PSA-Liste als Excel herunterladen
Kostenlose PSA-Liste und Matrix herunterladen (XLSX)
Die Datei enthält drei bearbeitbare Tabellenblätter mit jeweils 25 vorbereiteten Eingabezeilen: Bedarf, Produkte und Ausgabe. Filter und Auswahllisten helfen bei der Pflege. Es gibt keine Makros, keine automatische Zuordnung zwischen den Blättern und keine Berechnung einer Sicherheitsfreigabe. Sie benötigen weder eine Anmeldung noch eine E-Mail-Adresse.
Legen Sie zunächst eine Arbeitskopie an. Die hellgelben Tabellenfelder sind für Ihre Einträge bestimmt. Vergeben Sie eigene eindeutige Kennungen und prüfen Sie die Verweise zwischen den Blättern manuell. Die Vorlage enthält bewusst keine bereits freigegebenen Beispielprodukte.
Vor der Nutzung: Die fachliche Auswahl muss für Ihren Betrieb erfolgen. Fehlende Angaben bleiben offen; sie dürfen nicht durch pauschale Annahmen ersetzt werden. Die Datei ist eine redaktionelle Arbeitshilfe, kein amtliches Formular oder Prüfbericht.
Welche Arten gehören zur persönlichen Schutzausrüstung?
Eine Übersicht hilft beim Prüfen, ob ein Schutzbereich übersehen wurde. Häufige Beispiele sind:
| Schutzbereich | Beispiele für PSA |
|---|---|
| Kopf | Industrieschutzhelm |
| Augen, Gesicht | Schutzbrille, Schutzschirm |
| Gehör | Gehörschutzstöpsel, Kapselgehörschutz |
| Atemwege | Atemschutzmaske, Atemschutzgerät |
| Hände, Arme | Schutzhandschuhe, Armschutz |
| Füße, Knie | Sicherheitsschuhe, Knieschutz |
| Körper | Warnkleidung, Schutzkleidung gegen bestimmte Einwirkungen |
| Absturz | Persönliches Absturzschutzsystem |
| Ertrinken | Geeignete Rettungsweste |
Diese Aufzählung ist nicht vollständig und schreibt keine Kombination für einen bestimmten Beruf vor. Für zahlreiche Schutzarten stellt das IFA eigene Auswahl-Checklisten bereit. Sie helfen, den Beschaffungsbedarf anhand zuvor beurteilter Gefährdungen zu beschreiben.
Ein Firmenpolo ohne besondere Schutzfunktion gehört nicht allein wegen seiner Verwendung bei der Arbeit zur PSA. Diese Abgrenzung folgt aus § 1 PSA-BV. Weitere Begriffsbeispiele erklärt die Seite Persönliche Schutzausrüstung.
Schutzbedarf, Produkt und Ausgabe auseinanderhalten
„Handschuhe vorhanden“ lässt offen, ob sie zur Tätigkeit passen, für wen sie bestimmt sind und ob das ausgegebene Paar beschädigt ist. Die Vorlage arbeitet deshalb mit drei getrennten Datensätzen:
- Bedarf-ID: Eine Tätigkeit mit einem konkret beschriebenen Schutzbedarf, etwa B-014.
- Produkt-ID mit Version: Ein bestimmtes Modell in einer bewerteten Ausführung, etwa P-008/v1.
- Ausgabe-ID: Der Vorgang für eine Person und das tatsächlich ausgegebene Exemplar beziehungsweise die ausgegebene Menge, etwa A-031.
Ein Produkt kann mehreren Bedarfszeilen zugeordnet sein, sofern seine Eignung jeweils beurteilt wurde. Dafür wird seine Kennung wiederverwendet, nicht die Begründung der Tätigkeit überschrieben. Ändert sich das Modell, bleibt der alte Datensatz mit seinem Stand nachvollziehbar; die neue Ausführung erhält eine neue Version.
Diese Struktur ist ein Organisationsvorschlag. Sie ist nicht als bestimmtes Excel-Format gesetzlich vorgeschrieben. Die allgemeine Planung vom ermittelten Risiko bis zur wirksamen Benutzung behandelt PSA im Arbeitsschutz.
Blatt Bedarf: Schutzleistung statt bloßem Produktnamen
Beginnen Sie mit der konkreten Arbeit, nicht mit dem vorhandenen Lagerbestand. „Werkstatt“ ist als Tätigkeit zu ungenau, wenn Reinigen, Montieren und Störungsbeseitigung unterschiedliche Gefährdungen haben.
Die Bedarfszeile enthält:
- Bereich und Tätigkeit: Arbeitsort, Vorgang und betroffene Rolle oder Zielgruppe.
- Gefährdung und Restbedarf: Welche Einwirkung bleibt trotz anderer Schutzmaßnahmen relevant?
- GB-Fundstelle und Version: Welcher Abschnitt der Gefährdungsbeurteilung begründet die Festlegung?
- PSA-Art und Schutzleistung: Gegen welche Einwirkung soll sie schützen? Welche Leistungsmerkmale wurden festgelegt?
- Einsatzbedingungen: Wann gilt die Festlegung, und welche Grenzen oder zusätzlichen Bedingungen bestehen?
- Produktverweis, Zuständigkeit und Stand: Wer klärt offene Punkte, und welche Produktversion gehört zum Bedarf?
Das Feld Bedarfsentscheidung bietet vier Angaben. „Offen“ bedeutet, dass die Bewertung fehlt. „Erforderlich“ hält eine begründete Festlegung fest. „Bedingt erforderlich“ braucht eine konkret beschriebene Bedingung. „Nicht erforderlich“ setzt eine nachvollziehbare Bewertung voraus. Ein leeres Feld oder ein unkommentierter Strich ist keine fünfte Entscheidung.
Die IFA-Checklisten ordnen die Gefährdungsanalyse ausdrücklich vor der Beschaffung ein. Die Matrix übernimmt deren Ergebnis; sie führt diese Analyse nicht selbst durch.
Blatt Produkte: Freigabe auf Modell und Einsatz begrenzen
Im Produktblatt werden Hersteller, Modell, Größe beziehungsweise Variante, Kategorie und Kennzeichnung eingetragen. Ergänzen Sie die freigegebene Tätigkeit, Einsatzgrenzen, bewertete Kombinationen und den Ablageort der Herstelleranleitung. Zur Entscheidung gehören eine zuständige Person und ein Datum.
Wichtig bei Kombinationen: Einzeln geeignete Teile sind nicht automatisch gemeinsam geeignet. Nach § 2 PSA-BV müssen gleichzeitig benutzte Ausrüstungen so abgestimmt sein, dass ihre Schutzwirkung erhalten bleibt. Dokumentieren Sie deshalb beispielsweise, welche Helm-, Gehörschutz- und Visiermodelle gemeinsam beurteilt wurden; „mit Helm verwendbar“ bleibt ohne Modellbezug unpräzise.
Die PSA-Kategorie gehört nicht an die Stelle der Schutzleistung. „Kategorie III“ sagt allein nicht, ob ein Produkt vor dem hier vorliegenden Risiko schützt. Die Einzelheiten zu PSA der Kategorie 3 bleiben auf der Fachseite.
Im Feld Pflege, Prüfung und Ersatz können Sie auf einen konkreten Plan oder eine Anleitung verweisen. Übernehmen Sie keine pauschale Lebensdauer für alle PSA-Arten. Die Planung der Kontrollen und Prüfungen erläutert PSA prüfen. Die Auswahlliste „offen“, „freigegeben“ oder „gesperrt“ hält Ihre Entscheidung fest; Excel prüft deren Voraussetzungen nicht.
Blatt Ausgabe: Empfang ist noch kein Benutzungsnachweis
Verknüpfen Sie die Personenkennung mit Bedarf-ID und genauer Produktversion. Erfassen Sie Exemplar, Größe und bei Bedarf Menge, Ausgabedatum sowie den Verweis auf die Unterweisung. Für identifizierbare Einzelstücke ist eine eindeutige Kennung hilfreich; bei Verbrauchsartikeln kann stattdessen eine nachvollziehbare Ausgabemenge mit Produktbezug sinnvoll sein.
Halten Sie außerdem das Ergebnis der Passformkontrolle oder die noch notwendige Klärung fest. Dass ein Modell allgemein freigegeben ist, beweist nicht, dass es der betreffenden Person passt. Individuelle Passform und hygienischer Zustand sind Anforderungen aus § 2 PSA-BV.
Ein eingetragenes Ausgabedatum bestätigt auch keine durchgeführte Unterweisung. Nutzen Sie dafür einen belastbaren Nachweis, zum Beispiel mit der Unterweisung-PSA-Vorlage. Die Betriebsanweisung zur PSA und verständliche Herstellerinformationen müssen zur verwendeten Ausrüstung passen.
Die Ausgabe enthält eigene Felder für Zustand, Mängel, Maßnahme, Zuständigkeit und Erledigung. Ein defektes einzelnes Exemplar wird dadurch nicht mit der grundsätzlichen Modellfreigabe verwechselt. Legen Sie intern fest, wer einen Mangel sofort erhält und wie Ersatz bereitsteht. Die Arbeitgeberpflichten bei Bereitstellung und Kosten bestehen unabhängig vom Eintrag.
Ausfüllbeispiel: Ersatzmodell noch nicht beurteilt
Fiktiver Dokumentationsfall, keine PSA-Empfehlung: Ein Betrieb möchte für eine bereits beurteilte Tätigkeit ein bisher verwendetes Produkt durch ein anderes ersetzen. Das neue Modell ist noch nicht freigegeben.
| Eintrag | Beispiel |
|---|---|
| Bedarf | B-014: Materialtransport in Halle 2, Zielgruppe Versand |
| Grundlage | GB-Versand, Version 4, Abschnitt 3: festgelegter Fußschutz und Einsatzbedingungen nachlesen |
| Entscheidung | Erforderlich; bisheriger Bedarf bleibt bestehen |
| Neues Produkt | P-008/v2: Ersatzmodell noch zu bewerten; Status offen |
| Offene Aufgabe | Schutzleistung, Ausführung und Passformangebot mit dem Bedarf abgleichen; zuständig: benannte Führungskraft |
| Ausgabe | Für das neue Modell noch keine Ausgabe dokumentiert |
Der Einkauf darf nicht einfach die alte Produktbezeichnung in allen Ausgaben ersetzen. Sonst sähe es später so aus, als hätten Beschäftigte bereits das neue Modell erhalten. Erst nach abgeschlossener Bewertung wird die Produktentscheidung dokumentiert. Tatsächliche Ausgaben werden anschließend mit ihrer eigenen Kennung erfasst; eine gegebenenfalls nötige neue Unterweisung wird separat durchgeführt und nachgewiesen.
Die bisher erforderliche Schutzmaßnahme entfällt während dieser Klärung nicht. Ohne geeignete bereitgestellte PSA darf eine davon abhängige Tätigkeit nicht allein aufgrund einer offenen Bestellung als abgesichert behandelt werden.
Liste pflegen, ohne Nachweise zu überschreiben
Benennen Sie einen verbindlichen Speicherort und begrenzen Sie Schreibrechte. Bedarf und Produktfreigaben können andere Personen pflegen als die personenbezogene Ausgabe. Personenkennungen reduzieren unnötige Namenslisten, sind bei Zuordenbarkeit aber weiterhin personenbezogene Daten. Diagnosen gehören nicht in diese allgemeine Matrix.
Prüfen Sie bei Änderungen gezielt die betroffenen Verbindungen: neue Tätigkeit zum Bedarf, neues Modell zur Freigabe, beschädigtes Exemplar zur Ausgabe. Halten Sie frühere Stände nachvollziehbar vor und sichern Sie die Arbeitsdatei. Die Vorlage führt keinen automatischen Änderungsverlauf.
Wenn Sie zusätzliche Zeilen brauchen, erweitern Sie die jeweilige Excel-Tabelle und kontrollieren Sie anschließend Filter, Datumsformate und Auswahllisten. Die vorbereiteten Regeln gelten zunächst für die 25 Eingabezeilen. Auch bei mehreren Bearbeitenden bleiben eindeutige IDs und die Prüfung der Verweise notwendig.
Als Abschlusskontrolle helfen vier Fragen: Ist die fachliche Entscheidung erkennbar? Ist das richtige Produkt zugeordnet? Stimmt die dokumentierte Ausgabe mit dem tatsächlichen Zustand überein? Sind offene Maßnahmen einer Person zugewiesen? Wie Auswahl und Ersatz im Alltag funktionieren, lässt sich zusätzlich anhand der BGHM-Checkliste PSA prüfen; deren ältere Rechtsverweise sind anhand der aktuellen Vorschriften einzuordnen.
Quellen und Bearbeitungsstand
Diese Seite und die Excel-Arbeitshilfe wurden am 8. September 2026 KI-gestützt inhaltlich überarbeitet. Die ursprüngliche Veröffentlichung bleibt erhalten. Feldstruktur, Kennungen und Beispiel sind redaktionelle Arbeitshilfen; ein betrieblicher Praxistest oder eine persönliche Freigabe durch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit wird nicht behauptet.
Maßgebliche Quellen sind die PSA-Benutzungsverordnung, §§ 1–3, die IFA-Auswahlhilfen und ergänzend die oben verlinkte BGHM-Checkliste. Verbindliche betriebliche Festlegungen müssen auf die konkrete Gefährdungsbeurteilung, zutreffende Regeln und aktuelle Herstellerangaben abgestimmt werden.