Kurzdefinition
Ein Gefahrstoffverzeichnis ordnet die betrieblichen Gefahrstoffe ihren Eigenschaften, Mengenbereichen, Arbeitsbereichen und Informationsquellen zu. Gemeint ist keine reine Lagerinventur und kein Ordner, der lediglich Sicherheitsdatenblätter sammelt. Das Verzeichnis hilft, die Ermittlung nachvollziehbar zu machen und Informationen wiederzufinden.
Dieser Überblick erklärt Pflicht, Zugang und Aussagekraft der Liste. Die genaue Feldbelegung behandelt Gefahrstoffverzeichnis: Inhalt; den Aufbau einer neuen Liste die Anleitung Gefahrstoffverzeichnis erstellen. Eine Tabellenzeile ist keine Freigabe für eine ungeprüfte Tätigkeit.
Pflichtangaben nach GefStoffV §6
§ 6 Absatz 12 GefStoffV verlangt fünf Mindestangaben:
- Bezeichnung des Gefahrstoffs.
- Einstufung oder gefährliche Eigenschaften.
- Mengenbereiche, die im Betrieb verwendet werden.
- Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte exponiert sein können.
- Verweis auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter.
Der Zugang ist eine zusätzliche Anforderung an die Bereitstellung, keine sechste Stoffangabe. Ebenso wenig werden durch eine umfangreiche Vorlage automatisch Hersteller, Wassergefährdungsklasse oder Prüftermin zu weiteren Mindestangaben dieses Absatzes.
Pflicht, Ausnahme und Zugriff
Die Verzeichnispflicht trifft den Arbeitgeber; eine Mindestzahl von Beschäftigten nennt Absatz 12 nicht. Die Ausnahme gilt, wenn nur Tätigkeiten mit geringer Gefährdung nach Absatz 13 ausgeübt werden. Dafür sind Stoffeigenschaften, geringe Menge, niedrige Exposition nach Höhe und Dauer sowie die Arbeitsbedingungen zusammen zu beurteilen. Die allgemeinen Maßnahmen nach § 8 müssen ausreichen. „Nur ein Reiniger“ oder „nur ein kleiner Betrieb“ genügt nicht als Begründung.
Nach TRGS 400 Nummer 5.8 können auch einzelne Gefahrstoffe ausgenommen werden, wenn die Beurteilung ihrer Tätigkeiten nur eine geringe Gefährdung ergibt. Das ist keine pauschale Eigenschaft eines Produktnamens. Die Kriterien vertieft Gefahrstoffkataster-Pflicht.
Zugänglich sein müssen die Angaben 1, 2, 4 und 5 für alle betroffenen Beschäftigten und ihre Vertretung. Mengenbereiche bleiben Pflichtinhalt, sind aber von dieser ausdrücklichen Zugangsregel ausgenommen. TRGS 555 Nummer 4 erläutert außerdem den Zugang zu Sicherheitsdatenblättern und empfiehlt, den Zugangsweg in der Unterweisung bekannt zu machen. Ein Link, den nur die Verwaltung öffnen kann, löst das Problem nicht.
Muster, Vorlage, PDF und Excel einordnen
Papier und elektronische Führung sind nach TRGS 400 möglich. Wählen Sie die Arbeitshilfe nach der Aufgabe:
- Ein ausgefülltes Muster zeigt die Eintragslogik, nicht die tatsächlichen Stoffe Ihres Betriebs.
- Eine leere Vorlage liefert die Struktur und hilft bei der Auswahl zwischen Dateiformaten.
- Eine Excel-Arbeitsfassung kann laufend gepflegt werden; eine PDF-Ausgabe stellt einen bestimmten Stand bereit.
Auch eine gepflegte Papierlösung ist zulässig. Umgekehrt belegt ein aktuelles Exportdatum weder aktuelle Ausgangsdaten noch eine fachliche Prüfung. Ein neues Dateiformat allein behebt keine inhaltliche Lücke.
Was im Gefahrstoffverzeichnis steht
Sie sollten von einem Stoffeintrag zum tatsächlichen Einsatz und zur passenden Informationsquelle gelangen können. „Werkstatt“ kann zu unbestimmt sein, wenn das Produkt nur bei einem bestimmten Arbeitsvorgang eingesetzt wird. „Schrank 2“ benennt einen Lagerort, aber nicht zwingend den Bereich einer möglichen Exposition.
Zusätzliche Angaben zu Lieferant, interner Kennung, Lagerplatz oder zuständiger Person helfen bei der Zuordnung. Kennzeichnen Sie solche Organisationsfelder getrennt vom Mindestinhalt. H- und gegebenenfalls EUH-Sätze gehören zur Konkretisierung der CLP-Einstufung nach TRGS 400; P-Sätze und Piktogramme sind damit nicht gleichzusetzen.
Pflicht praktisch umsetzen
Legen Sie fest, welchen Betriebsteil die Liste abdeckt, wer die zugrunde liegenden Angaben liefert und welche Fassung verwendet werden soll. Eine Zentrale kann gemeinsame Stoffdaten verwalten; die Arbeitsbereiche müssen dennoch ihren tatsächlichen Einsatz wiederfinden. Derselbe Handelsname an zwei Standorten belegt keine identischen Arbeitsbedingungen.
Bei der Übergabe einer vorhandenen Liste sollten drei Dinge erkennbar sein: ihr Geltungsbereich, die Grundlagen der letzten Prüfung und noch ungeklärte Einträge. Ein Vermerk „vollständig“ ohne benannte Bereiche oder Ermittlung ist wenig aussagekräftig. Ungeklärte sicherheitsrelevante Angaben sind fachkundig zu klären, bevor auf ihrer Grundlage gearbeitet wird.
Rechtssicher statt nur heruntergeladen
Eine Vorlage gibt keine pauschale Rechtssicherheitsgarantie. Prüfen Sie stattdessen eine konkrete Aussage: Bedeutet der Prüfvermerk nur „alle Felder befüllt“, wurden die Angaben mit Quellen abgeglichen oder wurden auch die tatsächlichen Tätigkeiten beurteilt? Das sind unterschiedliche Leistungen.
TRGS 400 verlangt einen aktuellen Stand. Die BGW empfiehlt eine jährliche Aktualitätsprüfung; eine allgemeine gesetzliche Jahresfrist für das Verzeichnis folgt daraus nicht. Produktwechsel und relevante Änderungen müssen unabhängig vom nächsten Durchsichttermin bearbeitet werden.
Gefahrstoffverzeichnis oder Gefahrstoffkataster?
Beide Namen können dieselbe Übersicht bezeichnen. Das Gesetz nennt das Gefahrstoffverzeichnis; „Kataster“ wird betrieblich häufig synonym oder für eine erweiterte Übersicht verwendet. Eine gesetzlich vorgeschriebene Trennung in formale Liste und praktische Verwaltung gibt es nicht.
Der Vergleich der Bezeichnungen hilft bei zwei vorhandenen Listen. Der Ratgeber Gefahrstoffkataster behandelt die laufende Pflege und die Bearbeitung von Änderungsmeldungen. Diese Aufteilung der Ratgeber bedeutet nicht, dass zwei Register nötig wären.
Wer das Gefahrstoffverzeichnis erstellt
Der Arbeitgeber muss die Organisation sicherstellen. Einkauf und Arbeitsbereiche können Informationen liefern, eine benannte Person kann die Liste pflegen. Dafür braucht sie einen erreichbaren Meldeweg, Zugang zu den Quellen und eine Vertretung. Die Datenpflege darf nicht stillschweigend mit der fachlichen Entscheidung gleichgesetzt werden.
Die Gefährdungsbeurteilung ist nach § 6 Absatz 11 fachkundigen Personen vorbehalten. Fehlen dem Arbeitgeber die Kenntnisse, hat er sich fachkundig beraten zu lassen. Ein Kursname oder eine Stellenbezeichnung allein belegt nicht die Kenntnisse für jeden Stoff und jede Tätigkeit.
Die Pflichtfrage zum Titel und zur Benennung ist auf Gefahrstoffbeauftragter Pflicht separat eingeordnet. Für das Verzeichnis zählt vor allem, dass Zuständigkeit, Fachkunde und Pflegeprozess nachvollziehbar festgelegt sind.
Welche Stoffe aufgenommen werden
Die Ermittlung erfasst verwendete sowie entstehende oder freigesetzte Gefahrstoffe. Dazu gehören beispielsweise Schweißrauche oder Stäube, die keine eigene Einkaufsposition haben. Auch Arbeitsstoffe ohne Gefahrstoffpiktogramm können wegen ihrer Eigenschaften oder Verwendungsbedingungen relevant sein. Maßgeblich sind § 6 Absatz 1 und TRGS 400 Nummer 5.2, nicht allein das Etikett.
Lagern ist ebenfalls zu berücksichtigen: „Wir verkaufen die geschlossenen Gebinde nur weiter“ ist keine allgemeine Befreiung. KomNet erläutert diesen Fall einschließlich innerbetrieblicher Transporte. Eine Ausnahme benötigt die tätigkeitsbezogene Beurteilung. Auch nicht mehr eingesetzte Restbestände sind nicht schon deshalb ohne Bedeutung, weil sie aus der Einkaufsliste verschwunden sind.
Sicherheitsdatenblätter richtig einbinden
Ein Sicherheitsdatenblatt, kurz SDB, liefert Stoff- oder Gemischinformationen. Es ergänzt nicht von selbst die betrieblichen Mengenbereiche oder Arbeitsbedingungen. Ein Verweis muss zum richtigen Dokument führen; ein Datum allein sagt nur, welchen Stand jemand meint.
Nach TRGS 400 Nummer 5.1 ist eine aktuelle Fassung für die Beurteilung zu verwenden und auf offensichtliche Lücken, Widersprüche oder Fehler zu prüfen. Für Stoffe ohne vorgeschriebene SDB-Bereitstellung sind andere geeignete Informationen nötig. Fehlendes SDB bedeutet also nicht automatisch „ungefährlich“. Die Beschaffung und Einordnung erläutert Sicherheitsdatenblatt für Gefahrstoffe.
Vom Verzeichnis zur Maßnahme
Eine vollständige Liste ist ein Ausgangspunkt, kein Nachweis über den gesamten Arbeitsschutz. Nach § 7 Absatz 1 GefStoffV müssen Gefährdungsbeurteilung und erforderliche Schutzmaßnahmen vor Tätigkeitsbeginn vorliegen.
Fiktives Übergabebeispiel: Eine Führungskraft erhält ein Verzeichnis mit dem Status „geprüft“. Bevor sie daraus weitere Schlüsse zieht, ordnet sie ihre Fragen den passenden Nachweisen zu:
| Frage | Benötigter Nachweis |
|---|---|
| Welche Gefahrstoffe betreffen den Bereich? | Verzeichnis mit nachvollziehbarem Geltungsbereich und Quellenbezug. |
| Ist die konkrete Arbeit beurteilt? | Tätigkeitsbezogene Gefährdungsbeurteilung; die Stoffzeile allein genügt nicht. |
| Kennen Beschäftigte die Schutzregeln? | Passende Betriebsanweisung und tatsächlich durchgeführte erforderliche Unterweisung. |
| Welche Person war wie exponiert? | Falls die Voraussetzungen vorliegen: personenbezogenes Expositionsverzeichnis, nicht nur die Stoffliste. |
Die Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe behandelt unter anderem Exposition, Substitution und wirksame Maßnahmen. § 14 GefStoffV regelt Betriebsanweisung und mündliche Unterweisung. Ein hochgeladenes PDF ist keine durchgeführte Unterweisung.
Das Expositionsverzeichnis nach § 10a GefStoffV betrifft bestimmte Tätigkeiten mit krebserzeugenden, keimzellmutagenen oder reproduktionstoxischen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B, bei denen die Beurteilung eine Gesundheitsgefährdung ergibt. Es enthält personenbezogene Angaben und hat eigene Zugangsregeln. Die Einzelheiten stehen unter TRGS 410; solche Daten gehören nicht unüberlegt in eine allgemein zugängliche Stoffübersicht.
Die Software-Auswahl für diesen Gesamtprozess steht auf Gefahrstoffmanagement Software.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen mit Frist und Status sowie dokumentierte Versionen und PDF-Ausgaben. Damit können etwa offene Arbeitsschutzaufgaben aus einer Prüfung nachgehalten werden.
Daraus folgt keine Zusage eines spezialisierten Gefahrstoffregisters, eines SDB-Imports oder eines vollständigen Verzeichnisexports. Prüfen Sie den konkreten Funktionsumfang und legen Sie fest, wo Ihre Stoffübersicht geführt wird. Eine erledigte Softwareaufgabe ersetzt keinen fachlichen Nachweis.
Offizielle Quellen und Einordnung
Am 27. September 2026 mit KI-Unterstützung anhand der verlinkten GefStoffV, TRGS 400, TRGS 555 sowie BGW- und KomNet-Hinweise redaktionell überarbeitet. Das Übergabebeispiel ist eine eigene Orientierungshilfe, kein Kundenfall und keine Bewertung eines konkreten Arbeitsplatzes.
Die Quellenprüfung ist keine unabhängige fachkundige Freigabe oder individuelle Rechtsberatung. Für besondere Stoffe, Lagerbedingungen und unklare Tätigkeiten ist passende Fachkunde einzubeziehen. Das ursprüngliche Veröffentlichungsdatum wurde nicht ersetzt.