Kurzdefinition

Das Gefahrstoffverzeichnis ist die zentrale Übersicht der Gefahrstoffe, mit denen Beschäftigte im Betrieb tätig werden oder die im Betrieb gelagert werden. Es soll nicht nur zeigen, dass ein Produkt vorhanden ist, sondern auch, welche Gefahreninformationen, Einsatzbereiche und Folgeprozesse damit verbunden sind.

  • formale Übersicht der Gefahrstoffe im Betrieb
  • Grundlage für Gefahrstoff-Gefährdungsbeurteilung
  • Bezug zu Sicherheitsdatenblatt, Kennzeichnung und Mengen
  • Pflegepunkt für Betriebsanweisung, Unterweisung und Review

Pflichtangaben nach GefStoffV §6

§ 6 GefStoffV verlangt ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe. Der Mindestkern ist klar abgrenzbar und sollte in jeder Tabelle, Vorlage oder Softwarefassung sichtbar sein.

  • Bezeichnung des Gefahrstoffs
  • Einstufung oder Angaben zu gefährlichen Eigenschaften
  • verwendete Mengenbereiche im Betrieb
  • Bezeichnung der Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte exponiert sein können
  • Verweis auf die zugehörigen Sicherheitsdatenblätter
  • Zugriff für betroffene Beschäftigte und ihre Vertretung auf die relevanten Angaben

Pflicht, Ausnahme und Zugriff

Die Pflicht entsteht nicht durch die Wahl des Dateiformats, sondern durch die Tätigkeit mit Gefahrstoffen. Gibt es nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung, kann die Verzeichnispflicht entfallen; diese Einschätzung gehört aber in die Gefährdungsbeurteilung und sollte nachvollziehbar begründet sein.

Frage Praktische Einordnung
Rechtsgrundlage § 6 Abs. 12 GefStoffV
Mindestinhalt Bezeichnung, Einstufung oder gefährliche Eigenschaften, Mengenbereich, Arbeitsbereich, Sicherheitsdatenblatt
Zugriff betroffene Beschäftigte und ihre Vertretung brauchen Zugang zu den relevanten Angaben
Ausnahme nur bei Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach Gefährdungsbeurteilung
Pflege aktuell halten, wenn Stoffe, Mengen, Tätigkeiten, Arbeitsbereiche oder Sicherheitsdatenblätter wechseln

Muster, Vorlage, PDF und Excel einordnen

Viele Betriebe starten mit einem Muster oder einer Vorlage. Das ist sinnvoll, solange klar bleibt, wofür das jeweilige Format gedacht ist.

  • Muster: zeigt beispielhafte Einträge und typische Spalten
  • Vorlage: leere Struktur für die betriebliche Erfassung
  • Excel: bearbeitbare Arbeitsfassung für Aufnahme, Filter und Review
  • Word: eher für kurze Begleitdokumente oder kleine Listen, nicht ideal für laufende Stofftabellen
  • PDF: freigegebener Stand für Ablage, Prüfung oder Ausdruck
  • Software: laufende Pflege mit Dokumenten, Verantwortlichen und Folgeaufgaben
  • kostenlose Downloads: nur als Startstruktur nutzen, nie ungeprüft als fertigen Betriebsstand

Was im Gefahrstoffverzeichnis steht

Das Verzeichnis ist mehr als eine Einkaufsliste. Neben den Mindestangaben sollte es so gepflegt sein, dass daraus Gefährdungsbeurteilung, Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisung und Unterweisung abgeleitet werden können.

  • Produkt, Stoff, Gemisch, Hersteller und interne Bezeichnung
  • Einstufung, Signalwort, Piktogramme sowie H- und P-Sätze
  • Arbeitsbereich, Tätigkeit, Menge, Lagerort und Verwendungszweck
  • aktuelles Sicherheitsdatenblatt mit Versionsstand oder Datum
  • Verantwortliche, Review-Termin, Betriebsanweisung und Unterweisung
  • Status wie aktiv, ersetzt, gesperrt, entsorgt oder zu prüfen

Pflicht praktisch umsetzen

Die Pflicht wird nicht dadurch erfüllt, dass irgendwo eine Datei liegt. Entscheidend ist, ob die vorhandenen Gefahrstoffe vollständig genug erfasst sind und ob Änderungen in Stoffen, Tätigkeiten, Sicherheitsdatenblättern oder Mengen zuverlässig in die Unterlagen gelangen.

  • neue Produkte vor Verwendung in den Prozess aufnehmen
  • fehlende oder alte Sicherheitsdatenblätter als offene Aufgabe führen
  • Änderungen an Tätigkeit, Menge oder Lagerort dokumentieren
  • abgeschlossene Reviews mit Datum und Verantwortlichen festhalten

Rechtssicher statt nur heruntergeladen

Eine Vorlage wird erst belastbar, wenn die betrieblichen Angaben stimmen. Entscheidend sind aktuelle Sicherheitsdatenblätter, fachkundige Prüfung, klare Verantwortliche und ein Änderungsprozess. Ein PDF-Download oder eine Excel-Datei ohne Pflege kann dagegen schnell veralten.

  • Quelle und Stand der Vorlage dokumentieren
  • Beispielzeilen entfernen oder eindeutig als Beispiel markieren
  • Pflichtangaben getrennt von optionalen Pflegefeldern führen
  • Verantwortliche für SDB-Updates und Reviews benennen
  • PDF nur als Exportstand nutzen, nicht als einzige Arbeitsfassung

Gefahrstoffverzeichnis oder Gefahrstoffkataster?

In der Praxis werden beide Begriffe genutzt. Für die formale Pflicht- und Nachweissicht ist Gefahrstoffverzeichnis der passendere Begriff. Gefahrstoffkataster beschreibt häufig die praktische Verwaltung mit Lagerort, Dokumenten, Review und Aufgaben.

  • Stoff oder Produkt eindeutig benennen
  • Einsatzbereich und Tätigkeit zuordnen
  • Sicherheitsdatenblatt und Einstufung verknüpfen
  • Mengen, Lagerort und Review-Datum pflegen
  • eine zentrale Stoffdatenbasis statt konkurrierender Listen nutzen

Wer das Gefahrstoffverzeichnis erstellt

Die Verantwortung für die Organisation liegt beim Arbeitgeber. Die praktische Erstellung sollte aber bei Personen liegen, die Stoffe, Tätigkeiten, Sicherheitsdatenblätter und Arbeitsschutzprozesse verstehen.

  • Arbeitsbereiche liefern Produkt- und Tätigkeitsinformationen
  • fachkundige Personen prüfen Einstufung, Schutzmaßnahmen und Vollständigkeit
  • Verantwortliche halten Sicherheitsdatenblätter, Mengen und Lagerorte aktuell
  • Änderungen lösen Review, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung oder Unterweisung aus

Die Pflichtfrage zum Titel und zur Benennung ist auf Gefahrstoffbeauftragter Pflicht separat eingeordnet. Für das Verzeichnis zählt vor allem, dass Zuständigkeit, Fachkunde und Pflegeprozess nachvollziehbar festgelegt sind.

Welche Stoffe aufgenommen werden

Entscheidend ist nicht der Produktname allein, sondern ob im Betrieb ein Gefahrstoff vorhanden ist oder bei einer Tätigkeit entsteht. Auch Reinigungsmittel, Desinfektionsmittel, Lösemittel, Stäube oder Aerosole können relevant sein.

  • eingestufte gefährliche Stoffe und Gemische
  • entstehende Gefahrstoffe bei Schleifen, Schweißen, Reinigen oder Mischen
  • Stoffe mit relevanten Grenzwerten, Expositionen oder besonderen Schutzmaßnahmen
  • nicht mehr genutzte Stoffe bis zur Entsorgung oder Archivierung kennzeichnen

Sicherheitsdatenblätter richtig einbinden

Das Sicherheitsdatenblatt ist die wichtigste Informationsquelle, aber es muss dem richtigen Produkt und der richtigen betrieblichen Tätigkeit zugeordnet sein. Ein Verzeichnis sollte deshalb nicht nur einen Dateinamen enthalten, sondern den Stand sichtbar machen.

  • Datum, Version oder Abrufstand des Sicherheitsdatenblatts führen
  • Produktwechsel und neue Datenblätter als Review-Anlass markieren
  • Kennzeichnung, H-Sätze und Schutzinformationen aus aktueller Quelle prüfen
  • betroffene Betriebsanweisungen und Unterweisungen mitprüfen

Vom Verzeichnis zur Maßnahme

Ein Verzeichnis ohne Folgeprozess bleibt eine Liste. Arbeitsschutzrelevant wird es, wenn Änderungen an Stoffen, Mengen oder Tätigkeiten automatisch Prüfung und Unterweisung auslösen.

  • Gefährdungsbeurteilung Gefahrstoffe anschließen
  • Betriebsanweisung und Unterweisung verknüpfen
  • neue Sicherheitsdatenblätter als Prüfanlass markieren
  • nicht mehr genutzte Stoffe bewusst aussteuern
  • Substitution, Lagerung und Entsorgung prüfen, wenn der Stoff Anlass dazu gibt

Die Software-Auswahl für diesen Gesamtprozess steht auf Gefahrstoffmanagement Software.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot kann das Gefahrstoffverzeichnis als laufenden Prozess abbilden, statt nur eine Tabelle zu speichern.

  • Stoffe je Bereich und Verantwortlichkeit führen
  • Sicherheitsdatenblätter, Betriebsanweisungen und Unterweisungen verknüpfen
  • offene Datenlücken, Reviews und Folgeaufgaben sichtbar machen
  • Verzeichnisstände für interne Prüfung und Nachweis exportieren

Offizielle Quellen und Einordnung

Diese Seite ordnet § 6 GefStoffV, TRGS 400 und Sicherheitsdatenblätter für das Gefahrstoffverzeichnis ein. ArbeitsschutzPilot unterstützt Struktur, Review und Nachweisführung; die fachkundige Prüfung der konkreten Stoffe und Tätigkeiten bleibt Teil der betrieblichen Organisation.

  • § 6 GefStoffV als zentraler Bezugspunkt
  • TRGS 400 für Gefahrstoff-Gefährdungsbeurteilung
  • Sicherheitsdatenblätter als Informationsquelle
  • TRGS 510 bei Lagerfragen berücksichtigen
  • TRGS 555 bei Betriebsanweisung und Information einbeziehen
  • TRGS 600 bei Ersatzstoffprüfung und Stoffauswahl berücksichtigen
  • fachkundige Prüfung bei besonderen Risiken oder unklaren Tätigkeiten