Was gehört in eine Checkliste zur Prüfung von Arbeitsmitteln?

Die Checkliste sollte ein bestimmtes Arbeitsmittel und einen bestimmten Prüfauftrag eindeutig zuordnen. Sie erfasst Anlass, Unterlagen, festgelegten Umfang, erforderliche Qualifikation, Durchführung, Ergebnisnachweis und den Umgang mit offenen Punkten. Ein organisatorisches Häkchen ist noch kein positives technisches Prüfergebnis.

Reicht eine Checkliste als Prüfprotokoll?

Diese Organisationscheckliste allein reicht nicht. Ein verwendetes Formular muss zusätzlich die tatsächlich durchgeführte Prüfung und die erforderlichen Aufzeichnungen abbilden. Gerätespezifische Prüfschritte, Bewertungen und gegebenenfalls Messwerte ergänzt die dafür qualifizierte prüfende Person.

Wie werden leere oder nicht zutreffende Prüfpunkte behandelt?

Ein leeres Feld bleibt ungeklärt. Verwende einen eigenen Status für offene Punkte und begründe, weshalb ein Punkt nicht zutrifft. Nicht durchgeführt und ohne Mangel geprüft sind unterschiedliche Aussagen; fehlende Prüfleistungen dürfen nicht stillschweigend als bestanden gelten.

Wie hilft ArbeitsschutzPilot?

ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen, daraus abgeleitete Maßnahmen und Unterweisungen einschließlich zugehöriger PDF-Ausgaben. Die Checkliste hier ist eine kopierbare Arbeitshilfe. Sie ist kein Nachweis für ein vorhandenes Arbeitsmittelregister, einen Prüfkalender oder eine Funktion zum Hochladen externer Prüfprotokolle.

Welche Mindestangaben sollte der Nachweis enthalten?

Bei Prüfungen nach § 14 Absätze 1 bis 4 BetrSichV sind Prüfart, Umfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person aufzuzeichnen. Bei ausschließlich elektronisch übermittelten Dokumenten verlangt Absatz 7 eine elektronische Signatur. Eine Geräte-ID und ein Prüfdatum erleichtern zusätzlich die eindeutige Zuordnung.

Gibt es die Checkliste als Word- oder Excel-Datei?

Für diese Seite wird keine eigene Word- oder Excel-Datei angeboten. Du kannst Auftragskopf und Prüfpunkte in dein betriebliches Formular übernehmen. Für eine Übersicht über viele Arbeitsmittel ist das separat verlinkte Prüfkataster-Muster gedacht; hier geht es um einen einzelnen Prüfauftrag.

Müssen alle Arbeitsmittel einmal jährlich geprüft werden?

Nein. Anlass und Anforderungen hängen vom Arbeitsmittel und seiner Verwendung ab. Die Gefährdungsbeurteilung legt erforderliche Prüfungen und Fristen fest; besondere Vorschriften können zusätzliche Vorgaben enthalten. Eine pauschale Jahresfrist lässt sich aus dieser Checkliste nicht ableiten.

Gilt eine Reparaturrechnung als bestandene Nachprüfung?

Nein. Eine Rechnung belegt zunächst eine abgerechnete Leistung. Ob die sichere Verwendung wieder gewährleistet ist und welche Prüfung nach einer Instandsetzung erforderlich ist, muss gesondert geklärt und dokumentiert werden. Der Reparaturstatus ersetzt die fachliche Bewertung nicht.

Prüfung von Arbeitsmitteln: Checkliste mit Ausfüllhilfe

Schnellcheck nach BetrSichV

Bevor du einen Termin buchst, ordne den Auftrag ein. „Arbeitsmittel prüfen“ kann eine Kontrolle vor der Verwendung, eine wiederkehrende Prüfung oder eine Prüfung nach einem besonderen Anlass meinen. Diese Aufgaben sind nicht austauschbar.

Ausgangslage	Vor dem Ausfüllen klären
Kontrolle vor der Verwendung	Geht es um offensichtliche Mängel und vorgesehene Kontrollen nach § 4 Absatz 5? Diese Kontrolle ersetzt eine erforderliche Prüfung nicht.
Sicherheit hängt von der Montage ab	§ 14 Absatz 1 betrifft die Prüfung vor der erstmaligen Verwendung sowie nach Montage an einem neuen Standort. Nicht jede Neuanschaffung fällt automatisch darunter.
Schädigende Einflüsse im Betrieb	Können daraus Gefährdungen entstehen? Dann sind wiederkehrende Prüfungen nach § 14 Absatz 2 zu organisieren.
Änderung am Arbeitsmittel	Ist die Änderung prüfpflichtig? Eine bloße Eintragung „repariert“ beantwortet diese Frage nicht.
Außergewöhnliches Ereignis	Könnte das Ereignis die Sicherheit beeinträchtigt haben? Unfall, Stillstand oder Naturereignis müssen im konkreten Zusammenhang beurteilt werden.
Besondere Anlage oder Arbeitsmittelgruppe	Prüfen, ob Anhang 2 mit den §§ 15–17 oder zusätzliche Anforderungen aus Anhang 3 einschlägig sind. Die Zuständigkeit kann von diesem Grundfall abweichen.

Rechtsgrundlagen sind § 4 BetrSichV und § 14 BetrSichV. Die allgemeine rechtliche Zuordnung erläutert Prüfung von Arbeitsmitteln nach BetrSichV. Hier folgt die Arbeitshilfe für den konkreten Auftrag.

Checkliste ausfüllen: Auftragskopf und Status

Lege eine Kopie je Arbeitsmittel und Prüfauftrag an. Bei einer Sammelprüfung muss jedes Ergebnis trotzdem eindeutig zu seinem Arbeitsmittel zurückführen. Schreibe nicht nur „Bohrmaschine Werkstatt“, wenn dort mehrere baugleiche Geräte stehen.

Kopierbarer Auftragskopf:

Auftragsnummer / Dokumentversion: ____________________
Arbeitsmittel, Hersteller und Typ: ____________________
Inventar-ID / Seriennummer / anderes eindeutiges Kennzeichen: ____________________
Standort und betrieblicher Ansprechpartner: ____________________
Vorgesehene Verwendung und besondere Beanspruchung: ____________________
Prüfanlass und zugrunde liegende Festlegung: ____________________
Geplanter Termin / tatsächliches Prüfdatum: ____________________
Zuständige Person für die Auftragsorganisation: ____________________
Prüfende Person / gegebenenfalls beauftragtes Unternehmen: ____________________
Zugehöriges technisches Prüfprotokoll: ____________________

Verwende für die folgenden Punkte E = organisatorisch erledigt, O = offen und N = nicht zutreffend, mit Begründung. Ergänze jeweils Bearbeiter, Datum und einen konkreten Nachweis oder Ablageort. Das Schema zum Übernehmen lautet:

Punkt: ____ · Status: ____ · Nachweis / Begründung: ____ · Bearbeiter / Datum: ____ · Offene Aufgabe / zuständig / fällig: ____

„E“ bestätigt nur die Bearbeitung dieses Organisationspunkts. Es bedeutet nicht „Arbeitsmittel mangelfrei“. Halte das fachliche Prüfergebnis und die Entscheidung über die weitere Verwendung in eigenen Feldern fest. Leere Felder werden nicht automatisch zu „E“ oder „N“.

Vorbereitung der Prüfung

Diese fünf Punkte schaffen die Voraussetzungen für einen ausführbaren Auftrag:

A1 – Identität abgleichen. Stimmen Kennzeichnung am Arbeitsmittel, Auftrag und bisherige Unterlagen überein? Eintrag: geprüfte Kennzeichen; bei Abweichung die notwendige Klärung.
A2 – Einsatzbedingungen beschreiben. Welche Verwendung, Umgebung oder Beanspruchung ist für die Prüfung relevant? Eintrag: konkrete Angaben des zuständigen Betriebsbereichs, nicht nur der Gerätename.
A3 – Unterlagen bereitstellen. Stelle Gefährdungsbeurteilung, Herstellerinformationen und vorhandene Vorbefunde zusammen. Eintrag: Dokumentbezeichnung, Stand und Ablage; fehlende Unterlagen als offene Aufgabe.
A4 – Anlass bestätigen. Ordne den Auftrag dem Schnellcheck zu und halte fest, wer die Zuordnung fachlich geklärt hat. Eintrag: Anlass und Grundlage; nicht ohne Prüfung des Einzelfalls „jährlich“ ankreuzen.
A5 – Zugang und sichere Arbeitsbedingungen abstimmen. Kläre mit der prüfenden Person Verfügbarkeit, notwendigen Stillstand und betriebliche Ansprechpartner. Eintrag: vereinbartes Zeitfenster und noch erforderliche Vorbereitung.

Die Checkliste enthält bewusst keine Anleitung zum Öffnen elektrischer Geräte, Überbrücken von Schutzeinrichtungen oder Durchführen von Belastungsversuchen. Solche Tätigkeiten ergeben sich aus dem fachlich festgelegten Prüfverfahren, nicht aus einer allgemeinen Online-Vorlage.

Fehlt bereits der Überblick über die Geräte, beginne mit dem Prüfkataster-Muster. Das Kataster verwaltet den Bestand; diese Checkliste dokumentiert die Organisation eines einzelnen Auftrags.

Prüffrist und prüfende Person

B1 – Prüfauftrag konkretisieren. Sind Art und Umfang für dieses Arbeitsmittel festgelegt? Eintrag: Verweis auf die maßgebliche Festlegung einschließlich Dokumentstand und etwaiger Zusatzanforderungen.
B2 – Fälligkeit nachvollziehen. Übernimm die betriebliche Frist mit ihrer Grundlage. Eintrag: Fälligkeit und zuständige Stelle für die Fristbewertung; eine fremde Prüfplakette allein erklärt die Frist nicht.
B3 – Fachliche Eignung zuordnen. Passt die Qualifikation zur konkreten Prüfaufgabe? Eintrag: prüfende Person, Aufgabenbereich und Grundlage der Auswahl. Der Firmenname eines Dienstleisters reicht als Zuordnung nicht.
B4 – Teilprüfungen zusammenführen. Übernehmen mehrere Personen unterschiedliche Teile? Eintrag: Zuständigkeit je Teil, erwarteter Teilnachweis und wer die vollständige Abdeckung kontrolliert.

Der Arbeitgeber legt erforderliche Prüfungen, Fristen und die Anforderungen an die prüfende Person anhand der Gefährdungsbeurteilung fest. Besondere Höchstfristen bleiben zu beachten; siehe § 3 Absatz 6 BetrSichV. Die Herleitung behandelt die Seite Prüffristen für Arbeitsmittel.

Für die zur Prüfung befähigte Person nennt die TRBS 1203 insbesondere passende Berufsausbildung, Berufserfahrung und zeitnahe berufliche Tätigkeit. Die Anforderungen richten sich nach der Prüfaufgabe. Bei aufgeteilten Prüfungen muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass das gesamte Arbeitsmittel im festgelegten Umfang und innerhalb der Fristen geprüft wird. Ein allgemeines Seminarzertifikat beantwortet diese Zuordnungsfragen nicht allein.

Durchführung und Protokoll

C1 – Durchführung zuordnen. Bestätige, welches Arbeitsmittel wann und durch wen tatsächlich geprüft wurde. Eintrag: Prüfdatum, prüfende Person und Protokollkennung.
C2 – Umfang mit Auftrag vergleichen. Deckt der eingegangene Nachweis die vereinbarten Prüfbestandteile ab? Eintrag: fehlende Teilnachweise oder ausdrücklich nicht durchgeführte Prüfungen. Frage bei Unklarheiten fachlich nach.
C3 – Ergebnis erfassen. Übernimm die Bewertung aus dem zugeordneten Prüfprotokoll. Eintrag: Ergebnis und etwaige Einschränkungen; erfinde keine positive Gesamtbewertung aus einzelnen unauffälligen Punkten.
C4 – Mängel nachvollziehbar übernehmen. Sind betroffener Teil, Befund und fachliche Bewertung eindeutig? Eintrag: Mangelkennung und Verweis auf Beschreibung, Foto oder Messwert im Protokoll.
C5 – Abschluss des Nachweises kontrollieren. Prüfe erforderliche Angaben und die zugehörige Unterschrift beziehungsweise elektronische Signatur. Eintrag: Nachweisstand und gegebenenfalls angeforderte Ergänzung.
C6 – Ablage und Zugriff festlegen. Hinterlege einen auffindbaren Ablageort und prüfe die tatsächliche Lesbarkeit. Eintrag: Speicherort und Zuständigkeit; „beim Dienstleister“ ist ohne gesicherten Zugang keine brauchbare Ablageangabe.

Technische Prüfliste separat ergänzen

Diese Punkte kontrollieren den Dokumentenfluss, nicht den technischen Zustand. Die fachkundige Prüfung braucht arbeitsmittelspezifische Kriterien und Verfahren. Als ergänzende Arbeitshilfen kommen etwa die Leiterprüfung-Checkliste oder die Regalprüfung-Checkliste infrage. Für elektrische Arbeitsmittel erläutert die Seite Prüfprotokoll für elektrische Arbeitsmittel die entsprechende Nachweisführung.

Übernimm keine gerätespezifische Liste ungeprüft für andere Arbeitsmittel. Auch baugleiche Geräte können wegen ihrer Verwendung unterschiedliche Prüfbedingungen haben.

Gesetzliche Mindestangaben und zusätzliche Organisationsfelder

Für Prüfungen nach § 14 Absätzen 1 bis 4 gehören Prüfart, Umfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person in die Aufzeichnung. Ausschließlich elektronisch übermittelte Dokumente benötigen eine elektronische Signatur. Bewahre diese Aufzeichnungen mindestens bis zur nächsten Prüfung auf. Bei Arbeitsmitteln nach den Absätzen 1 und 2 sowie Anhang 3 an unterschiedlichen Betriebsorten muss der letzte Prüfnachweis am Einsatzort verfügbar sein; maßgeblich ist § 14 Absatz 7 BetrSichV.

Auftragsnummer, Gerätekennung, Terminabsprachen und Bearbeitungsstatus sind zusätzliche Organisationsfelder dieser Vorlage. Sie werden dadurch nicht sämtlich zu ausdrücklich aufgezählten gesetzlichen Mindestangaben. Für besondere Anlagen und andere Nachweisarten sind gesonderte Anforderungen zu prüfen.

Mängel, Sperrung und Nachprüfung

D1 – Nutzungsstatus klären. Wer entscheidet auf Grundlage des fachlichen Ergebnisses über die weitere Verwendung? Eintrag: Entscheidung, betroffene Verwendung und verantwortliche Person. Eine grüne Terminanzeige ist keine Freigabe.
D2 – Unsichere Verwendung verhindern. Wie wird die Entscheidung im betroffenen Bereich umgesetzt und mitgeteilt? Eintrag: konkrete Sicherungsmaßnahme und Information an die Nutzer.
D3 – Abhilfe beauftragen. Wer behebt welchen Mangel bis wann? Eintrag: Mangelkennung, Aufgabe, zuständige Person und Frist.
D4 – Erforderliche Prüfung nach Abhilfe klären. Welche fachliche Überprüfung ist vor erneuter Verwendung notwendig? Eintrag: Festlegung, prüfende Person und zugehöriger Nachweis; eine Reparaturrechnung allein genügt dafür nicht.
D5 – Auftrag abschließen. Sind offene Punkte geklärt und die nächste Fälligkeit anhand der fachlichen Festlegung eingetragen? Eintrag: Abschlussdatum oder verbleibende Aufgaben. Ein Auftrag mit fehlendem Teilnachweis bleibt insoweit offen.

Arbeitsmittel mit sicherheitsbeeinträchtigenden Mängeln dürfen nicht bereitgestellt oder verwendet werden. Das folgt aus § 5 Absatz 2 BetrSichV. Ein bevorstehender Produktionstermin ändert daran nichts.

Ausfüllbeispiel: Prüfbericht passt nicht zum Arbeitsmittel

Fiktiver Organisationsfall: Ein Betrieb erhält für ein gemietetes Arbeitsmittel einen Prüfbericht. Hersteller und Typ passen, die Seriennummer gehört jedoch zu einem anderen Exemplar.

A1 erhält „O“ mit dem Hinweis „Seriennummer weicht ab“. C3 bleibt ohne übernommenes positives Ergebnis. Der zuständige Ansprechpartner fordert beim Vermieter den eindeutig zugehörigen Nachweis an. Bis die erforderliche Prüfung für dieses Arbeitsmittel nachgewiesen und die Voraussetzungen für seine Verwendung geklärt sind, wird es nicht eingesetzt.

Trifft der richtige Bericht ein, dokumentiert der Bearbeiter die Zuordnung und den Ablageort. Erst danach werden Ergebnis, gegebenenfalls offene Befunde und Nutzungsentscheidung bearbeitet. Der Vorgang zeigt, warum ein vollständig ausgefüllter Auftrag mehr braucht als eine PDF-Datei mit dem Wort „bestanden“.

ArbeitsschutzPilot für Checklisten

ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen, daraus abgeleitete Maßnahmen und Unterweisungen sowie die zugehörigen PDF-Ausgaben. Das kann die vorgelagerte Beurteilung und daraus folgende Arbeitsschutzmaßnahmen unterstützen.

Die Arbeitshilfe auf dieser Seite lässt sich in ein eigenes Formular übernehmen. Sie verspricht kein Arbeitsmittelregister, keinen Prüfkalender und keinen Upload externer Prüfberichte in ArbeitsschutzPilot. Bewahre Prüfaufträge und fachliche Nachweise in einer dafür geeigneten betrieblichen Ablage auf.

Offizielle Quellen und Einordnung

Rechtsstand der redaktionellen Prüfung: 8. September 2026. Grundlage sind die oben verlinkten Vorschriften der BetrSichV und die allgemeinen Qualifikationsanforderungen der TRBS 1203. Die BGHM-Praxishilfe „Prüfung von Arbeitsmitteln“ bietet ergänzend einen kompakten Überblick über Vorbereitung, Durchführung und Nachweis.

Diese Organisationsvorlage wurde redaktionell erstellt; sie ist weder ein Zertifikat noch ein gerätespezifisches Prüfverfahren. Passe sie mit den zuständigen fachkundigen Personen an Gefährdungsbeurteilung, Herstellerinformationen und die für das Arbeitsmittel einschlägigen Anforderungen an.

Prüfung von Arbeitsmitteln Checkliste