Wann eine Vorlage hilft
Gefahrstoffkataster-Vorlage kostenlos herunterladen (XLSX)
Der Download enthält zwei Tabellenblätter: Kataster mit 16 Spalten und 20 vorbereiteten Leerzeilen sowie Hinweise mit Feldbedeutungen, Nutzungshinweisen und Quellen. Er ist ohne Anmeldung verfügbar und enthält keine Makros, Formeln oder Beispieldaten. Weitere Zeilen müssen Sie innerhalb der Tabelle ergänzen und deren Formate prüfen.
Die Vorlage passt zur ersten strukturierten Erfassung oder zum Abgleich verstreuter Listen. Sie ist noch kein fertiges betriebliches Verzeichnis. Vor der Nutzung brauchen Sie die tatsächlichen Produkte, Tätigkeiten, Arbeitsbereiche und belastbare Gefahreninformationen. Beschränken Sie die Bestandsaufnahme nicht auf Einkaufsdaten: Auch bei Arbeitsverfahren entstehende Gefahrstoffe können relevant sein.
Wenn Sie zunächst ein ausgefülltes Organisationsbeispiel nachvollziehen möchten, nutzen Sie das Gefahrstoffkataster-Muster. Dessen fiktive Werte gehören nicht in Ihre Betriebsdatei.
Sinnvolle Felder
Das Blatt „Kataster“ führt die Mindestangaben in den Spalten B bis G. Der Mengenbereich und sein Bezug sind dabei auf zwei Spalten verteilt. Die interne Kennung in A und die Felder H bis P helfen bei der Pflege. Gelbe Zellen sind Eingabefelder, keine Warn- oder Freigabesignale.
- Kennung und Produkt: Vergeben Sie eine dauerhafte Kennung und verwenden Sie einen eindeutigen Namen. Eine wechselnde Zeilennummer eignet sich nicht für Verweise auf offene Fragen.
- Mengenbereich und Bezug: Tragen Sie zusammengehörige Angaben ein. Ohne Einheit und verständlichen Zeitraum bleibt eine Zahl mehrdeutig. Lagerbestand und verwendete Menge dürfen nicht stillschweigend gleichgesetzt werden.
- Datenblatt und Prüfung: Das Datum des Sicherheitsdatenblatts ist etwas anderes als Ihr letzter Datenabgleich. Für beide gibt es eigene Felder.
- Offene Klärung: Benennen Sie die fehlende Information und die nächste Handlung. „SDB vorhanden“ hilft wenig, wenn das Dokument zu einem anderen Produkt gehört oder niemand darauf zugreifen kann.
Die Tabelle ist absichtlich nicht mit Gefahrensymbolen oder Standard-H-Sätzen vorbelegt. Ihre Informationen müssen zum eingesetzten Produkt passen; eine optisch vollständige Zeile belegt das nicht.
Pflichtfelder und Katasterfelder trennen
Für das Gefahrstoffverzeichnis nennt § 6 Absatz 12 GefStoffV fünf Mindestangaben. Die konkrete Zahl der Excel-Spalten ist dagegen eine Gestaltungsentscheidung.
| Angabe | Umsetzung in dieser Vorlage |
|---|---|
| Bezeichnung | B: Stoff oder Produkt eindeutig benennen |
| Einstufung oder gefährliche Eigenschaften | C: nachvollziehbare Gefahrenangaben, nicht nur ein Symbol |
| Verwendete Mengenbereiche | D und E: Bereich zusammen mit Einheit und Bezug |
| Arbeitsbereiche mit möglicher Exposition | F: betroffene Bereiche, nicht lediglich den Lagerplatz |
| Sicherheitsdatenblatt-Verweis | G: eindeutig zugeordnetes, erreichbares Dokument |
Hersteller, Lagerort, Dokumentenverweise und Pflegeverantwortliche sind nützliche Ergänzungen, aber keine weiteren Mindestangaben aus diesem Absatz. Andere Pflichten können trotzdem zusätzliche Informationen erfordern. Auch die Ausnahme für Tätigkeiten mit geringer Gefährdung folgt aus der Gefährdungsbeurteilung, nicht aus einer kurzen Stoffliste.
Die TRGS 400, Abschnitt 5, erläutert Informationsquellen und Verzeichnis. Fehlt ein erforderliches Datenblatt, muss die Lücke bearbeitet werden. Bei Gefahrstoffen ohne eigenes SDB sind die Situation und andere genutzte Informationsquellen nachvollziehbar zu dokumentieren. Das Quellenfeld erlaubt hierfür eine Erläuterung; es entscheidet nicht automatisch, welcher Fall vorliegt.
Excel, PDF oder Software
Die angebotene XLSX-Datei ist zum Bearbeiten gedacht. Ein PDF ist eher ein datierter Auszug für einen bestimmten Leser oder Prüfzweck. Ein separater PDF-Download und ein vorbereitetes Drucklayout sind hier nicht enthalten. Kontrollieren Sie beim eigenen Export, ob Filter die richtige Auswahl zeigen und alle Texte lesbar bleiben.
Für Excel sprechen vertraute Eingabe und Filterbarkeit. Gemeinsame Bearbeitung, Sicherung und Zugriffsrechte müssen Sie organisieren. Die Arbeitsmappe verschickt keine Erinnerungen und überwacht keine Datenblattänderungen. Eine Software lohnt sich nicht automatisch ab einer bestimmten Stoffzahl, sondern wenn sie konkrete Pflegeprobleme nachweislich löst.
Alternativ bieten die BGW-Dokumentationshilfen Vorlagen in Word- und Excel-Formaten. Die BG-ETEM-Muster sind auf Druck und Papierverarbeitung ausgerichtet. Prüfen Sie auch bei branchenspezifischen Vorlagen, welche Angaben zu Ihrem Betrieb passen.
Vorlage als Prüfanstoß nutzen
Das Ausfüllen macht Rückfragen sichtbar, bewertet aber nicht die Tätigkeit. Steht unter „Tätigkeit“ beispielsweise ein neues Verfahren, muss geklärt werden, ob die bisherige Beurteilung dieses Verfahren überhaupt abdeckt. Eine vorhandene Betriebsanweisung oder ein Datenblatt-Link beantwortet diese Frage nicht.
Nach § 7 Absatz 1 GefStoffV dürfen Tätigkeiten erst nach der Gefährdungsbeurteilung und Umsetzung erforderlicher Schutzmaßnahmen aufgenommen werden. Nutzen Sie offene Felder deshalb als Arbeitsauftrag: Was fehlt, wer klärt es und welches Ergebnis wird benötigt?
Die Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe behandelt die fachliche Bewertung. Lagerbedingungen, Betriebsanweisung und Unterweisung sind daran anzuschließen; diese Vorlage prüft sie nicht. Für unklare Stoffeigenschaften ist fachkundige Unterstützung erforderlich.
Vorlage vom Verzeichnis abgrenzen
„Kataster“ wird hier für die erweiterte betriebliche Arbeitsübersicht verwendet. Das gesetzliche Gefahrstoffverzeichnis bildet ihren Mindestkern. Führen Sie deshalb nicht zwei voneinander unabhängige Listen mit denselben Stoffdaten. Legen Sie eine maßgebliche Datenbasis fest und kennzeichnen Sie abgeleitete Ansichten mit ihrem Stand.
Die Gefahrstoffverzeichnis-Vorlage vertieft die formale Sicht. Dieser Download ergänzt sie um Pflegefelder und die erste Nutzung. Für Filter, Sortierung und Versionen führt die Anleitung Gefahrstoffkataster in Excel weiter; ein umfangreicheres Rechen- oder Datenmodell wird hier nicht vorausgesetzt.
Vorlage sauber einführen
Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Bereich, ohne andere Bereiche dauerhaft aus der notwendigen Ermittlung auszuklammern. Die folgenden Schritte sind ein redaktioneller Einführungsvorschlag, keine behördlich vorgeschriebene Checkliste.
- Datei zuordnen: Speichern Sie eine Kopie mit Betrieb, Geltungsbereich und Stand im Namen. Vereinbaren Sie Ablage, Bearbeitung und Vertretung.
- Ersten Eintrag prüfen: Vergleichen Sie Produktname, Datenblatt und reale Verwendung. Tragen Sie keine geschätzte Einstufung ein, um eine Lücke zu schließen.
- Bereiche abgleichen: Lassen Sie die betroffenen Bereiche ihre tatsächliche Verwendung bestätigen. Wenn ein Produkt mehrfach erfasst wird, müssen Zuordnung und Mengenbezug ohne Doppelzählung verständlich bleiben.
- Zugriff und Darstellung testen: Öffnen Sie Dokumentenverweise mit den vorgesehenen Leserechten. Passen Sie Zeilenhöhen nach langen Eingaben an. Testen Sie zusätzliche Tabellenzeilen vor der breiten Nutzung.
- Änderungen regeln: Bestimmen Sie, wie Einkauf, Lager und Anwender neue Informationen melden. Ein eingetragener Prüftermin ist keine Erlaubnis, relevante Änderungen bis dahin liegen zu lassen.
Vor dem Einsatz müssen die offenen fachlichen Fragen geklärt oder in einem geeigneten Vorgehen berücksichtigt sein. Die Datei hat bewusst keinen automatisch berechneten Abschlussstatus. Die betriebliche Einführung über mehrere Bereiche behandelt Gefahrstoffkataster erstellen.
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot unterstützt Gefährdungsbeurteilungen und daraus entstehende Maßnahmen mit Verantwortlichen, Fristen und Status. Wenn eine Katasterzeile eine Folgeaufgabe auslöst, sollte deren Beschreibung die betroffene Kennung und Tätigkeit eindeutig nennen.
Die heruntergeladene Arbeitsmappe bleibt eine gesondert gepflegte Datei. Ein automatischer Katasterimport, eine Auswertung von Sicherheitsdatenblättern oder eine automatische fachliche Freigabe wird damit nicht zugesagt. Prüfen Sie benötigte Funktionen vor einer Umstellung konkret.
Offizielle Quellen und Einordnung
Inhalt und Vorlage wurden am 27. September 2026 mit KI-Unterstützung überarbeitet und redaktionell mit den verlinkten Rechts- und Fachquellen abgeglichen. Für § 6 GefStoffV wurde ergänzend die aktuelle Wiedergabe der BGN herangezogen. Die Quellen unterscheiden sich von unseren eigenen Organisationsvorschlägen zu Spalten und Einführung.
Die Vorlage ist eine redaktionelle Arbeitshilfe, nicht im Kundenbetrieb erprobt und nicht unabhängig fachlich freigegeben. Sie ersetzt keine fachkundige Gefährdungsbeurteilung oder Prüfung besonderer betrieblicher Anforderungen. Maßgeblich bleiben die tatsächlichen Tätigkeiten und die jeweils geltenden Vorschriften.