DOCX-Vorlage finden und als Kopie sichern
Die BAuA bietet unter „Muster und Leerformulare“ ein Leerformular im DOCX-Format an. Wählen Sie dort den Word-Download; speichern Sie anschließend eine eigene Arbeitskopie. Die unveränderte Ausgangsdatei bleibt als Referenz erhalten.
Auf der Werkzeugseite von eSDScom finden Sie unter „SDS Templates“ ebenfalls eine deutsche EU-Vorlage als DOCX. Die Angaben zu den Dateiformaten stammen von den Herausgebern; hier wird keine eigene Word-Datei angeboten oder eine technische Prüfung der Downloads zugesichert.
Bevor Sie eine Datei auswählen, nutzen Sie die Auswahlhilfe für Sicherheitsdatenblatt-Vorlagen. Für ein gekauftes Produkt ist eine selbst ausgefüllte Word-Vorlage kein Ersatz für die passende Lieferantenfassung.
Word nur als Arbeitsformat nutzen
Word organisiert die Bearbeitung, nicht die chemikalienrechtliche Beurteilung. Die sachkundige Person muss die Angaben anhand der Produktdaten und der geltenden Anforderungen ausarbeiten. Das IFA beschreibt diese Anforderung und die Rollen in der Lieferkette.
Trennen Sie in Ihrer Ablage drei Arbeitsstände. Diese Einteilung ist eine redaktionelle Organisationshilfe, kein vorgeschriebenes Dateisystem:
| Arbeitsstand | Zweck und Grenze |
|---|---|
| Unveränderte Vorlage | Zeigt die Ausgangsstruktur; enthält noch keine geprüften Angaben zu Ihrem Produkt. |
| Interne Prüfkopie | Enthält Bearbeitung, Rückfragen und nachvollziehbare Entscheidungen; ist nicht die Versandfassung. |
| Geprüfte Versandfassung | Enthält die abschließend geprüften Angaben ohne unbeabsichtigte interne Bearbeitungsreste. |
Die vollständige Struktur erläutert Sicherheitsdatenblatt Aufbau. Fachliche Erstellungsschritte finden Sie unter Sicherheitsdatenblatt erstellen; hier steht die kontrollierte Dateibearbeitung im Mittelpunkt.
Bearbeitung kontrollieren
Legen Sie vor der Zusammenarbeit fest, wer die führende Arbeitskopie führt und wer fachliche Rückfragen entscheidet. Benennen Sie Produkt, Sprache, Zielmarkt und Bearbeitungsstand eindeutig. Vermeiden Sie parallele Dateien wie „final“, „final-neu“ und „final-wirklich“, deren Unterschiede niemand mehr zuordnen kann.
Ein mögliches internes Benennungsschema lautet: Produktkennung, Sprache, Dokumentversion, Arbeitsstand und Datum. Das ist eine Empfehlung für die Organisation, keine gesetzliche Vorgabe.
Änderungen sind nicht dasselbe wie Kommentare
Microsoft erläutert das Nachverfolgen von Änderungen in Word. Für die Prüfung sind insbesondere diese Unterschiede wichtig:
- Änderungsverfolgung ausschalten: beendet die weitere Erfassung; vorhandene Überarbeitungen bleiben bestehen.
- „Keine Markups“ anzeigen: blendet Überarbeitungen aus; entfernt sie nicht.
- Änderungen annehmen oder ablehnen: entscheidet über den geänderten Text. Prüfen Sie vorher die betroffenen Angaben und nicht nur die Formatierung.
- Kommentare bearbeiten: ist ein eigener Arbeitsschritt. Das Annehmen von Textänderungen ersetzt keine Kommentarprüfung.
Ein Kommentar kann als erledigt markiert sein und trotzdem noch im Dokument stehen. Microsoft beschreibt dies ausdrücklich für aufgelöste Kommentare in Word für das Web. Sichern Sie benötigte interne Prüfnotizen, bevor Sie Kommentare aus der Versandkopie löschen.
Finale Version absichern
Eine Datei mit dem Zusatz „freigegeben“ ist allein kein Freigabenachweis. Halten Sie intern fest, welche konkrete Fassung von wem geprüft wurde und ob noch Punkte offen sind. Änderungen nach dieser Prüfung müssen erneut bewertet werden.
Im Sicherheitsdatenblatt selbst sind die Datums- und Versionsangaben abzugleichen. REACH-Anhang II, Abschnitt 0.2.5, verlangt bei einer überarbeiteten Fassung entsprechende Angaben auf der ersten Seite sowie einen Bezug zur ersetzten Fassung. Änderungen sind in Abschnitt 16 kenntlich zu machen, soweit sie nicht andernorts angegeben sind. Die Grundlage steht in Verordnung (EU) 2020/878.
Ein neues Speicherdatum im Dateisystem oder ein neuer PDF-Export ändert nicht automatisch den fachlichen Stand. Stimmen Dateiname, Kopfzeile und Inhaltsangaben nicht überein, klären Sie den Widerspruch vor der Weitergabe.
Freigabe-Check vor PDF oder Versand
Gehen Sie die folgenden Prüfungen an der vorgesehenen Versandkopie durch. Die genannten Windows-Menüpfade können je nach Word-Version abweichen; Mac und Web haben teilweise andere Funktionen.
- Inhalt abschließen: Offene Fragen, fehlende Produktdaten und unklare Angaben fachlich entscheiden lassen. Ein Platzhalter darf nicht einfach verschwinden, wenn die Information weiterhin fehlt.
- Bearbeitungsreste kontrollieren: Alle nachverfolgten Änderungen prüfen und annehmen oder ablehnen. Nicht für Empfänger bestimmte Kommentare einschließlich erledigter Threads gezielt entfernen; nötige Nachweise zuvor intern sichern.
- Ausgeblendete Informationen prüfen: In Word für Windows führt der Weg über „Datei“, „Informationen“, „Auf Probleme überprüfen“ und „Dokument überprüfen“. Prüfen Sie die Ergebnisse vor dem Entfernen einzelner Kategorien.
- Ausgabe kontrollieren: Die exportierte PDF-Datei erneut öffnen und jede Seite prüfen. Stimmen Tabellen, Einheiten, Sonderzeichen, Kopf- und Fußzeilen sowie gegebenenfalls Anhänge mit dem geprüften Inhalt überein?
- Übergabe festhalten: Dokumentieren Sie intern Produkt, Sprache, genaue Dateifassung, prüfende Person, Prüfergebnis und Übergabedatum. Versenden Sie genau diese geprüfte Datei.
Microsoft empfiehlt die Dokumentprüfung auf einer Kopie, weil entfernte Daten nicht immer wiederherstellbar sind. Entfernen Sie Kategorien wie Kopf- und Fußzeilen nicht ungeprüft: Dort können notwendige Dokumentangaben stehen. Die Dokumentprüfung ist kein Test auf chemische Richtigkeit.
Mac und Web: Nach Microsofts Übersicht zum Dokumentinspektor besitzt Word für Mac diese Windows-Funktion nicht; Dokumenteigenschaften lassen sich dort manuell prüfen. In Word für das Web verweist Microsoft für diese Eigenschaften auf die Desktop-App.
Auch die Seitenfolge gehört zur Ausgabekontrolle. REACH-Anhang II, Abschnitt 0.3.2, verlangt eine Nummerierung einschließlich etwaiger Anhänge und eine Angabe zum Umfang oder zur Fortsetzung. Ein sauberer Seitenumbruch ist hilfreich, ersetzt aber keine vollständigen Angaben.
Beispiel: Bildschirm sauber, Prüfung noch offen
Fiktiver Prüffall: In Abschnitt 8.2 steht eine kommentierte Rückfrage zu einer fehlenden Lieferantenauskunft. Jemand markiert den Thread als erledigt und wählt „Keine Markups“. Die Seite sieht fertig aus, obwohl weder die Rückfrage beantwortet noch die Versandkopie bereinigt wurde.
Das richtige Ergebnis der Prüfung lautet zunächst „nicht zur Weitergabe freigegeben“. Erst die zuständige Person klärt die Fachfrage; anschließend werden Kommentarstatus, Textfassung und Ausgabe erneut geprüft. Dieses Beispiel beschreibt einen Bearbeitungsfehler, keine Bewertung eines konkreten Produkts.
Wann Word nicht reicht
Bei mehreren Produkten oder Sprachfassungen kann dieselbe fachliche Änderung an vielen Stellen nötig werden. Wenn niemand zuverlässig feststellen kann, welche Dateien betroffen sind, reicht eine Namenskonvention nicht mehr aus.
Prüfen Sie dann einen geregelten Autorenprozess mit geeigneter Software oder externer Unterstützung. Die Sicherheitsdatenblatt-Software-Seite unterscheidet Erstellung und Verwaltung. Für sprachliche und länderspezifische Fragen nutzen Sie Sicherheitsdatenblatt Englisch Vorlage. Eine Textverarbeitung bewertet weder Übersetzungsqualität noch Zielmarktanforderungen.
Betriebliche Nutzung
Nach der Übergabe beginnt die Auswertung für den Arbeitsplatz. Ordnen Sie die erhaltene Fassung dem tatsächlich verwendeten Produkt zu und prüfen Sie Auswirkungen auf Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisung und Unterweisung. Ändern Sie dabei nicht stillschweigend die Lieferanteninformation; halten Sie eigene Rückfragen und betriebliche Ergänzungen getrennt fest.
Die längerfristige Ablage und der Umgang mit neuen Lieferantenfassungen gehören zum Prozess Sicherheitsdatenblatt aufbewahren und aktualisieren. Die interne Word-Prüfkopie darf dabei nicht versehentlich an die Stelle des gültigen Produktdatenblatts treten.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot ist kein Word-Editor und kein SDS-Autorensystem. Nutzen Sie die anschließende Arbeitsschutz-Dokumentation, um Produktbezug, verwendeten Dokumentenstand und erforderliche Folgeaufgaben nachvollziehbar zu halten.
Die Entscheidung über fachliche Richtigkeit bleibt bei den zuständigen Personen. Weder das Hochladen einer Datei noch ein erledigter Aufgabenstatus bestätigt, dass alle Angaben des Sicherheitsdatenblatts geprüft sind.
Offizielle Quellen und Einordnung
Die Redaktion hat die verlinkten Herausgeberinformationen, Microsoft-Anleitungen und die genannten REACH-Anforderungen am 9. September 2026 abgeglichen. Der Ablauf verbindet dokumentierte Word-Funktionen mit redaktionellen Kontrollschritten; er ist keine praktische Prüfung jeder Word-Version oder Download-Datei.
Diese Seite ersetzt weder eine sachkundige Erstellung noch die Prüfung eines konkreten Sicherheitsdatenblatts. Wer dafür qualifiziert sein muss, erläutert Wer darf Sicherheitsdatenblätter erstellen?.