Dienststellen und Zugriff abbilden
Die Bereitstellung sollte nicht nur zentral gedacht werden. Beschäftigte in Außenstellen, mobilen Diensten oder wechselnden Einsatzorten brauchen praktisch erreichbaren Zugriff.
- Dienststellen und Zuständigkeiten erfassen
- Intranet, Aushang oder Ordner je Standort prüfen
- Barrierefreiheit und mobile Zugriffe berücksichtigen
- Aktualisierungsdatum nachvollziehbar dokumentieren
Personalvertretung und Organisation einbinden
Im öffentlichen Dienst sind Zuständigkeiten oft verteilt. Deshalb sollte klar sein, wer Texte aktualisiert, wer Änderungen kommuniziert und wo Beschäftigte Rückfragen stellen können.
- Verantwortliche Stelle benennen
- Personalvertretung oder Personalbereich einbeziehen
- alte Fassungen aus dem Umlauf nehmen
- Review bei Organisationsänderungen setzen
Digital nicht automatisch ausreichend
Ein Intranet ist nur dann belastbar, wenn alle betroffenen Beschäftigten Zugang haben und die aktuellen Fassungen leicht finden. Sonst braucht es ergänzende Bereitstellung.
- Zugriffsrechte testen
- Außenstellen und mobile Teams prüfen
- Link- und QR-Code-Pflege dokumentieren
- physische Ergänzung bei Bedarf vorsehen
Offizielle Quellen und Einordnung
Die Prüfung im öffentlichen Dienst sollte offizielle Gesetzesfassungen mit Dienststellenstruktur, Personalgruppen, dezentralen Standorten und digitaler Zugänglichkeit verbinden. Allgemeine Gesetzestexte, Dienstvereinbarungen und Arbeitsschutzunterlagen sollten getrennt geführt werden.
- Arbeitszeit, Mutterschutz und Gleichbehandlung als häufige Prüfpunkte
- Dienststellenstruktur und digitale Zugänglichkeit gesondert bewerten
- Aushangpflicht, Unterweisung und Personalunterlagen getrennt dokumentieren
- fachkundige Prüfung bei Dienststellen, Personalvertretung oder Sonderregelungen einholen