Welche Software kann ich für die Arbeitssicherheit verwenden?
Die passende Software richtet sich nach dem Prozess, nicht nach einem pauschalen Testsieger. Ein kleiner Betrieb mit wenigen Arbeitsbereichen braucht meist Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Fristen, Reviews und lesbare Nachweise. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten, Gefahrstoffen, Audits, Vorfällen, Arbeitsmedizin oder Umweltzielen sollte eine modulare Arbeitsschutz-, HSE- oder EHS-Plattform prüfen.
| Dein Hauptbedarf | Passender Lösungstyp | Vor der Auswahl nachweisen lassen |
|---|---|---|
| erste Gefährdungsbeurteilung und PDF | Generator oder Fachtool | betriebliche Anpassung, Maßnahmen, Export und spätere Aktualisierung |
| laufender Arbeitsschutz im KMU | schlanke Websoftware | Verantwortliche, Fristen, Wirksamkeitsprüfung, Versionen und Datenexport |
| Unterweisungen für viele Zielgruppen | spezialisierte Unterweisungssoftware oder LMS | Arbeitsplatzbezug, Rückfragen, praktische Ergänzung und belastbarer Nachweis |
| Betriebsanweisungen und Gefahrstoffe | spezialisiertes Fachmodul | Stoffdaten, Freigabe, Version, Aushang, Unterweisung und Aktualisierung |
| Begehungen und Mängel im Feld | mobile Inspektions- und Ticketlösung | Offline-Verhalten, Fotos, QR-Codes, Aufgabenübergabe und Bericht |
| mehrere Standorte und Managementsysteme | modulare HSE-/EHS-Plattform | Rollenmodell, Schnittstellen, Audits, Kennzahlen und Einführungsaufwand |
| Mitgliedsbetrieb mit eigener IT | berufsgenossenschaftliches Intranetwerkzeug | Installation, Betrieb, Updates, Support und interne Administration |
Für einen tieferen Anbietervergleich führt die Seite Arbeitsschutz Software Vergleich weiter. Diese Seite beantwortet stattdessen die Auswahlfrage: Welcher Lösungstyp passt zu deinem tatsächlichen Arbeitsschutzprozess?
Auswahl in 60 Sekunden
Beantworte vier Fragen. Die erste Antwort bestimmt den Ausgangspunkt; die übrigen verhindern Fehlkäufe.
- Welcher Nachweis scheitert heute? Gefährdungsbeurteilung, Maßnahme, Unterweisung, Betriebsanweisung, Prüfung oder Audit?
- Wer pflegt den Prozess? Geschäftsführung, Führungskräfte, Sifa, Personal, externe Beratung oder mehrere Standorte?
- Welche Daten müssen hinein und wieder vollständig heraus? Dokumente, Personenstatus, Fristen, Historie, Fotos oder Schnittstellendaten?
- Was darf die Software ausdrücklich nicht versprechen? Automatische Rechtskonformität, vollständige Gefährdungserkennung oder Ersatz fachkundiger Prüfung sind Red Flags.
Wenn nur eine einzelne Datei fehlt, ist ein Generator oft genug. Wenn offene Aufgaben, Versionen und Wiederholungen verloren gehen, ist ein Workflow wichtiger. Wenn mehrere Managementbereiche und Systeme miteinander verbunden werden müssen, beginnt ein Integrationsprojekt.
Rechtlicher Mindestprozess statt Feature-Sammlung
Das Arbeitsschutzgesetz schreibt keine bestimmte Software vor. Es verlangt aber eine geeignete Organisation, die Beurteilung der Arbeitsbedingungen, eine nachvollziehbare Dokumentation und erforderliche Unterweisungen. Für die Auswahl lässt sich daraus ein belastbarer digitaler Regelkreis ableiten:
| Prozessschritt | Was die Software sichtbar machen sollte |
|---|---|
| Arbeitsbereich vorbereiten | Organisation, Tätigkeiten, betroffene Personengruppen und vorhandene Unterlagen |
| Gefährdungen ermitteln und beurteilen | betriebliche Ergänzungen, Bewertungsgrundlage und fachliche Verantwortung |
| Maßnahmen festlegen | konkrete Maßnahme, Priorität, verantwortliche Person und Termin |
| Umsetzung steuern | Status, Nachweis, Abweichung und Eskalation |
| Wirksamkeit prüfen | Prüfkriterium, Ergebnis, Datum und Folgemaßnahme |
| Ergebnisse dokumentieren | Beurteilung, festgelegte Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung in einer lesbaren Fassung |
| unterweisen | Anlass, Zielgruppe, betrieblicher Inhalt, Fassung, Durchführung und Nachweis |
| fortschreiben | Änderungsanlass, Review, neue Erkenntnisse und Versionshistorie |
Die BAuA beschreibt die Gefährdungsbeurteilung als acht Prozessschritte von der Vorbereitung bis zur Fortschreibung. Vorlagen und Handlungshilfen unterstützen dabei, ersetzen aber weder die Betrachtung vor Ort noch die betriebsspezifische Bewertung. Genau diese Grenze sollte auch eine gute Software offen zeigen.
Marktcheck 2026: Welche Ansätze die sichtbaren Anbieter zeigen
Stand: 31. Juli 2026. Die folgende Übersicht ist weder Ranking noch Vollständigkeits- oder Kaufempfehlung. Sie ordnet öffentlich beschriebene Schwerpunkte ein; Funktionen, Preise, Verfügbarkeit und Vertragsbedingungen müssen in Demo und Angebot bestätigt werden.
| Angebot | Öffentlich erkennbarer Schwerpunkt | Sinnvoll zu prüfen, wenn … | Kritische Demo-Frage |
|---|---|---|---|
| WEKA ehs 360 plus | Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffe, Prüfungen, Unterweisungen und Fachinhalte | Fachcontent und mehrere klassische Arbeitsschutzmodule zusammengehören | Welche Inhalte werden aktualisiert, welche betrieblichen Anpassungen und Freigaben bleiben beim Kunden? |
| Quentic | modulare HSE-/ESG-Plattform, App, Analytics, Integrationen und zahlreiche Fachmodule | Standorte, internationale Prozesse, Umwelt oder Nachhaltigkeit mitgedacht werden | Welche Module, Schnittstellen und Einführungsleistungen sind für den konkreten Kernprozess wirklich nötig? |
| RISK-Project | webbasierter Arbeits- und Gesundheitsschutz mit Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffen, Beschäftigten, Betriebsanweisungen und Unterweisungen | eine breite modulare Arbeitsschutzlösung gesucht wird | Wie funktionieren Datenmigration, Rollen, Customizing, Export und ein späterer Anbieterwechsel? |
| AMAS | modularer Arbeitsschutz mit Audits, Compliance, Verantwortlichkeiten und Wirksamkeitskontrolle; laut Anbieter ab etwa 80 Beschäftigten | ein mittelgroßer Betrieb Module schrittweise einführen will | Welche Module bilden einen vollständigen Pilotprozess und welche Zusatzleistungen fallen an? |
| KEVOX | mobile Begehung, Foto- und Mängeldokumentation, QR-Codes, Tickets und Berichte | Arbeit überwiegend vor Ort beginnt und ins Maßnahmenmanagement fließen muss | Was funktioniert offline, wie werden Personen auf Fotos vermieden und wie gelangen Maßnahmen in andere Systeme? |
| BG ETEM Intranet Präventionswerkzeuge | installierbare Intranetlösung mit Gefährdungsbeurteilung, Gefahrstoffverzeichnis, Betriebsanweisungen, Unfall- und Verbandbuch | ein BG-ETEM-Mitgliedsbetrieb eigene IT und mehrere Standorte hat | Wer übernimmt Installation, Updates, Sicherung, Datenschutz und laufende Administration? |
| orgavision Vergleich 2026 | Arbeitsschutz eingebettet in QM, Prozesse, Dokumente, Audits und ISO-45001-Arbeitshilfen | ein integriertes Managementsystem wichtiger als ein reines Arbeitsschutztool ist | Welche Spezialprozesse fehlen gegenüber einer dedizierten Arbeitsschutzlösung? |
| ArbeitsschutzPilot | schlanker Einstieg für Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen, Reviews und Exporte | ein kleines Unternehmen den Kernprozess ohne Enterprise-Rollout digitalisieren will | Welche Funktionen sind heute live, welche nur im Tarif beschrieben oder geplant? |
Der orgavision-Vergleich ist selbst Anbietermarketing und deshalb keine neutrale Rangliste. Dasselbe gilt für Leistungsversprechen aller Produktseiten. Nutze solche Seiten zur Longlist, aber entscheide anhand eigener Testfälle, Vertragsunterlagen und vollständiger Exporte.
Muss-, Soll- und Kann-Funktionen festlegen
Eine klare Priorisierung schützt vor einer großen Demo mit wenig betrieblichem Nutzen.
Muss: ohne diese Punkte kein Pilot
- Gefährdungsbeurteilung oder anderer Kernprozess mit betrieblicher Anpassung
- Maßnahmen mit Quelle, Verantwortlichen, Frist, Status und Wirksamkeitsprüfung
- Rollen und Zugriffsrechte, die zum tatsächlichen Betrieb passen
- Version, Änderungsverlauf und Review-Anlass
- lesbarer PDF- oder Office-Export und vollständiger strukturierter Datenexport
- verständliche Darstellung offener, fälliger und überfälliger Aufgaben
- dokumentierte Produktgrenzen statt automatischer Compliance-Aussagen
Soll: meist für den dauerhaften Betrieb wichtig
- Unterweisungsbezug mit Zielgruppe, Fassung, Status und Nachweis
- Erinnerungen, Eskalationen und Vertretungsregeln
- Import vorhandener Arbeitsbereiche, Beschäftigten- oder Arbeitsmitteldaten
- mobile Nutzung mit kontrolliertem Foto- und Dateiumgang
- API oder dokumentierte Schnittstellen zu HR, ERP, Instandhaltung oder Identitätsverwaltung
- Mandanten-, Standort- oder Bereichstrennung
- Supportprozess, Datenmigration und Exit-Unterstützung
Kann: nur mit benanntem Bedarf kaufen
- Rechtskataster und Legal-Compliance-Workflow
- Gefahrstoff- oder Biostoffmanagement
- Arbeitsmedizin und Vorsorgekartei
- Ereignis-, Beinaheunfall- und Fremdfirmenmanagement
- Umwelt-, Energie-, ESG- und Nachhaltigkeitsmodule
- Auditmanagement, ISO-45001-Vorlagen und Managementkennzahlen
- KI-Assistenten, automatische Textvorschläge oder Dokumentenimport
Ein optionales Modul ist erst dann ein Vorteil, wenn Datenquelle, verantwortliche Person, Prüfprozess und erwarteter Output geklärt sind.
Die gewichtete Auswahl-Scorecard
Bewerte jede Lösung mit 0 = nicht erfüllt, 1 = nur teilweise oder unklar, 2 = im Test nachgewiesen. Multipliziere die Punkte mit dem Gewicht. Ein Muss-Kriterium mit 0 sollte unabhängig von der Gesamtsumme zum Ausschluss führen.
| Kriterium | Gewicht | Nachweis im Pilot |
|---|---|---|
| vollständiger Kernprozess | 5 | ein eigener Arbeitsbereich vom Entwurf bis zur Wirksamkeitsprüfung |
| fachliche Anpassbarkeit und Grenzen | 5 | Vorlage ändern, Sondergefahr ergänzen, fachkundige Freigabe sichtbar machen |
| Maßnahmen und Verantwortlichkeiten | 5 | Aufgabe, Frist, Vertretung, Status, Nachweis und Folgeprüfung |
| Export und Anbieterwechsel | 5 | PDF plus strukturierter Gesamtexport ohne manuelles Abschreiben |
| Rollen, Datenschutz und Protokollierung | 4 | Testnutzer anlegen, Rechte ändern, Zugriff und Löschung nachvollziehen |
| Bedienbarkeit | 4 | echte Anwender erledigen den Test ohne Herstellerführung |
| Integration und Datenqualität | 3 | Import, Dubletten, Schnittstelle und Fehlerbehandlung prüfen |
| Einführung und Support | 3 | benannte Leistungen, Reaktionszeiten und Verantwortlichkeiten |
| Gesamtkosten | 3 | vollständiges erstes und folgendes Betriebsjahr rechnen |
| Weiterentwicklung | 2 | Roadmap getrennt von vertraglich verfügbarer Funktion dokumentieren |
Der 45-Minuten-Demo-Test
Bitte nicht zehn Präsentationsfolien bewerten. Gib jedem Anbieter denselben anonymisierten Testfall und führe ihn möglichst selbst aus.
- Minuten 0–5 – Start: eigenen Arbeitsbereich anlegen oder importieren; prüfen, ob Pflichtfelder helfen oder nur bremsen.
- Minuten 5–15 – Beurteilung: eine typische und eine ungewöhnliche Gefährdung ergänzen, Bewertung begründen und Quelle dokumentieren.
- Minuten 15–23 – Maßnahme: Verantwortliche, Frist und Prüfkriterium setzen; danach eine Abweichung und Vertretung abbilden.
- Minuten 23–30 – Unterweisung: Thema und gültige Fassung verbinden, offene praktische Einweisung kennzeichnen und einen Nachweis erzeugen.
- Minuten 30–36 – Review: Wirksamkeit als nicht ausreichend bewerten, Folgemaßnahme erstellen und Version fortschreiben.
- Minuten 36–41 – Rechte: Testnutzer darf einen Bereich sehen, einen anderen nicht; Rollenwechsel und Protokoll prüfen.
- Minuten 41–45 – Exit: PDF und strukturierten Gesamtexport anfordern. Lässt sich der vollständige Vorgang ohne Herstellerkonto verstehen?
Dokumentiere Klickzahl, benötigte Hilfe, Medienbrüche, fehlende Felder und Exportqualität. Ein ruhiger, vollständiger Test ist aussagekräftiger als die Anzahl der Module.
Cloud, Datenschutz, Informationssicherheit und Ausstieg
Die BGN-Orientierungshilfe fragt unter anderem nach mobilen Endgeräten, vorhandenen Systemen, Schnittstellen zu Managementsoftware und internen Datenquellen sowie nach datenschutzrechtlichen Anforderungen. Für Cloud-Lösungen sollte die Prüfung weitergehen.
| Prüffeld | Konkrete Unterlage oder Testfrage |
|---|---|
| Vertrag | Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung, Verfügbarkeit und Supportumfang |
| Datenwege | Speicher-, Backup- und Supportorte sowie Unterauftragnehmer |
| Identität | Rollen, geringste Rechte, Mehrfaktor-Authentisierung und Austrittsprozess |
| Schutz | Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Protokolle, Sicherungen und Wiederherstellungstest |
| Lebenszyklus | Aufbewahrung, Löschung, Sperrung und Umgang mit ausgeschiedenen Beschäftigten |
| Portabilität | vollständiger Export von Stammdaten, Dokumenten, Historie und Verknüpfungen |
| Exit | Frist, Kosten, Datenformat, Löschbestätigung und Zeit bis zur Abschaltung |
Das BSI nennt Testierungen und Zertifikate als mögliche Auswahlkriterien für Cloud-Anbieter, weist aber zugleich darauf hin, dass ein Testat die konkrete Eignungsprüfung nicht ersetzt. Frage deshalb nach dem Geltungsbereich des Nachweises und prüfe ihn gegen den Schutzbedarf deiner Daten.
Besonders sensible Gesundheitsdaten, Diagnosen oder unnötige Details gehören nicht automatisch in ein allgemeines Arbeitsschutzsystem. Zweck, erforderlicher Umfang und Zugriffsberechtigte müssen vor der Erfassung feststehen.
Kosten über das erste Jahr hinaus vergleichen
Die belastbare Formel lautet:
Gesamtkosten = Lizenz + Einrichtung + Migration + Schulung + interne Administration + Schnittstellen + Zusatzmodule + Support + Exit.
Rechne mindestens zwei Szenarien:
- Jahr 1: Beschaffung, Konfiguration, Datenbereinigung, Pilot, Schulung und Produktivsetzung
- Folgejahr: Lizenzen, Pflege, neue Beschäftigte, Support, Inhaltsupdates, Schnittstellen und interne Prozessverantwortung
Kostenlose Software kann wirtschaftlich sein, wenn der Umfang passt und der Betrieb Administration, Sicherung und Updates zuverlässig übernimmt. Eine teurere Plattform kann wirtschaftlich sein, wenn sie tatsächlich mehrere genutzte Insellösungen ersetzt. Unwirtschaftlich ist vor allem ein System, dessen Daten doppelt gepflegt oder dessen Module nicht verantwortlich betrieben werden.
Für die Abgrenzung von Generator, Freeware und Bezahlplan siehe Arbeitsschutz Software kostenlos. Die aktuellen ArbeitsschutzPilot-Tarife stehen auf der Preisseite.
Was ArbeitsschutzPilot aktuell abdeckt – und was nicht
Hier werden live beschriebener Kernumfang, öffentlich beworbene Tariffunktionen und Roadmap bewusst getrennt. Stand: 31. Juli 2026.
| Status | Umfang | Konsequenz für die Auswahl |
|---|---|---|
| heute als Kernumfang beschrieben | Generator, PDF, Dashboard und Maßnahmen | diesen Ablauf im kostenlosen oder Testzugang selbst prüfen |
| Starter öffentlich bepreist | unbegrenzte Arbeitsplätze, Maßnahmenlisten, Review-Erinnerungen, Exporthistorie und Versionen bis 15 Mitarbeitende | Verfügbarkeit und Tarifgrenzen im Checkout und Testkonto bestätigen |
| Pro öffentlich bepreist, zugleich als nächster Ausbau geführt | Unterweisungen und Beschäftigtenbestätigungen, Dokumentenarchiv, Nachweise bis 60 Mitarbeitende | vor Kauf live prüfen; Preistext und Roadmap sind derzeit nicht vollständig deckungsgleich |
| Consultant öffentlich bepreist, Mandanten zugleich Phase 2 | getrennte Kunden-Workspaces, Review-Pipeline und vorbereiteter White-Label-Kopf | nicht allein auf die Tarifkarte stützen; Funktionsstatus schriftlich bestätigen lassen |
| Phase 2 | Betriebsanweisungen und Berater-Mandanten | nicht als heute verfügbare Kernfunktion einplanen |
| nicht als aktueller Kernumfang belegt | Gefahrstoffe, Arbeitsmedizin, Vorfälle, Rechtskataster, Umwelt/ESG, Audits, Offline-App und fertige HR-/ERP-Schnittstellen | bei Bedarf eine spezialisierte oder breitere Lösung wählen |
Der kostenlose Generator kann Entwurfsdaten lokal im Browser speichern. Für Konten und Workspaces beschreibt die Datenschutzerklärung die Verarbeitung der für Login, Organisation, gespeicherte Beurteilungen, Unterweisungen, Dokumente, Einladungen und Exporthistorie erforderlichen Daten. Prüfe den produktiven Funktions- und Datenschutzstand vor dem Einsatz auf der Datenschutzseite und die fachlichen Grenzen in den Nutzungsbedingungen.
Einführung in 30 Tagen
Ein begrenzter Pilot reduziert Risiko und liefert bessere Daten als eine sofortige Vollmigration.
Woche 1: Ziel und Datensatz
- einen Arbeitsbereich und einen verantwortlichen Prozess auswählen
- Erfolgskriterien festlegen, etwa weniger offene Maßnahmen ohne Verantwortliche
- vorhandene Dateien bereinigen und nur notwendige Daten übernehmen
- Rollen, Datenschutz und Exportanforderungen freigeben
Woche 2: Realer Pilot
- eine Gefährdungsbeurteilung oder Begehung vollständig bearbeiten
- zwei Maßnahmen mit verschiedenen Verantwortlichen verfolgen
- Unterweisung oder Betriebsanweisung nur anbinden, wenn das Modul live verfügbar ist
- Export und Rechte mit echten Pilotnutzern testen
Woche 3: Abweichungen prüfen
- überfällige Maßnahme und nicht wirksame Schutzmaßnahme simulieren
- Vertretung, Versionswechsel und ausgeschiedenen Nutzer testen
- Supportfall stellen und Antwortqualität dokumentieren
- Sicherung, Wiederherstellung und Datenexport nachweisen lassen
Woche 4: Entscheidung
- Scorecard auswerten und Muss-Lücken benennen
- Gesamtkosten für Jahr 1 und Folgejahr bestätigen
- Verantwortliche für Betrieb, Inhalte und Administration festlegen
- nur bei bestandenem Exit-Test schrittweise ausrollen
Suchintentionen im Cluster sauber trennen
Mehrere Begriffe überschneiden sich. Damit diese Seite nicht mit Nachbarseiten konkurriert, bleibt ihr Fokus die konkrete Frage „Welche Software für Arbeitssicherheit soll ich wählen?“
| Suchanfrage | Passende Seite | Eigenständiger Schwerpunkt |
|---|---|---|
| software für arbeitssicherheit | diese Seite | Lösungstyp wählen, Marktansätze einordnen und Pilot durchführen |
| arbeitssicherheit software | Arbeitssicherheit Software | operativer Safety-Ablauf und Nachweisführung |
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| arbeitsschutz software vergleich | Arbeitsschutz Software Vergleich | Anbieter- und Lösungstypen im direkten Vergleich |
| unterweisungssoftware arbeitsschutz | Unterweisungssoftware Arbeitsschutz | Zuweisung, Durchführung, Rückfragen, Status und Nachweis |
| betriebsanweisung software | Betriebsanweisung Software | Erstellung, Freigabe, Version, Aushang und Review |
| gefährdungsbeurteilung software | Gefährdungsbeurteilung Software | Beurteilung, Maßnahmen, Wirksamkeit und Fortschreibung |
| arbeitsschutz software kostenlos | Arbeitsschutz Software kostenlos | Generator, Freeware, kostenlose Angebote und Grenzen |
HSE Software und EHS Management Software behandeln die breiteren internationalen Plattformbegriffe. Sicherheitsmanagement Software vertieft den Regelkreis aus Rollen, Kontrollen und Managementreview; die Seite ISO 45001 ordnet die Managementsystem-Norm getrennt vom Produkt ein.
Grenzen und Red Flags
Software unterstützt Organisation und Dokumentation. Sie ersetzt keine Begehung, keine Fachkunde, keine Beteiligung der Beschäftigten und keine Entscheidung über geeignete Schutzmaßnahmen.
Sei besonders vorsichtig bei Aussagen wie:
- „automatisch rechtssicher“ oder „garantiert compliance-konform“ ohne definierten Leistungsumfang
- „vollständige Gefährdungsbeurteilung“ ohne betriebliche Prüfung vor Ort
- „digitale Unterweisung erledigt“ ohne Arbeitsplatzbezug, Verständnis und Rückfragemöglichkeit
- „DSGVO-konform“ ohne Auftragsverarbeitung, Unterauftragnehmer, Löschung und Rollenmodell
- „ISO-45001-konform“ als reine Produkteigenschaft
- „jederzeit exportierbar“, wenn nur einzelne PDFs statt vollständiger Daten und Historie herausgegeben werden
Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber und den dafür zuständigen fachkundigen Stellen. Ein guter Anbieter macht diese Grenze sichtbar und hilft, Entscheidungen und offene Punkte nachvollziehbar zu dokumentieren.
Redaktioneller Prüfstand
Dieser Leitfaden wurde am 31. Juli 2026 anhand des Arbeitsschutzgesetzes, von DGUV- und BAuA-Hinweisen, der BGN-Orientierungshilfe, des BG-ETEM-Angebots sowie öffentlich zugänglicher Anbieterinformationen geprüft. Der Marktcheck trennt offizielle Anforderungen von Herstellerangaben und ist kein unabhängiger Produkttest. Preise und Funktionen können sich ändern; entscheidend bleiben Live-Demo, Vertragsunterlagen, Datenschutzprüfung und ein eigener Pilotfall.