Wofür eine Vorlage geeignet ist

Eine Gefahrstoffverzeichnis-Vorlage liefert eine Struktur für die Erfassung. Sie entscheidet nicht, welche Stoffe bei euch gefährlich sind oder welche Schutzmaßnahmen ausreichen. Diese Seite hilft dir, eine passende Datei auszuwählen und ihre Grenzen zu erkennen.

Wenn du direkt eine leere Arbeitsmappe suchst, findest du unseren XLSX-Download mit Ausfüllhinweisen unter Gefahrstoffkataster-Vorlage. Weitere Originalanbieter stehen unten im Abschnitt „Vorlage nach Format auswählen“. Für die Frage, wann eine Liste geführt werden muss, vertieft der Beitrag Gefahrstoffverzeichnis die rechtliche Einordnung.

Direkte Auswahl: PDF, Excel oder Word?

Wähle zuerst nach der nächsten Aufgabe, nicht nach einem Versprechen wie „rechtssicherer Download“. Probiere die Datei in dem Programm aus, das eure zuständige Person tatsächlich nutzt.

Format Passender Einsatz und vorheriger Test
Excel Laufende Tabelle mit Filtern. Prüfe, ob lange Texte vollständig bleiben und beim Sortieren ganze Datensätze zusammenbleiben.
Word Formular mit ergänzendem Text. Füge eine Zeile hinzu und kontrolliere Tabellenkopf und Seitenumbruch.
PDF Lesefassung oder Ausdruck eines bestimmten Stands. Prüfe Lesbarkeit und ob Verweise auch ohne anklickbaren Link auffindbar sind.
Online-Anwendung Gemeinsame Bearbeitung. Teste Leserollen, Änderungsnachweise und einen vollständigen Export vor der Übernahme.

Die Spezialseiten behandeln Excel-Spalten und PDF-Ausgabe genauer. Hier geht es um die Auswahl zwischen diesen Wegen.

Mindestfelder nach GefStoffV §6

Nach § 6 Abs. 12 GefStoffV, wiedergegeben bei der BGN, muss das Verzeichnis mindestens fünf Angaben enthalten:

  1. Name des Gefahrstoffs,
  2. Einstufung oder Beschreibung seiner gefährlichen Eigenschaften,
  3. betrieblich verwendete Mengenbereiche,
  4. Arbeitsbereiche, in denen Beschäftigte exponiert sein können,
  5. Verweise auf die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter.

Bearbeitungsstand, Zuständigkeit und Prüftermin sind zusätzliche Organisationsfelder. Eine Vorlage mit zwanzig Spalten kann trotzdem unvollständig sein, wenn etwa der SDB-Verweis fehlt. Die Ausnahme für ausschließlich gering gefährdende Tätigkeiten setzt eine entsprechende Beurteilung nach Absatz 13 voraus; wenige Gebinde allein begründen sie nicht.

Kostenlose Vorlage oder professionelle Vorlage?

Der Preis sagt wenig darüber aus, ob die Datei zu eurem Betrieb passt. Bei einem kostenpflichtigen Angebot solltest du unterscheiden: Kaufst du nur eine Datei, Hilfe beim Ausfüllen oder eine fachliche Prüfung der tatsächlichen Tätigkeiten?

  • Quelle: Ist erkennbar, wer die Vorlage bereitstellt und erläutert?
  • Leistungsumfang: Sind Anpassung und spätere Änderungen enthalten oder zusätzliche Leistungen?
  • Übergabe: Erhältst du eine bearbeitbare Fassung und die verwendeten Informationsquellen?
  • Prüfung: Wird nur die Vollständigkeit der Felder kontrolliert oder auch der konkrete Einsatz beurteilt?

Eine unklare Leistungsbeschreibung wird durch Begriffe wie „auditfest“ nicht genauer. Lass offene Punkte vor der Beauftragung konkretisieren.

Leere Vorlage und Muster unterscheiden

Eine leere Vorlage ist zum Befüllen gedacht; ein Muster erklärt die Anwendung anhand von Beispielen. Das Gefahrstoffverzeichnis-Muster dient dieser zweiten Aufgabe. Übernimm daraus keine Mengen oder Einstufungen als eigene Betriebsdaten.

Lege eine erhaltene Beispieldatei zunächst getrennt ab. Prüfe anschließend auch weitere Tabellenblätter, ausgeblendete Zeilen und vorbelegte Auswahlfelder. Erst eine bereinigte Arbeitskopie sollte zur tatsächlichen Erfassung werden. Ersetze fehlende Informationen nicht durch plausible Beispielwerte.

PDF, Excel oder Online?

Kläre unabhängig vom Format, welche Fassung maßgeblich ist. Wenn Einkauf, Werkstatt und Verwaltung jeweils eine eigene Kopie pflegen, hilft ein neues Dateiformat allein nicht.

Eine praktikable Übergaberegel benennt einen Ablageort, eine zuständige Person und einen Weg für Änderungsmeldungen. Kennzeichne Ausdrucke und Exporte mit ihrem Stand. Teste den Lesezugriff aus Sicht der Beschäftigten, nicht nur mit dem Konto der Dateiverantwortlichen. Die Angaben zu Stoff, Gefahren, Arbeitsbereich und SDB müssen den Betroffenen und ihrer Vertretung zugänglich sein.

Vorlage nach Format auswählen

Diese Originalseiten helfen bei der Suche. Die Formatangaben beziehen sich auf die Anbieterbeschreibungen; die externen Dateien wurden für diesen Beitrag nicht technisch geprüft.

  • Excel oder Word: Die BGW-Dokumentationshilfen verlinken ein Gefahrstoffverzeichnis als XLTX- und DOTX-Vorlage.
  • Word mit Erläuterung: Das IFA/DGUV-Lexikon verweist auf einen BGHM-Leervordruck sowie getrennte PDF-Erläuterungen und ein ausgefülltes Beispiel.
  • Baustellenformular: Die BG BAU bietet ein Word-Muster für Baustellen an.
  • PDF-Angebot: DENIOS beschreibt einen PDF-Download. Prüfe nach dem Öffnen, ob du ihn wie benötigt bearbeiten oder nur ausdrucken kannst.

Beachte den Unterschied zwischen einer Excel-Vorlagendatei im Format XLTX und einer bereits angelegten XLSX-Arbeitsmappe. Speichere deine Betriebsfassung unter einem eigenen Namen, damit der leere Ausgangsstand erhalten bleibt.

Felder, die nicht fehlen sollten

Teste die ausgewählte Struktur zunächst mit einem tatsächlich verwendeten Produkt. Die folgenden Fragen sind eine redaktionelle Abnahmehilfe für das Formular, keine Sicherheitsfreigabe:

  1. Identität: Lässt sich der Eintrag eindeutig dem Produkt und seinem Datenblatt zuordnen?
  2. Menge: Sind Einheit und Bezugsgröße verständlich, statt nur einer Zahl wie „10“?
  3. Arbeitsbereich: Wird die mögliche Exposition beschrieben, statt ausschließlich einen Lagerschrank zu nennen?
  4. Beleg: Kann eine andere berechtigte Person den angegebenen SDB-Stand öffnen oder in der Papierablage finden?
  5. Lücke: Bleibt erkennbar, welche Angabe noch fehlt, wer sie klärt und wo das Ergebnis dokumentiert wird?

Ein leerer Eintrag bedeutet nicht „ungefährlich“. Fehlt ein erwartetes Datenblatt, fordere es an. Ist für den betreffenden Gefahrstoff kein SDB vorgesehen, muss die notwendige Information auf anderem Weg beschafft und ihre Herkunft festgehalten werden.

H-Sätze, P-Sätze und Kennzeichnung

Eine Spalte mit Piktogrammen allein bildet die Einstufung nicht ausreichend ab. TRGS 400, Nummer 5.8 nennt Gefahrenklasse, Kategorie und H-Sätze sowie gegebenenfalls EUH-Angaben; alternativ sind die sonstigen gefährlichen Eigenschaften zu beschreiben.

P-Sätze sind Sicherheitshinweise und ersetzen diese Einstufung nicht. Prüfe deshalb, ob die Vorlage genügend Platz für die Angaben bietet, statt sie auf ein Symbol zu verkürzen. Widersprüche zwischen Datenblatt, Kennzeichnung und vorhandener Liste gehören in die fachliche Klärung, nicht in eine selbst erfundene Einstufung.

Vorlage für besondere Betriebe anpassen

Ein Branchenmuster kann passende Tätigkeiten sichtbar machen. Die BG ETEM bietet Muster für Druck und Papierverarbeitung. Das ist eine Orientierung für diesen Bereich, keine Bestätigung, dass eure Stoffliste vollständig ist.

Vergleiche die Vorlage mit einem Rundgang durch die tatsächlichen Arbeitsbereiche. Betrachte neben dem regulären Einsatz auch Reinigung und Instandhaltung. Nach TRGS 400 können außerdem entstehende Stäube, Rauche oder Dämpfe Gefahrstoffe sein. Eine reine Einkaufsliste würde solche Prozessgefahren übersehen. Ein fehlendes Gefahrensymbol schließt eine Gefährdung nicht aus.

Verzeichnis-Vorlage und Kataster-Vorlage trennen

Du brauchst nicht allein wegen der unterschiedlichen Bezeichnungen zwei getrennt gepflegte Dateien. Ein Kataster mit zusätzlichen Dokumenten- und Aufgabenfeldern kann zugleich die erforderlichen Verzeichnisangaben enthalten.

Lege fest, welche Spalten für die Verzeichnissicht ausgegeben werden und welche nur der internen Pflege dienen. Beide Ansichten sollten auf denselben geprüften Angaben beruhen. Eine Änderung am Produkt darf nicht nur in einer der beiden Listen ankommen.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

ArbeitsschutzPilot unterstützt die Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen und daraus entstehenden Aufgaben mit Frist, Status und Notizen. Beispielsweise kann die Klärung einer fehlenden Information als Aufgabe nachgehalten werden.

Damit ist kein automatischer Import jeder externen Vorlage und keine automatische Prüfung ihrer Stoffdaten zugesagt. Ein Aufgabenstatus ersetzt auch nicht die Voraussetzungen für den Tätigkeitsbeginn: Nach § 7 Abs. 1 GefStoffV müssen Gefährdungsbeurteilung und erforderliche Schutzmaßnahmen vorher umgesetzt sein.

Offizielle Quellen und Einordnung

Redaktionell überarbeitet am 27. September 2026 mit KI-Unterstützung. Abgeglichen wurden der Mindestkern der GefStoffV, die Hinweise der TRGS 400 und die verlinkten Anbieterbeschreibungen. Die Formatwahl und der Formular-Prüfablauf sind redaktionelle Hilfen, keine gesetzlichen Sonderverfahren.

Es wurde keine unabhängige fachkundige Freigabe eurer Betriebsdaten durchgeführt. Der Beitrag ersetzt keine betriebliche Gefährdungsbeurteilung oder individuelle Rechtsberatung. Die ursprüngliche Veröffentlichung bleibt unverändert datiert; externe Vorlagen können sich nach dem hier dokumentierten Abruf ändern.