenn es das Verzeichnis ersetzt
§ 6 Absatz 12 GefStoffV nennt fünf Mindestangaben. Ein als Kataster geführtes Verzeichnis muss diese Anforderungen ebenso erfüllen:
| Mindestangabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Bezeichnung | Stoff oder Produkt eindeutig zuordnen. |
| Einstufung oder Eigenschaften | Gefährlichkeit nachvollziehbar beschreiben; Piktogramme allein ersetzen die Einstufungsangaben nicht. |
| Verwendete Mengenbereiche | Betrieblichen Bezug und Einheit erkennen lassen. |
| Arbeitsbereiche | Bereiche erfassen, in denen Beschäftigte exponiert sein können. |
| SDB-Verweis | Das entsprechende Sicherheitsdatenblatt auffindbar machen; Datum und Version ergänzen den Verweis. |
Die Angaben Nummer 1, 2, 4 und 5 müssen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein. Mengenbereiche bleiben Pflichtinhalt, sind aber nicht Teil dieser Zugänglichkeitsregel. Vertiefende Ausfüllhinweise bietet Gefahrstoffverzeichnis: Inhalt.
Die Ausnahme bei ausschließlich geringer Gefährdung verlangt eine entsprechende Beurteilung. Eine kleine Flasche oder eine kurze Produktliste reicht als Begründung nicht. Die einzelnen Kriterien behandelt Gefahrstoffkataster-Pflicht. Lagerklasse, Zuständigkeit und Prüftermin können nützliche Ergänzungen sein; sie sind keine weiteren Mindestangaben aus Absatz 12.
Sicherheitsdatenblatt als Quelle nutzen
Ein Sicherheitsdatenblatt, kurz SDB, muss zum tatsächlich verwendeten Produkt passen. Nach TRGS 400 Nummer 5.1 ist eine aktuelle Fassung heranzuziehen und auf offensichtlich unvollständige, widersprüchliche oder fehlerhafte Angaben zu prüfen. Erforderlichenfalls ist beim Lieferanten eine Korrektur anzufordern. Ein junges Dateidatum ersetzt diese Prüfung nicht.
Halten Sie drei Angaben auseinander: Überarbeitungsstand des Lieferanten, Eingang der Datei und Ergebnis der betrieblichen Prüfung. Ändern Sie nicht das Originaldatum, nur weil jemand das Dokument erneut gelesen hat. Eine fehlende Datei und ein Stoff ohne vorgeschriebene SDB-Bereitstellung sind ebenfalls verschiedene Fälle; für Letzteren sind andere geeignete Informationen zu beschaffen.
Beim Versionswechsel bleiben frühere Entscheidungsgrundlagen nachvollziehbar. KomNet erläutert, warum auch Vorgängerversionen aufbewahrungsrelevant sein können. Einzelheiten zu Fristen und Dokumentenständen stehen unter Sicherheitsdatenblatt: Aufbewahrung und Aktualisierung.
Abgrenzung zum Gefahrstoffverzeichnis
Die Begriffe bilden keine feste gesetzliche Trennung zwischen Pflichtliste und freiwilliger Verwaltung. Auch das Gefahrstoffverzeichnis kann zusätzliche Pflegefelder enthalten. Manche Betriebe nennen ein umfassenderes System „Kataster“; dann sollte erkennbar sein, welche Ansicht das gesetzliche Verzeichnis liefert.
Der Vergleich der beiden Bezeichnungen erläutert auch den Umgang mit zwei vorhandenen Listen. Die Seite Gefahrstoffverzeichnis dient als Einstieg zur gesetzlichen Liste. Die Aufteilung unserer Ratgeber nach Aufgaben ist keine rechtliche Definition unterschiedlicher Dokumente.
Wann ein Kataster besonders wichtig wird
Besonders wichtig ist eine geregelte Pflege, wenn Beschaffung, Anwendung und Dokumentenablage bei verschiedenen Personen liegen. Neue Standorte, wechselnde Lieferanten oder seltene Wartungsarbeiten erhöhen den Abstimmungsbedarf. Das ist kein gesetzlicher Schwellenwert nach Stoffzahl: Auch wenige Stoffe können eine anspruchsvolle Beurteilung erfordern.
Legen Sie die Zusammenarbeit konkret fest:
- Einkauf und Anwendende melden Produktwechsel und veränderte Tätigkeiten, bevor diese unbemerkt im Bestand ankommen.
- Pflegende Person und Vertretung ordnen Meldungen den Datensätzen zu, fordern fehlende Unterlagen an und halten Rückfragen sichtbar.
- Fachkundige Beurteilung klärt Auswirkungen auf Gefährdungen und Schutzmaßnahmen. Sie ist nicht allein durch die Dateneingabe erledigt.
- Arbeitgeber beziehungsweise zuständige Führung sorgt für Befugnisse, Zeit und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen.
Diese Arbeitsteilung ist ein Organisationsvorschlag. Die fachkundige Gefährdungsbeurteilung richtet sich nach § 6 Absatz 11; § 7 GefStoffV verlangt die erforderliche betriebliche Organisation sowie Beurteilung und Schutzmaßnahmen vor Tätigkeitsbeginn.
Kataster aktuell halten
Anlassbezogene Pflege und regelmäßige Durchsicht ergänzen sich. TRGS 400 Nummer 5.8 verlangt einen aktuellen Stand. Die BGW empfiehlt eine jährliche Aktualitätsprüfung; daraus wird keine allgemeine gesetzliche Jahresfrist. Relevante Änderungen dürfen nicht bis zum nächsten Kalendertermin liegen bleiben.
| Änderungsanlass | Was geprüft werden muss |
|---|---|
| Anderes Produkt | Identität und vorgesehene Verwendung neu zuordnen; alte Entscheidungen nicht ungeprüft übernehmen. |
| Neue SDB-Fassung | Inhaltliche Änderungen und betroffene Tätigkeiten ermitteln, nicht nur die Datei austauschen. |
| Anderer Einsatz | Arbeitsbereich, Menge, Verfahren und mögliche Exposition überprüfen, auch wenn das SDB unverändert ist. |
| Verwendung endet | Verbleibende Bestände und andere Einsatzbereiche klären; benötigte historische Unterlagen nicht einfach löschen. |
Beispiel: Eine Lieferantenmeldung nachvollziehbar abschließen
Fiktiver Fall: Für ein bereits verwendetes Produkt trifft ein überarbeitetes SDB ein. Die Einkaufsnummer ist unverändert. Eine bloße Notiz „PDF ersetzt“ lässt offen, ob die Änderung Auswirkungen auf die Arbeit hat.
Ein kurzer Änderungsvermerk kann vier Fragen beantworten:
- Was ist eingegangen? Produktkennung, Quelle sowie bisherige und neue Dokumentenfassung festhalten. Eine unveränderte Einkaufsnummer belegt nicht, dass das Produkt unverändert geblieben ist.
- Was ändert sich inhaltlich? Relevante Abweichungen benennen oder das begründete Ergebnis festhalten, dass sich für die betrachtete Tätigkeit nichts ändert. Offene Fragen erhalten einen Empfänger.
- Welche Folgen sind entschieden? Betroffene Bereiche, Beurteilungen und Maßnahmen mit Ergebnis und verantwortlicher Person zuordnen. Eine Datensatzänderung ist kein pauschaler Verwendungsnachweis.
- Ist die Umsetzung angekommen? Prüfen, ob angepasste Informationen erreichbar und erforderliche Maßnahmen umgesetzt sind. Den Abschluss mit einem Beleg verbinden, nicht nur mit einem Häkchen.
Bei maßgeblichen Änderungen der Arbeitsbedingungen verlangt § 14 GefStoffV eine Aktualisierung der Betriebsanweisung. Ein Datei-Upload ersetzt auch keine erforderliche mündliche Unterweisung. Sicherheitsrelevante Unklarheiten müssen fachkundig geklärt werden; ein späterer Aufgabentermin rechtfertigt kein ungeprüftes Weiterarbeiten.
Testen Sie bei der Durchsicht einen tatsächlichen Informationsweg: Findet eine betroffene Person die für ihren Bereich geltende Übersicht? Öffnet deren Verweis das passende Dokument? Ist erkennbar, welche Rückfragen noch offen sind? Diese Stichprobe prüft den Zugang, bescheinigt aber nicht die Vollständigkeit des gesamten Bestands.
Papier oder elektronische Führung sind möglich. Eine leere Kataster-Vorlage hilft beim Einstieg, Excel-Pflege behandelt die Arbeitsmappe und Gefahrstoffkataster-Software die Werkzeugauswahl. Keines dieser Formate übernimmt die fachliche Entscheidung.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmenlisten mit Zuständigkeiten, Fristen und Status sowie dokumentierte Versionen und PDF-Ausgaben. Damit lassen sich beispielsweise offene Rückfragen aus der Katasterpflege als Aufgaben nachhalten.
Das ist keine Zusage eines spezialisierten Stoffregisters, automatischer SDB-Aktualisierung oder einer automatischen Verwendungsfreigabe. Prüfen Sie gesondert, wo Ihre Stoffdaten geführt werden und welche Funktionen verfügbar sind. Die Erledigung einer Aufgabe ersetzt nicht den fachlichen Nachweis, auf den sie sich bezieht.
Offizielle Quellen und Einordnung
Am 27. September 2026 mit KI-Unterstützung redaktionell anhand der verlinkten GefStoffV, TRGS 400 sowie BGW- und KomNet-Hinweise überarbeitet. Arbeitsteilung und Änderungsvermerk sind eigene Organisationsvorschläge; der Fall ist kein Kundenbericht und keine Bewertung eines konkreten Gefahrstoffs.
Diese Quellenprüfung ist keine unabhängige fachkundige Freigabe oder individuelle Rechtsberatung. Lagerung, Substitution, Betriebsanweisung und Schutzmaßnahmen sind für den jeweiligen Betrieb gesondert zu beurteilen. Das ursprüngliche Veröffentlichungsdatum bleibt erhalten.