Was prüft das Archiv bei der Übernahme und im Magazin?

Abschnitt 5.3 der TRBA 240 unterscheidet den Eingang vom bereits eingelagerten Bestand. Eingehendes Archivgut soll grundsätzlich durch Sichtkontrolle auf Anzeichen einer mikrobiellen Belastung geprüft werden. Für magazinierte Bestände sieht die Regel Stichproben vor. Fällt bei einer regulären Aushebung ein verdächtiger Karton auf, hält der Magazindienst die Ausgabe an und meldet den Fund. Damit wartet er nicht bis zur nächsten Stichprobe.

Achten Sie etwa auf feuchte Umschläge, ungewöhnliche Beläge, Verfärbungen oder einen bereits beim Betreten wahrnehmbaren muffigen Geruch. Ein alter Wasserfleck kann auch ohne aktuellen Befall zurückbleiben. Beschreiben Sie, was sichtbar oder bereits aufgefallen ist. Lassen Sie die Akte für weitere Untersuchungen geschlossen, wenn zusätzliche Handgriffe am normalen Arbeitsplatz Staub aufwirbeln könnten. Im Zweifel zieht das Archiv geeignete Fachleute hinzu, zum Beispiel aus der Bestandserhaltung. TRBA 240, Abschnitt 5.3, S. 8 (PDF beim Sächsischen Staatsarchiv) und Hessische Archivberatung, Umgang mit Schimmel

Was tun, wenn für das Original schon eine Bestellung vorliegt?

  • Ausgabe anhalten. Lassen Sie das Original aus dem laufenden Auftrag nehmen. Wird der Befund erst im Lesesaal bemerkt, bitten Sie die nutzende Person, die Arbeit zu unterbrechen. Verständigen Sie die Aufsicht, damit die Akte weder an den nächsten Platz weitergereicht noch mit dem Rückgabewagen eingelagert wird.
  • Fund zuordnen. Notieren Sie die Signatur oder bei einer neuen Ablieferung die Zugangsnummer und Kartonbezeichnung. Ergänzen Sie Standort, sichtbaren Befund und bereits beteiligte Arbeitsplätze. Ist nur ein Umschlag auffällig, bleibt der Umfang zunächst offen. Eine ungesicherte Diagnose hilft dem nächsten Dienst weniger als eine genaue Ortsangabe.
  • Getrennte Aufbewahrung veranlassen. Nutzen Sie den Meldeweg und den dafür vorgesehenen Bereich der Einrichtung. Wer das Stück bewegen oder weiter bearbeiten darf, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung und der örtlichen Betriebsanweisung. Melden Sie auch Hinweise auf einen Feuchteschaden am Standort. Die Zuständigen können dann Nachbarbestände und Raum prüfen, ohne weitere Kartons durch den Lesesaal zu tragen.
  • Bestellung umstellen. Teilen Sie dem Lesesaal mit, welche Einheit vorläufig gesperrt ist. Prüfen Sie, ob ein vorhandenes und zur Nutzung zugelassenes Digitalisat die Anfrage erfüllt. Auch ein schneller neuer Scan wäre eine Tätigkeit am betroffenen Original.

Die Landesfachstelle Brandenburg empfiehlt bei einem Befall, betroffene Unterlagen vom übrigen Schriftgut zu trennen und sie für Bearbeitung und Benutzung zu sperren. Welche Schutzmaßnahmen für Mitarbeitende bei Transport, Prüfung und späterer Bearbeitung erforderlich sind, legt der Arbeitgeber tätigkeitsbezogen fest. Landesfachstelle Brandenburg, Akute Schimmelprobleme, S. 1 (PDF) und § 4 BioStoffV, Gefährdungsbeurteilung

Welche Information braucht der nächste Dienst?

Beispiel für einen Fundvermerk. „Bestand K, Signatur 47/12. Bei der Aushebung heute um 9 Uhr feuchter Umschlag und heller Belag am unteren Rand. Original nicht ausgegeben. Magazinleitung informiert, Standort zur Prüfung gemeldet. Vorhandenes Digitalisat für die Bestellung verfügbar. Über die weitere Bearbeitung des Originals entscheidet die Archivleitung nach Rückmeldung der Bestandserhaltung.“

Hinterlegen Sie den Hinweis dort, wo Bestellungen und Aushebungen tatsächlich bearbeitet werden. Ein Zettel am Karton erreicht die Person am Bestellplatz womöglich erst nach einer erneuten Zusage. Vereinbaren Sie, wer den Status im Katalog oder Bestellsystem ändern darf und wie ein Wechsel an Magazin, Lesesaal und gegebenenfalls den Scanservice gemeldet wird. Das ist ein Vorschlag für die örtliche Organisation. Die KLA empfiehlt, erfolgte Reinigungen und die verbleibende Nutzbarkeit im Archivinformationssystem objekt- oder bestandsbezogen nachvollziehbar zu machen. KLA beim Bundesarchiv, Empfehlung zur Reinigung von Archivgut, Abschnitt 1.2, S. 4 (PDF)

Wann kann das Original wieder genutzt werden?

Klären Sie Stück, Lagerort und Nutzung getrennt. Was hat die fachkundige Beurteilung für die betroffene Akte ergeben? Ist der vorgesehene Lagerplatz nach einem Feuchteschaden wieder geeignet? Darf der Lesesaal das Original wieder vorlegen, oder bleibt die Nutzung vorerst auf das vorhandene Digitalisat beschränkt? Eine trockene Kartonoberfläche beantwortet diese Fragen nicht. Anhang B 2 der TRBA 240 betrachtet beim Wiedereinlagern sowohl das behandelte Archivgut als auch den Zustand des Lagerraums. TRBA 240, Anhang B 2, S. 18 (PDF)

Für die Unterweisung lohnt eine Probe am Bestellplatz mit einer unbelasteten Beispielsignatur. Lassen Sie eine Person den vorläufigen Sperrvermerk setzen. Eine zweite ruft die Bestellung auf und zeigt, ob sie die Einschränkung und die Ansprechstelle findet. Spielen Sie anschließend die Rückmeldung der Bestandserhaltung durch. Ist nach dem Statuswechsel eindeutig, was wieder erlaubt ist, kann auch die nächste Schicht die Bestellung richtig bearbeiten. § 14 BioStoffV, Betriebsanweisung und Unterweisung

Rechtsgrundlage und Fassung. Die TRBA 240 konkretisiert die Biostoffverordnung für Tätigkeiten, bei denen Beschäftigte mit Biostoffen aus kontaminiertem Archivgut in Kontakt kommen können. Die Ausgabe vom Dezember 2010 wurde am 21. Juli 2015 geändert. Die Regel ordnet diese Arbeiten als nicht gezielte Tätigkeiten mit biologischen Arbeitsstoffen ein. Für die betriebliche Beurteilung zählt der konkrete Auftrag, etwa Sichten, Ausheben oder Transportieren. TRBA 240, Vorbemerkung und Abschnitt 1 (PDF)