Vor dem Start klären
Ein Gefahrstoffverzeichnis wird belastbarer, wenn die Zuständigkeiten vor der Datensammlung geklärt sind. Sonst entsteht schnell eine Tabelle, die niemand freigibt und niemand aktuell hält.
- betroffene Bereiche und Lagerorte festlegen
- vorhandene Stofflisten, Bestelldaten und Datenblätter sammeln
- fachkundige Prüfung und Freigabeweg planen
- entscheiden, ob Vorlage, Excel oder Software genutzt wird
In 7 Schritten erstellen
Der schnellste sichere Einstieg ist ein klarer Ablauf, der Datensammlung, Pflichtfelder und Folgeprozesse trennt.
- Arbeitsbereiche, Lagerorte und Tätigkeiten abgrenzen
- vorhandene Produkte, Stoffe, Gemische und entstehende Gefahrstoffe aufnehmen
- aktuelle Sicherheitsdatenblätter beschaffen oder fehlende Datenblätter als Aufgabe führen
- Pflichtangaben nach § 6 Abs. 12 GefStoffV eintragen
- Praxisfelder wie Lagerort, H-/P-Sätze, Status, Review und Verantwortliche ergänzen
- fachkundig prüfen, ob Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung angepasst werden müssen
- Pflegeprozess für neue Stoffe, Produktwechsel und neue Sicherheitsdatenblätter festlegen
Schritt 1: Stoffe aufnehmen
Beginne mit den Bereichen, in denen Gefahrstoffe verwendet oder gelagert werden. Produktnamen allein reichen nicht aus.
- Arbeitsbereiche und Tätigkeiten erfassen
- Produkte, Gebinde und Hersteller aufnehmen
- Mengen und Lagerorte ergänzen
- nicht mehr genutzte Stoffe kennzeichnen
- mitgebrachte Stoffe externer Dienstleister gesondert betrachten
Schritt 1a: Verantwortliche festlegen
Vor der Datensammlung sollte klar sein, wer Informationen liefert, wer fachlich prüft und wer Änderungen freigibt.
- Bereichsverantwortliche für Stoffaufnahme einbinden
- fachkundige Prüfung für Einstufung und Vollständigkeit planen
- Zuständigkeit für Sicherheitsdatenblatt-Updates festlegen
- Review-Termin und Änderungsanlass definieren
Schritt 2: Sicherheitsdatenblätter prüfen
Das Sicherheitsdatenblatt ist eine zentrale Quelle. Veraltete oder fehlende Datenblätter sollten als offene Aufgabe sichtbar werden.
- Version und Datum erfassen
- Einstufung und Piktogramme übernehmen
- Schutzmaßnahmen und Lagerhinweise prüfen
- Review bei neuen Datenblättern auslösen
- fehlende Datenblätter nicht stillschweigend übergehen, sondern als Aufgabe führen
Schritt 2a: Mindestangaben befüllen
Die Liste sollte zuerst die Mindestangaben nach GefStoffV §6 enthalten. Danach können zusätzliche Praxisfelder ergänzt werden, damit Folgeprozesse ohne erneute Suche gestartet werden können.
- Bezeichnung des Gefahrstoffs
- Einstufung oder gefährliche Eigenschaften
- Mengenbereich und Arbeitsbereich
- Verweis auf das passende Sicherheitsdatenblatt
- Tätigkeit, Expositionsweg und betroffene Personengruppe als Praxisangaben
- Lagerklasse oder Lagerhinweis, Lagerort und Entsorgung
- Link zu Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung
- Status, Verantwortliche, Änderungsdatum und nächste Prüfung
Schritt 2b: Vorlage kontrolliert nutzen
Eine Vorlage beschleunigt die Erfassung, darf aber keine Beispielinhalte in das echte Verzeichnis übernehmen. Markiere fehlende Angaben offen, statt sie mit Platzhaltern zu füllen.
- Beispielzeilen löschen oder als Beispiel kennzeichnen
- Pflichtspalten nicht in Freitextnotizen verstecken
- Excel-Fassung versionieren und PDF erst nach Review exportieren
- Kataster- und Verzeichnisdaten aus derselben Stoffbasis pflegen
Rechtssicher erstellen heißt aktuell halten
Die Erstellung endet nicht mit dem ersten Export. Ein Verzeichnis muss auf dem aktuellen Stand bleiben, wenn neue Stoffe beschafft werden, Sicherheitsdatenblätter wechseln, Mengenbereiche sich ändern oder Tätigkeiten in andere Bereiche wandern.
- Einkauf oder Bereichsleitung meldet neue Produkte vor Verwendung
- Sicherheitsdatenblatt-Version wird beim Stoffeintrag sichtbar
- Änderungen lösen Review der Gefährdungsbeurteilung aus
- PDF-Export wird nach Freigabe erneuert
- alte Stoffe bleiben bis Entsorgung oder Archivierung nachvollziehbar gekennzeichnet
Schritt 3: Folgeprozesse verbinden
Das Verzeichnis ist der Einstieg. Danach müssen Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung angeschlossen werden.
- Gefahrstoff-Gefährdungsbeurteilung aktualisieren
- Betriebsanweisung aus aktueller Information ableiten
- Beschäftigte unterweisen
- Review-Termine festlegen
- Substitution, Lagerung und Entsorgung prüfen, wenn Stoff oder Tätigkeit Anlass geben
Typische Fehler beim Erstellen
Viele Verzeichnisse scheitern nicht an der ersten Erfassung, sondern an fehlender Pflege.
- Produktliste ohne Tätigkeit und Arbeitsbereich führen
- Sicherheitsdatenblätter nicht versionieren
- Excel-Kopien parallel verwenden
- H- und P-Sätze ungeprüft aus alten Vorlagen übernehmen
- neue Stoffe nicht mit Unterweisung und Betriebsanweisung verbinden
- keine Regel für Einkauf, Produktwechsel und neue Datenblätter festlegen
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot kann die Erstellung als Workflow abbilden: Stoff erfassen, Dokumente verbinden, Lücken markieren und Reviews planen.
- Erfassung je Arbeitsbereich
- Dokumentenlink zum Sicherheitsdatenblatt
- Aufgaben für fehlende Angaben
- Export für Verzeichnis und Review
- Folgeaufgaben für Betriebsanweisung, Unterweisung und Prüfung nachhalten
Offizielle Quellen und Einordnung
Diese Seite ordnet GefStoffV und TRGS 400 für die Erstellung eines Gefahrstoffverzeichnisses ein. ArbeitsschutzPilot unterstützt Erfassung, Review und Nachweisführung; die fachkundige Bewertung der konkreten Gefahrstoffe bleibt Teil der betrieblichen Organisation.
- § 6 GefStoffV für Verzeichnis und Gefährdungsbeurteilung
- TRGS 400 für die systematische Bewertung
- Sicherheitsdatenblätter, Kennzeichnung und Lagerhinweise aktuell prüfen
- Betriebsanweisung, Unterweisung und Substitution als Folgeprozesse einplanen
- Erstellung immer mit tatsächlichen Stoffen und Tätigkeiten abgleichen