Wofür eine Vorlage geeignet ist
Eine Vorlage hilft, die Ersterfassung zu strukturieren und Pflichtfelder nicht zu vergessen. Sie sollte aber immer als Arbeitsmittel verstanden werden. Die tatsächlichen Stoffe, Tätigkeiten, Mengen und Sicherheitsdatenblätter müssen betrieblich geprüft und gepflegt werden.
- leere Startstruktur für neue Verzeichnisse
- Kontrollliste für bestehende Stofflisten
- Übergabeformat für Fachkraft, Einkauf oder Bereichsleitung
- Grundlage für PDF-Export, Excel-Pflege oder Softwareimport
Direkte Auswahl: PDF, Excel oder Word?
Die passende Vorlage hängt davon ab, ob ein Stand bearbeitet, freigegeben oder nur kurz dokumentiert werden soll.
| Format | Geeignet für | Grenze |
|---|---|---|
| Excel | Ersterfassung, Filter, viele Stoffe, offene Aufgaben | Versionschaos, wenn mehrere Kopien entstehen |
| Nachweisstand, Audit, Ausdruck, Freigabe | nicht gut für laufende Pflege | |
| Word | kurze Listen, Begleittext, kleine Sonderfälle | schwach für Tabellen, Filter und Änderungen |
| Software | laufende Pflege, SDB, Review, Unterweisung, Export | braucht klare Verantwortliche und Datenqualität |
Mindestfelder nach GefStoffV §6
Eine Vorlage sollte zuerst den gesetzlichen Mindestkern aus § 6 Abs. 12 GefStoffV abbilden. Weitere Spalten sind sinnvoll, dürfen aber nicht verdecken, ob die Grundangaben vollständig sind.
- Bezeichnung des Gefahrstoffs
- Einstufung oder gefährliche Eigenschaften
- verwendete Mengenbereiche
- Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition
- Verweis auf das zugehörige Sicherheitsdatenblatt
- Bearbeitungsstand, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben
Kostenlose Vorlage oder professionelle Vorlage?
Kostenlose Vorlagen können für die erste Struktur reichen. Professionell wird die Vorlage aber nicht durch das Dateiformat, sondern durch geprüfte Inhalte, Versionierung, klare Zuständigkeit und Einbindung in Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung.
- kostenlose Vorlage nur mit Quelle und Stand übernehmen
- Beispielinhalte löschen oder eindeutig markieren
- Pflichtfelder nicht mit optionalen Feldern vermischen
- fehlende Sicherheitsdatenblätter sichtbar als Aufgabe führen
- Review und Freigabe dokumentieren
Leere Vorlage und Muster unterscheiden
Eine Vorlage ist die ausfüllbare Struktur. Ein Muster zeigt dagegen, wie beispielhafte Zeilen aussehen können. Für die Praxis sollten beide getrennt bleiben, damit Beispielwerte nicht versehentlich als betriebliche Angaben weiterlaufen.
- Vorlage ohne Beispielwerte für die echte Erfassung nutzen
- Muster nur zur Orientierung oder Schulung verwenden
- fehlende Angaben offen markieren
- PDF erst nach Prüfung oder Freigabe erzeugen
- Excel-Fassung versionieren, wenn sie als Arbeitsstand dient
PDF, Excel oder Online?
PDF ist gut als Exportstand, Excel als Starttabelle und Online als laufender Workflow. Gefahrstoffe ändern sich, deshalb ist Versionierung wichtiger als ein einzelnes Muster.
- PDF für Nachweisstand
- Excel für Ersterfassung
- Online für Review, Verantwortliche und Änderungen
- Sicherheitsdatenblätter nicht getrennt verlieren
- Muster nur als Beispiel, nicht als fertige Betriebsunterlage übernehmen
Vorlage nach Format auswählen
Die passende Vorlage hängt davon ab, ob ein Stand dokumentiert oder eine Liste aktiv gepflegt werden soll.
- Excel: geeignet für Ersterfassung, Sortierung und Ergänzung vieler Stoffe
- PDF: geeignet für freigegebene Stände, Audits oder interne Ablage
- Word: eher für kurze Listen oder Begleitdokumente, nicht ideal für laufende Stofftabellen
- Software: sinnvoll, wenn Sicherheitsdatenblätter, Reviews und Folgeprozesse verbunden werden sollen
- Download: nur verwenden, wenn Quelle, Bearbeitungsstand und Anpassung nachvollziehbar bleiben
Felder, die nicht fehlen sollten
Die Vorlage sollte den späteren Arbeitsschutzprozess vorbereiten. Reine Produktlisten helfen wenig, wenn Tätigkeit, Gefährdung und Maßnahmen fehlen.
- Produktname und Hersteller
- Gefahrenpiktogramme und Einstufung
- Einsatzbereich, Lagerort und Menge
- Link zu Sicherheitsdatenblatt, Betriebsanweisung und Review
- Verantwortliche Person, Status und Änderungsdatum
- Hinweis auf fehlende Prüfung, fehlendes Datenblatt oder offene Maßnahme
H-Sätze, P-Sätze und Kennzeichnung
Vorlagen sollten Platz für die wichtigsten Kennzeichnungsinformationen bieten. Sie müssen aber aus aktuellen Quellen übernommen und bei Änderungen geprüft werden.
- H-Sätze für Gefahrenhinweise
- P-Sätze für Sicherheitshinweise
- Signalwort und Gefahrenpiktogramme
- Datum oder Version des Sicherheitsdatenblatts
Vorlage für besondere Betriebe anpassen
Viele Betriebe suchen Vorlagen für Arztpraxis, Zahnarztpraxis, Apotheke, Friseur, Pflege oder Werkstatt. Solche Beispiele können beim Denken helfen, ersetzen aber nicht die eigene Stoffaufnahme.
- Desinfektionsmittel, Reinigungsmittel und Laborstoffe prüfen
- Öle, Lacke, Klebstoffe, Aerosole oder Werkstattstoffe ergänzen
- Lagerorte, Mengen und Tätigkeiten je Bereich konkret eintragen
- Branchenmuster immer mit aktuellen Sicherheitsdatenblättern abgleichen
Verzeichnis-Vorlage und Kataster-Vorlage trennen
Die Verzeichnis-Vorlage sollte die formale Nachweissicht sauber abbilden. Die Kataster-Vorlage kann zusätzliche Pflege- und Workflowfelder enthalten. Idealerweise nutzen beide dieselben Stoffdaten, damit keine widersprüchlichen Listen entstehen.
- Verzeichnis: Pflichtfelder, Sicherheitsdatenblatt, Einsatzbereich, Menge
- Kataster: Lagerort, Aufgaben, Review, Dokumentenworkflow
- zentrale Stoffdaten statt Doppelpflege
- PDF oder Excel nur mit Versionsstand nutzen
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot kann Vorlagendaten in eine laufende Stoffübersicht überführen.
- Pflichtfelder und Pflegefelder strukturiert führen
- Sicherheitsdatenblatt, Betriebsanweisung und Unterweisung verbinden
- fehlende Datenblätter, Reviews und Freigaben als Aufgaben markieren
- PDF- und Excel-Stände aus einem gepflegten Datenstand exportieren
Offizielle Quellen und Einordnung
Diese Seite ordnet § 6 GefStoffV, TRGS 400 und Sicherheitsdatenblätter für eine Vorlagenstruktur ein. Die Vorlage ist ein Arbeitsmittel; fachkundige Prüfung und laufende Pflege der tatsächlichen Gefahrstoffe bleiben erforderlich.
- § 6 GefStoffV als zentraler Bezugspunkt
- TRGS 400 für Gefahrstoff-Gefährdungsbeurteilung
- Sicherheitsdatenblätter als Informationsquelle
- TRGS 510 bei Lagerangaben mitdenken
- TRGS 555 bei Betriebsanweisungen und Informationen berücksichtigen
- fachkundige Prüfung bei besonderen Risiken oder unklaren Tätigkeiten