Pflicht richtig einordnen
Die Frage „Ist ein Gefahrstoffkataster Pflicht?“ betrifft rechtlich das Gefahrstoffverzeichnis. Der Name der Datei entscheidet nicht: Ein Kataster kann das vorgeschriebene Verzeichnis enthalten, ohne dass daneben ein zweites, gleichlautendes Dokument nötig wird. Auch eine bestimmte Software ist nicht vorgeschrieben; Papier und elektronische Führung sind möglich. Das erläutert die DGUV-IFA-Praxishilfe zum Gefahrstoffverzeichnis.
Gehen Sie für die Pflichtprüfung von drei Fragen aus: Welche Gefahrstoffe kommen bei welchen Tätigkeiten vor? Ist für diese Tätigkeiten eine geringe Gefährdung fachkundig begründet? Welche Stoffe bleiben danach verzeichnispflichtig? Ein Einkaufsauszug beantwortet nur einen Teil der ersten Frage.
Die Betriebsgröße ist keine eigenständige Befreiung. Auch Unternehmer ohne Beschäftigte sind nach § 2 Absatz 7 GefStoffV dem Arbeitgeber gleichgestellt. „Wir sind nur zu zweit“ ist deshalb kein tragfähiger Grund, die Prüfung auszulassen.
Rechtlicher Kern der Pflicht
Nach § 6 Absatz 12 GefStoffV führt der Arbeitgeber ein Verzeichnis der verwendeten Gefahrstoffe. Vorgeschrieben sind fünf Mindestangaben:
| Mindestangabe | Was damit gemeint ist |
|---|---|
| Gefahrstoffbezeichnung | Stoff oder Produkt eindeutig identifizieren |
| Einstufung oder gefährliche Eigenschaften | Die Gefahr beschreiben, nicht nur den Handelsnamen nennen |
| Verwendete Mengenbereiche | Die betrieblichen Mengenbereiche angeben |
| Arbeitsbereiche | Bereiche nennen, in denen Beschäftigte exponiert sein können |
| Sicherheitsdatenblatt-Verweis | Auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter verweisen |
Die Angaben zu Stoff, Eigenschaften, Arbeitsbereichen und Sicherheitsdatenblättern müssen betroffenen Beschäftigten und ihrer Vertretung zugänglich sein. Die Mengenbereiche gehören zwar ins Verzeichnis, sind aber von dieser Zugänglichkeitsregel in Absatz 12 ausgenommen. Ausfüllhinweise und die Abgrenzung zusätzlicher Spalten stehen im Leitfaden zum Inhalt des Gefahrstoffverzeichnisses.
Wann eine Stoffübersicht erforderlich wird
Die Ermittlung beginnt bei den tatsächlichen Arbeiten, nicht erst bei einem Produkt mit Gefahrensymbol. Prüfen Sie auch Reinigung, Wartung, Entsorgung und Lagerung. Zu den Tätigkeiten zählen nach § 2 Absatz 5 GefStoffV beispielsweise Aufbewahren und innerbetriebliches Befördern. Ein verschlossenes Gebinde oder die spätere Weitergabe an Kunden begründet daher noch keine Ausnahme.
Eine Bestellungsliste erfasst außerdem keine Gefahrstoffe, die erst im Verfahren entstehen. Schleifstaub oder Schweißrauch sind nicht deshalb irrelevant, weil dafür kein eigenes Produkt gekauft wurde. Ebenso wenig ist ein fehlendes Sicherheitsdatenblatt ein Freistellungsnachweis. Die DGUV-IFA-Erläuterung bezieht entstehende Gefahrstoffe und sonstige gefährliche Eigenschaften ausdrücklich ein.
Praktisch bedeutet das: Gleichen Sie Einkauf und Lager mit einer Begehung und den Angaben der Beschäftigten ab. Halten Sie zunächst fest, wo Informationen fehlen. Erst nach der Bewertung lässt sich begründen, welche ermittelten Stoffe nicht ins Verzeichnis aufgenommen werden müssen.
Wann Handlungsbedarf entsteht
Die Pflichtprüfung gehört vor den Beginn entsprechender Tätigkeiten. Nach § 7 Absatz 1 GefStoffV dürfen diese erst beginnen, wenn die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und erforderliche Schutzmaßnahmen ergriffen sind. Neue verzeichnispflichtige Gefahrstoffe sind unverzüglich aufzunehmen; eine spätere Jahreskontrolle ist kein Aufschub für die Ersterfassung.
Prüfen Sie einen bestehenden Eintrag oder eine bisherige Ausnahme insbesondere bei:
- einem neuen Produkt oder geänderten Informationen im Sicherheitsdatenblatt;
- anderen Mengenbereichen, Arbeitsbereichen oder Lagerbedingungen;
- längerer, häufigerer oder anders ausgeführter Tätigkeit;
- Veränderungen an Schutzmaßnahmen oder Hinweisen auf unzureichenden Schutz.
Die BGW empfiehlt eine jährliche Aktualitätsprüfung. Das ist eine Empfehlung, keine allgemeine gesetzliche Jahresfrist für jedes Kataster. Anlassbezogene Änderungen dürfen nicht bis zum nächsten festgelegten Prüftermin warten.
Wann die Ausnahme bei geringer Gefährdung greift
Die Ausnahme ist das Ergebnis einer Gefährdungsbeurteilung, keine Vorannahme aufgrund der Branche. Für bestimmte Tätigkeiten müssen vier Gesichtspunkte gemeinsam eine geringe Gefährdung ergeben: die gefährlichen Eigenschaften, die geringe verwendete Stoffmenge, eine nach Höhe und Dauer niedrige Exposition sowie die Arbeitsbedingungen. Die allgemeinen Maßnahmen nach § 8 müssen ausreichen. Maßgeblich sind § 6 Absatz 13 und TRGS 400 Abschnitt 6.2.
„Nur eine Flasche“ beantwortet diese Prüfung nicht. Es gibt dafür keine allgemeingültige Mengenuntergrenze. Auch ein im Einzelhandel erhältliches Haushaltsprodukt ist bei beruflicher Verwendung nicht automatisch ausgenommen: Entscheidend ist, ob die tatsächlichen Bedingungen einschließlich Menge und Expositionsdauer vergleichbar gering sind.
Besondere Vorsicht verlangt die TRGS etwa bei ätzenden Stoffen mit H314, wenn Hautkontakt nicht ausgeschlossen werden kann, sowie bei Tätigkeiten in engen Räumen oder möglicher gefährlicher explosionsfähiger Atmosphäre. Solche Tätigkeiten können nach Abschnitt 6.2 keine Tätigkeiten mit geringer Gefährdung sein. Die kleine Gebindegröße ändert das nicht.
Für den Umfang sind zwei Fälle zu unterscheiden:
- Ausschließlich geringe Gefährdung: Dann entfällt die Verzeichnispflicht nach § 6 Absatz 12; die vorausgehende Beurteilung entfällt nicht.
- Unterschiedliche Tätigkeiten im Betrieb: Eine begründete Ausnahme für einzelne Tätigkeiten befreit nicht von der Erfassung anderer verzeichnispflichtiger Gefahrstoffe. TRGS 400 Abschnitt 5.8 erläutert die Nichtaufnahme bei nachgewiesen geringer Gefährdung. Wird derselbe Stoff zusätzlich anders verwendet, darf die Ausnahme nicht ungeprüft darauf übertragen werden.
Beispiel: eine Ausnahme nachvollziehbar entscheiden
Das folgende fiktive Beispiel ist eine Prüfhilfe, keine Bewertung eines bestimmten Reinigungsmittels: Ein Büro hält einen Reiniger im Putzschrank bereit. Im Einkauf wird er als „haushaltsüblich“ bezeichnet; Angaben zur Anwendung fehlen. Eine Befreiung lässt sich daraus noch nicht ableiten.
Für die Rückfrage an die fachkundige Person lässt sich ein kurzer Prüfvermerk vorbereiten:
- Gegenstand: Genaues Produkt und betroffene Reinigungsarbeiten benennen; nicht pauschal „alle Bürochemikalien“ eintragen.
- Informationsstand: Produktinformationen zuordnen und festhalten, welche Angaben zu Eigenschaften noch fehlen.
- Arbeitsbedingungen: Klären, wer welche Flächen wie häufig und wie lange reinigt, welche Menge eingesetzt wird und welche Kontakte möglich sind.
- Bewertung: Alle vier Kriterien gemeinsam prüfen und begründen, weshalb die allgemeinen Maßnahmen ausreichen oder weshalb weitere Maßnahmen nötig sind.
- Ergebnis und Geltungsbereich: Festhalten, auf welche Tätigkeit sich die Entscheidung bezieht, wer sie fachkundig getroffen hat und welche Änderungen eine erneute Prüfung auslösen.
Für die interne Bearbeitung helfen drei selbst gewählte Statusangaben: „Verzeichnis erforderlich“, „Ausnahme begründet“ oder „Prüfung offen“. Das sind Organisationshilfen, keine gesetzlichen Kategorien. Im Beispiel bleibt die Prüfung zunächst offen. Fehlende Angaben werden als konkrete Rückfrage verfolgt, nicht durch ein voreiliges Häkchen bei „geringe Gefährdung“ ersetzt.
Ändert sich später die Nutzung, wird die Entscheidung erneut geprüft. Der Vermerk sollte deshalb auf eine beschriebene Tätigkeit verweisen und nicht auf eine unbegrenzte Freigabe des Produkts. Die BGW verlangt eine dokumentierte Begründung für nicht aufgenommene Stoffe. Unsere Gliederung ist dafür ein Vorschlag, kein vorgeschriebenes Formular.
Was dokumentiert werden sollte
Trennen Sie die fünf Mindestangaben des Verzeichnisses von der Begründung einer Ausnahme und der weiteren Arbeitsschutzorganisation. Hersteller, Zuständigkeit, Lagerplatz oder nächster Prüftermin können die Pflege erleichtern. Sie werden dadurch nicht automatisch zu zusätzlichen gesetzlichen Mindestspalten.
Bei geringer Gefährdung erlaubt § 6 Absatz 10 den Verzicht auf eine detaillierte Dokumentation. Das bedeutet nicht, dass ohne Beurteilung auf das Verzeichnis verzichtet werden darf. Eine knappe, nachvollziehbare Festlegung ist hilfreicher als ein umfangreiches Formular mit unbelegten Annahmen.
Ist die Pflicht geklärt, führt die Anleitung Gefahrstoffkataster erstellen durch die Einrichtung. Bewahren Sie den Bezug zwischen Entscheidung, Tätigkeit und verwendeter Informationsfassung; eine lose Sammlung von Sicherheitsdatenblättern erklärt allein keine Ausnahme.
Abgrenzung zur Gefährdungsbeurteilung
Ein vollständiges Kataster zeigt den Stoffbestand; es beweist nicht, dass eine Tätigkeit ausreichend geschützt ist. Die Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe bewertet Exposition, mögliche Ersatzstoffe und Schutzmaßnahmen. Sie liefert zugleich die Grundlage für die Ausnahmeprüfung.
Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber. Fehlen ihm die Kenntnisse für die Beurteilung, muss er sich nach § 6 Absatz 11 fachkundig beraten lassen. Eine Person, die lediglich Einträge oder Dateien pflegt, übernimmt damit nicht automatisch diese fachkundige Bewertung. Betriebsanweisung und Unterweisung sind anschließend entsprechend den tatsächlich einschlägigen Pflichten zu organisieren, nicht pauschal als zusätzliche Katasterspalten.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot unterstützt die allgemeine Arbeitsschutzorganisation mit Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmenlisten einschließlich Fristen und Status sowie der Ablage von Nachweisen. Damit können Sie beispielsweise eine offene Rückfrage aus der Pflichtprüfung mit Zuständigkeit und Termin nachverfolgen.
Diese Unterstützung ist keine automatische Entscheidung über die Verzeichnispflicht. Ein spezialisiertes Gefahrstoffkataster oder ein automatischer Sicherheitsdatenblatt-Import wird hier nicht als vorhandene Funktion zugesagt. Ob die betrieblichen Stoffdaten vollständig sind und eine Ausnahme fachlich trägt, muss unabhängig vom gewählten Werkzeug geprüft werden.
Offizielle Quellen und Einordnung
Die Pflicht und ihre Ausnahme ergeben sich aus der GefStoffV; TRGS 400 konkretisiert die Beurteilung und Verzeichnisführung. DGUV IFA und BGW ergänzen die praktische Einordnung. Die Quellen sind jeweils bei den betreffenden Aussagen verlinkt.
Redaktionell überarbeitet am 22. September 2026. Das Beispiel ist eigens zur Erläuterung entwickelt und kein dokumentierter Kundenfall. Diese Orientierung ersetzt weder eine fachkundige betriebliche Beurteilung noch die Prüfung zusätzlicher stoff-, tätigkeits- oder branchenspezifischer Anforderungen.