Tachograph-Unterweisung als Word und PDF herunterladen
Die Vorlage ist für Verkehrsunternehmen gedacht, die Fahrer nicht nur unterschreiben lassen, sondern die sichere Bedienung am tatsächlich eingesetzten Gerät prüfen wollen. Beide Dateien haben denselben Inhalt und können ohne Registrierung heruntergeladen werden.
Das achtseitige Arbeitsbuch enthält Felder für Fahrzeug, Gerätegeneration und Fahrergruppe, einen Ablauf vom Arbeitsbeginn bis zum Tagesende, vier Praxisszenarien, einen Wissenscheck und eine Teilnehmerdokumentation. In Word lassen sich betriebliche Meldewege, Ansprechpartner und gerätespezifische Menüpunkte ergänzen. Die PDF-Fassung eignet sich als unveränderter Ausdruck für den Unterweisungstermin.
Was Artikel 33 tatsächlich verlangt
Artikel 33 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 verpflichtet das Verkehrsunternehmen, für eine ordnungsgemäße Schulung und Unterweisung seiner Fahrer im richtigen Funktionieren digitaler oder analoger Fahrtenschreiber zu sorgen. Es muss die richtige Nutzung regelmäßig überprüfen und darf keine direkten oder indirekten Anreize geben, die einen Missbrauch fördern könnten. Für Verstöße seiner Fahrer kann das Unternehmen verantwortlich sein.
Eine reine Unterschriftenliste genügt diesem praktischen Ziel nicht. Der Nachweis sollte erkennen lassen:
- welche Fahrzeug- und Fahrtenschreiberversion behandelt wurde,
- welche Fahrer und Einsatzarten betroffen waren,
- welche Bedienhandlungen praktisch geübt wurden,
- ob der Fahrer typische Fehler selbst erkennen und berichtigen konnte,
- wann eine Wiederholung oder Einzelfall-Nachschulung erforderlich ist.
Die Verordnung schreibt in Artikel 33 kein pauschales jährliches Intervall vor. Ein Unternehmen sollte das Intervall nachvollziehbar aus Geräten, Einsatz, Fehlerbild und Änderungen ableiten. Sinnvolle Auslöser sind ein neues Fahrzeug, eine andere Gerätegeneration, grenzüberschreitender Einsatz, fehlerhafte Nachträge oder Auffälligkeiten in heruntergeladenen Daten. Das ist präziser als ein Jahresrhythmus, der unabhängig vom tatsächlichen Risiko gesetzt wird.
Für wen die Vorlage passt
Vor der Unterweisung muss geklärt werden, ob Fahrzeug und Fahrt überhaupt in den Anwendungsbereich fallen. Entscheidend können unter anderem zulässige Gesamtmasse, Fahrzeugkombination, Güter- oder Personenverkehr, Strecke und Ausnahmen sein. Die Vorlage trifft diese rechtliche Einordnung nicht. Sie beginnt deshalb mit einem Freigabefeld für die verantwortliche Person.
Eine aktuelle Änderung sollte in der Einsatzplanung berücksichtigt werden: Nach den Informationen der Europäischen Kommission zum Tachographen werden ab 1. Juli 2026 auch bestimmte leichte Nutzfahrzeuge mit mehr als 2,5 bis 3,5 Tonnen im grenzüberschreitenden Güterverkehr oder bei Kabotage von den EU-Fahrtenschreiberregeln erfasst. Ob eine konkrete Fahrt betroffen oder ausgenommen ist, muss vorab geprüft werden.
Die erste Seite des Arbeitsbuchs hält daher fest:
- Fahrzeug, Kennzeichen und zulässige Gesamtmasse,
- Fahrtenschreiberhersteller, Modell und Softwarestand,
- nationaler oder grenzüberschreitender Einsatz,
- Güterverkehr, Personenverkehr oder sonstiger Einsatz,
- vom Betrieb geprüfter Geltungsbereich und mögliche Ausnahme,
- Module, die für diese Fahrergruppe tatsächlich benötigt werden.
Unterweisungsinhalt aus der Fahrpraxis
Eine fachlich brauchbare Unterweisung behandelt Rechtsgrundlagen, Bedienung, Nachträge, Ausdrucke und Kontrollen. Entscheidend ist jedoch, ob Fahrer genau das im eigenen Fahrzeug beherrschen. Die Vorlage verbindet diese Themen deshalb mit beobachtbaren Handlungen am vorhandenen Gerät.
1. Arbeitstag richtig beginnen
Der Fahrer setzt seine persönliche Fahrerkarte ein und wartet, bis das Gerät sie gelesen hat. Er prüft Uhrzeit, Land, vorherige Aktivitäten und offene Nachträge. Zeiten außerhalb des Fahrzeugs werden ihrer tatsächlichen Art zugeordnet: andere Arbeiten, Bereitschaft, Fahrtunterbrechung oder Ruhezeit. Eine pauschale Eingabe als Ruhezeit ist falsch, wenn beispielsweise Be- und Entladen, Fahrzeugpflege oder andere Arbeit stattgefunden hat.
2. Während der Fahrt korrekt bedienen
Lenkzeit wird grundsätzlich automatisch erfasst. Der Fahrer muss dennoch wissen, wann die Tätigkeitsart bei Standzeiten zu ändern ist, wie Besatzungsbetrieb abgebildet wird und welche Bedienung das eingesetzte Gerät beim Grenzübertritt verlangt. Bei Geräten ohne automatische Aufzeichnung ist das Land nach dem Grenzübertritt bei der ersten Haltemöglichkeit einzugeben. Sicherheit und Verkehrsregeln gehen dabei immer vor.
3. Arbeitstag vollständig beenden
Zum Tagesende prüft der Fahrer Aktivitätswechsel, Länderangabe, Meldungen und gegebenenfalls einen Ausdruck. Die Fahrerkarte wird nach dem gerätespezifischen Ablauf entnommen. Fehlende Zeiten werden nicht aufgeschoben, sondern nach dem betrieblich festgelegten Verfahren geklärt und ergänzt.
56-Tage-Zeitraum und manuelle Nachträge
Seit 31. Dezember 2024 umfasst der Kontrollzeitraum nach Artikel 36 grundsätzlich den laufenden Tag und die vorausgehenden 56 Tage. Fahrer müssen die für ihren Fall erforderlichen Aufzeichnungen vorlegen können. Die Fahrerkarte allein löst nicht jedes Problem: Abhängig von Gerät und Einsatz können auch Schaublätter, Ausdrucke oder manuelle Aufzeichnungen relevant sein.
Ein manueller Nachtrag bildet Tätigkeiten ab, die bei entnommener Karte nicht automatisch gespeichert wurden. Die Unterweisung sollte mindestens drei reale Situationen durchspielen:
- Der Fahrer beginnt mit Lagerarbeit und übernimmt das Fahrzeug später.
- Die Karte wurde am Vorabend entnommen, bevor der Arbeitstag vollständig beendet war.
- Eine Kontrolle verlangt die lückenlose Erklärung einer Aktivität innerhalb des 56-Tage-Zeitraums.
Der Trainer lässt den Fahrer den Nachtrag am Schulungsgerät oder im stehenden Fahrzeug selbst eingeben. Dabei werden Beginn, Ende, Tätigkeitsart und Länderangabe kontrolliert. Ein Screenshot oder allgemeines Merkblatt kann diese Bedienprobe ergänzen, aber nicht ersetzen.
Fahrerkarte verloren, defekt oder gestohlen
Bei Verlust, Diebstahl, Beschädigung oder Fehlfunktion der Fahrerkarte gelten enge Regeln. Nach Artikel 29 ist die Ersatzkarte grundsätzlich innerhalb von sieben Kalendertagen zu beantragen. Ohne Karte darf der Fahrer unter den gesetzlichen Voraussetzungen höchstens 15 Kalendertage weiterfahren. Eine längere Zeit kommt nur in Betracht, wenn sie für die Rückkehr des Fahrzeugs zum Standort erforderlich ist und der Fahrer nachweisen kann, warum die Karte nicht vorgelegt oder benutzt werden konnte.
Artikel 35 verlangt für Fahrten ohne nutzbare Karte Ausdrucke zu Beginn und am Ende. Der Fahrer ergänzt die Angaben, mit denen er identifiziert werden kann, ordnet nicht automatisch erfasste Zeiten den richtigen Tätigkeitsarten zu und unterschreibt. Die Vorlage enthält dazu ein Szenario mit den betrieblichen Meldewegen, damit nicht erst bei einer Kontrolle nach Zuständigkeiten gesucht wird.
Funktioniert das Gerät selbst nicht richtig, muss es nach Artikel 37 so schnell wie möglich durch einen zugelassenen Installateur oder eine zugelassene Werkstatt repariert werden. Kann das Fahrzeug nicht innerhalb einer Woche zum Standort zurückkehren, ist die Reparatur unterwegs vorzunehmen. Nicht korrekt aufgezeichnete Zeiten hält der Fahrer in der vorgesehenen Weise fest. Technische Störung und Bedienfehler werden im Nachweis getrennt, weil daraus unterschiedliche Maßnahmen folgen.
Pflichten des Unternehmens nach der Unterweisung
Artikel 33 endet nicht beim Schulungstermin. Das Verkehrsunternehmen muss die richtige Nutzung regelmäßig überprüfen. Dafür sollte es Verantwortlichkeiten und Eskalationsregeln definieren: Wer lädt Daten herunter, wer bewertet Auffälligkeiten, wer spricht Fahrer an und wann folgt eine praktische Nachschulung?
§ 2 FPersV nennt für Kopien aus dem Massenspeicher spätestens 90 Tage nach dem aufgezeichneten Ereignis und für Daten von Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach der Aufzeichnung. Unmittelbar nach dem Kopieren ist eine Sicherungskopie auf einem gesonderten Datenträger anzulegen. Diese Fristen sind Höchstfristen, kein sinnvoller Grund, erkennbare Fehler erst Wochen später zu prüfen.
Die betriebliche Kontrolle kann auf folgende Muster achten:
- wiederkehrende Lücken oder unplausible Ruhezeiten,
- fehlende Länderangaben oder unvollständige Nachträge,
- wiederholtes Fahren ohne korrekt eingelesene Karte,
- Ausdrucke ohne Identifikation und Unterschrift,
- Gerätewarnungen, die nicht gemeldet wurden,
- Unterschiede zwischen Einsatzplanung und aufgezeichneten Tätigkeiten.
Datenschutz gehört dabei zum Verfahren. Zugriff auf Fahrer- und Massenspeicherdaten erhalten nur festgelegte Rollen. Aufbewahrung, Auswertung und Löschung sollten nach Rechtsgrundlage und Zweck dokumentiert sein. Daten werden nicht wahllos in der Teilnehmerliste der Unterweisung wiederholt.
Dauer und Kompetenznachweis sinnvoll festlegen
Es gibt keine seriöse Einheitsdauer für jede Tachograph-Unterweisung. Ein erfahrener Fahrer, der nur eine bekannte Geräteversion nutzt, benötigt weniger Zeit als ein Neueinsteiger im grenzüberschreitenden Verkehr. Planbar wird der Termin mit drei Bausteinen:
- kompakte Einordnung von Geltungsbereich, Pflichten und betrieblichen Regeln,
- praktische Übungen am eingebauten Gerät oder einem passenden Simulator,
- Wissens- und Bediencheck mit dokumentiertem Ergebnis.
Die Vorlage bewertet nicht nur Antworten, sondern praktische Schritte. Der Unterweisende bestätigt beispielsweise, ob Fahrerkarte und Nachtrag korrekt bedient, Länderangaben gesetzt, Ausdrucke ergänzt und Störungen richtig gemeldet wurden. Offene Punkte erhalten Verantwortliche und Termin. Die Unterschrift dokumentiert Teilnahme und Ergebnis, beweist aber nicht allein, dass jede Bedienhandlung dauerhaft beherrscht wird.
Abgrenzung zu UVV-, ADR- und Fahrerunterweisung
Diese Seite gehört ausschließlich zum digitalen Tachographen. Eine allgemeine Fahrerunterweisung für Firmenfahrzeuge behandelt Fahrzeugübernahme, Sichtprüfung, Ablenkung und Unfallverhalten. Die Fahrerunterweisung nach UVV deckt Arbeitssicherheit und Fahrzeugnutzung ab. ADR-Unterweisungen betreffen dagegen die jeweilige Beteiligung an Gefahrguttransporten.
Im Unterweisungsplan dürfen diese Themen an einem Termin kombiniert werden, ihre Lernziele und Nachweise bleiben jedoch getrennt. Dadurch ist bei Änderungen sofort erkennbar, welcher Baustein erneut geprüft werden muss. Gleichzeitig bleibt der Such- und Informationszweck jeder Fachseite eindeutig.
Umsetzung in ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot kann das Tachograph-Thema als eigene Unterweisung mit Zielgruppe, Version, Teilnehmerstatus und PDF-Export führen. Hinterlege im Titel oder in der Versionsnotiz das eingesetzte Gerät und die Fahrergruppe. So lässt sich später unterscheiden, wer nur eine allgemeine Fahrerunterweisung erhalten hat und wer die konkrete Tachographen-Bedienung praktisch nachgewiesen hat.
Die Vorlage dient als fachliche Arbeitsgrundlage. Sie ersetzt weder die Prüfung des Anwendungsbereichs noch eine Verkehrsrechtsberatung. Bei Ausnahmen, gemischten Flotten, grenzüberschreitenden Fahrten oder unklaren Aufzeichnungen sollte eine fachkundige Stelle den konkreten Fall bewerten.
Ergänzende Rechtsgrundlagen
Die konsolidierte Fassung von 2024 ist für die aktuellen Regeln maßgeblich; die ursprüngliche Veröffentlichung der Verordnung (EU) Nr. 165/2014 bleibt als Fundstelle erhalten. Soweit die Tachographen-Unterweisung in die betriebliche Arbeitsschutzorganisation eingebunden wird, sind außerdem § 12 ArbSchG zur Unterweisung und § 6 ArbSchG zur Dokumentation relevante Grundlagen. Die genaue Dokumentation richtet sich nach den im Einzelfall anwendbaren Vorschriften.