Dokumenttypen sauber trennen
Eine tragfähige Liste unterscheidet, ob ein Dokument ein Gesetzestext, eine Vorschrift, eine Betriebsanweisung, ein Notfallhinweis oder ein Unterweisungsnachweis ist.
- Rechtsquelle und Dokumenttyp erfassen
- Zweck und betroffene Beschäftigte benennen
- Standort oder digitalen Zugriff festhalten
- Dokumente nicht doppelt in mehreren Listen pflegen
Versionierung und Zugriff steuern
Gerade bei digitalen Dokumenten ist nicht die Ablage entscheidend, sondern die verlässliche aktuelle Version. Alte Fassungen sollten sichtbar archiviert oder gesperrt werden.
- Version, Abrufdatum und Quelle speichern
- Link, QR-Code oder Ordner regelmäßig testen
- Verantwortliche Person je Dokument benennen
- Review bei Gesetzes- oder Standortänderungen auslösen
Nachweis ohne Dokumentenflut
Zu viele Aushänge können den eigentlichen Zweck verschlechtern. Besser ist eine klare Startliste, die zeigt, welche Dokumente wirklich relevant sind und wie sie gepflegt werden.
- Pflichttexte und freiwillige Hinweise kennzeichnen
- Unterweisungsnachweise separat führen
- Betriebsanweisungen arbeitsplatzbezogen halten
- nicht relevante Mustertexte entfernen
Offizielle Quellen und Einordnung
Die Dokumentenliste sollte offizielle Gesetzesquellen, DGUV-Veröffentlichungen und betriebliche Dokumenttypen sauber trennen. So bleibt erkennbar, ob ein Dokument ein Gesetzestext, eine Vorschrift, ein Notfallhinweis, eine Betriebsanweisung oder ein Nachweis ist.
- Dokumenttyp, Quelle und Zweck getrennt dokumentieren
- Zugriff und Aktualität je Standort prüfen
- alte Fassungen kontrolliert aus dem Umlauf nehmen
- fachkundige Prüfung bei branchenspezifischen Pflichten einholen