Welche Felder die Software abbilden sollte
Eine Vorsorgekartei ist kein Kalender und kein medizinisches Archiv. Sie ist ein Arbeitgebernachweis. Deshalb sollte die Software vor allem strukturierte Pflichtfelder, Statuswerte und Wiedervorlagen anbieten.
- beschäftigte Person oder betroffene Personengruppe
- Arbeitsbereich und Tätigkeit
- Anlass und Vorsorgeart
- Status: zu prüfen, angeboten, veranlasst, teilgenommen, abgelehnt oder verschoben
- Datum und Hinweis auf die Vorsorgebescheinigung
- nächste Prüfung oder Wiederholung
- Export, Kopie und Löschung
Digitale Vorsorgekartei statt Excel
Eine Tabelle kann für wenige Fälle reichen. Sie wird aber schnell riskant, wenn mehrere Standorte, viele Beschäftigte, unterschiedliche Vorsorgearten, Austritte oder Wiederholungen dazukommen.
Eine digitale Vorsorgekartei sollte nicht nur Daten speichern, sondern Prozesse absichern: Wer darf etwas sehen, wann ist eine Kopie erforderlich, wann wird gelöscht und wie bleibt der Nachweis ohne Befunddaten vollständig?
Kostenlos oder Freeware richtig prüfen
Ein eigener Bedarf besteht auch für Vorsorgekartei Software kostenlos. Kostenlos kann für einen ersten Test sinnvoll sein, aber bei Arbeitsmedizin und Datenschutz sollte der Betrieb nicht nur auf den Preis achten. Für diese enge Suchintention gibt es Vorsorgekartei Software kostenlos.
- Rollen und Berechtigungen prüfen
- Export für Kopie bei Beschäftigungsende testen
- Löschprozess organisatorisch festlegen
- Freitextfelder begrenzen
- medizinische Details technisch und organisatorisch ausschließen
- Verantwortliche für Review und Aktualisierung benennen
Abgrenzung zu Arbeitsmedizin Software
Arbeitsmedizin Software ist der breitere Begriff: Betriebsarzt-Kontakt, Vorsorge, Eignung, Termine und Datenschutz. Vorsorgekartei Software ist enger und fokussiert den Arbeitgebernachweis nach ArbMedVV.
Wenn du die rechtliche und fachliche Grundlage der Kartei suchst, starte mit Vorsorgekartei. Wenn es um die Auswahl einer Software oder digitalen Lösung geht, ist diese Seite die passendere Suchintention.
Datenschutz und Zugriff
Der größte Fehler ist eine zu breite Speicherung. Die Vorsorgekartei muss nachweisfähig sein, ohne zur medizinischen Akte zu werden. Zugriff sollten nur Personen erhalten, die ihn für Organisation und Nachweisführung benötigen.
- keine Diagnosen, Befunde oder Laborwerte
- keine ärztlichen Freitexte im Arbeitgeberworkflow
- Zugriff nach Rolle begrenzen
- Änderungen nachvollziehbar dokumentieren
- Bescheinigungen getrennt von Untersuchungsdetails behandeln
Aufbewahrung, Kopie und Löschung
Software wird besonders wertvoll, wenn Beschäftigte austreten. Dann müssen Kopie und Löschung vorbereitet sein. Die Seite Vorsorgekartei Aufbewahrungsfrist ordnet die Aufbewahrung und Löschung im Detail ein.
Für den Workflow sollte die Software mindestens sichtbar machen, welche Angaben kopiert werden müssen, wer die Löschung prüft und ob andere Vorschriften oder Regeln eine Ausnahme begründen.
ArbeitsschutzPilot nutzen
ArbeitsschutzPilot kann die Vorsorgekartei als schlanken Arbeitgeberprozess führen: Anlass, Vorsorgeart, Status, Frist, Bescheinigungshinweis, Export und Löschaufgabe. Medizinische Bewertung und Befunde bleiben bei der zuständigen arbeitsmedizinischen Stelle.