Welche Felder die Software abbilden sollte

Die Arbeitgeberkartei dokumentiert durchgeführte Vorsorge. § 3 Absatz 4 ArbMedVV verlangt den Nachweis, dass Vorsorge stattgefunden hat, mit Zeitpunkt und Anlass. Daraus folgt für die Auswahl: Die Software muss Teilnahmen personenbezogen abbilden können. Eine Zuordnung „Lagerteam“ reicht dafür nicht; Gruppen können lediglich die Planung erleichtern.

Unterscheiden Sie in der Demo drei Datenbereiche:

  • Planung: Tätigkeit, geprüfter Vorsorgebedarf, Vorsorgeart, Einladung, geplanter Termin und zuständige Person. Diese Angaben steuern den Ablauf, beweisen aber noch keine Teilnahme.
  • Durchführung: eindeutig zugeordnete Person, tatsächliches Vorsorgedatum, sämtliche bestätigten Anlässe und Bezug zur eingegangenen Vorsorgebescheinigung.
  • Weiterbearbeitung: nächster angezeigter Termin, organisatorische Wiedervorlage, offene Rückfragen, Korrekturstand sowie Aufgaben für Auszug und Löschung.

Eine versandte Einladung, ein verstrichener Kalendertermin oder eine hochgeladene, noch ungeprüfte Datei darf nicht automatisch „Vorsorge durchgeführt“ auslösen. Fehlt eine Bestätigung, muss diese Lücke erkennbar bleiben. Ebenso darf ein geänderter Anlass den früheren Teilnahmenachweis nicht stillschweigend überschreiben.

Digitale Vorsorgekartei statt Excel

Eine geschützte Tabelle ist nicht allein wegen ihres Dateiformats ungeeignet. Der Wechsel lohnt sich, wenn wiederkehrende Arbeitsschritte darin nicht mehr zuverlässig kontrollierbar sind: parallele Bearbeitung, unklare Dateiversionen, mehrere Vorsorgeanlässe, vertretungsweise Zugriffe oder manuell zusammengestellte Austrittskopien.

Prüfen Sie zuerst, ob bereits ein passendes Modul in Ihrem betrieblichen System oder ein Arbeitgeberzugang beim arbeitsmedizinischen Dienst vorhanden ist. Eine weitere Anwendung kann sonst einen zweiten, widersprüchlichen Datenbestand schaffen. Bestimmen Sie für Personalstamm, Vorsorgenachweis und Wiedervorlage jeweils das führende System.

AMR 3.4, Abschnitt 3.4 beschreibt die digitale Führung und die Bündelung mehrerer Anlässe. Die Einsichtsmöglichkeit der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes muss auch digital sichergestellt sein. Lassen Sie diesen Zugang oder einen geeigneten Bereitstellungsprozess zeigen, nicht nur das HR-Dashboard.

Kostenlos oder Freeware richtig prüfen

Eine kostenlose Demo ist noch keine dauerhaft kostenlose Betriebslösung. Klären Sie Laufzeit, Personengrenzen, Exportmöglichkeiten und den Umgang mit Testdaten vor der Anmeldung. Verwenden Sie für den Vergleich ausschließlich erfundene Personen und Dokumente ohne Gesundheitsinformationen.

Für Tabellen, Vorlagen und kostenlose Einstiege führt Vorsorgekartei Software kostenlos weiter. Hier geht es um die allgemeine Beschaffungsentscheidung und die Nachweise, die jede ausgewählte Lösung im Test erbringen sollte.

Abgrenzung zu Arbeitsmedizin Software

Arbeitsmedizin Software umfasst auch ärztliche Dokumentation, Geräteanbindungen und Abrechnung. Solche Funktionen sind für einen Arbeitgeber nicht automatisch erforderlich und gehören nicht in einen allgemein zugänglichen Personalbereich. Der dortige Vergleich behandelt die übergreifende Systemwahl; diese Seite bewertet den engeren Arbeitgebernachweis.

Die Rechtsgrundlagen und vollständigen Inhalte erläutert Vorsorgekartei. Für die Softwareauswahl ist entscheidend, dass Vorsorgeorganisation, tatsächliche Teilnahme und etwaige Eignungsbeurteilungen unterscheidbar bleiben. Ein gemeinsamer Produktname hebt diese Grenzen nicht auf.

Zehn Anbieter- und Portalseiten einordnen

Die folgende Auswahl beruht auf öffentlich beschriebenen Funktionen, geprüft am 22. September 2026. Sie ist keine Rangliste und kein eigener Produkttest. Die Fragen sind unsere redaktionellen Prüfpunkte, keine Behauptung fehlender Funktionen. Insbesondere ein Dienstleisterportal ist nicht mit einer frei beschaffbaren Gesamtlösung gleichzusetzen.

Öffentlich beschriebener Ansatz Für die Arbeitgeberkartei vorführen lassen
Quentic Arbeitsmedizin: personenbezogenes Register, Bedarfsplanung, Rollen und Wiederholungszyklen Wie wird ein individueller Folgetermin gegenüber einem hinterlegten Standardzyklus behandelt?
sam von secova: Terminierung, Rückmeldungen, Serienbriefe und erzeugbare Mitarbeiterkartei Was zeigt der Auszug bei einer abgesagten Vorsorge oder einer noch fehlenden Bescheinigung?
ERGONODAT: Personalabteilungs-Kartei mit Abgleich zu ERGONOMED, Listen und Einladungen Welche Daten werden in welcher Richtung synchronisiert, und wie erkennen Sie einen ausgefallenen Abgleich?
Claudio von Vertinex: Fabiola-Anbindung, Auszüge und beschriebene Löschabläufe mit Vier-Augen-Prinzip Bleiben Korrektur, personenbezogene Kopie und Löschfreigabe in der richtigen Reihenfolge nachvollziehbar?
SAmAs / sSafety Web: Personalstamm, Vorsorgetermine, Einladungen und Erinnerungen Lassen sich Vorsorge und Eignung auch in Listen, Benachrichtigungen und Auszügen getrennt ausgeben?
EHQSplus: Zuordnung zu Tätigkeiten und Arbeitsplätzen, Bedarfsabgleich und Aufgaben Ändert ein Tätigkeitswechsel nur die künftige Planung oder versehentlich auch historische Einträge?
Armedo: Unternehmens- und Arztoberfläche, Kartei, Fristen und Terminverwaltung Welche Unterlagen enthält der Arbeitgeberexport, und bleibt er bei einem Betreuungswechsel verfügbar?
Prevomed: Praxissoftware mit getrenntem Unternehmensportal und Datenübernahme nach Aufwand Welcher Umfang wird für das Unternehmen benötigt, und wer prüft Zuordnung und Vollständigkeit importierter Nachweise?
domeba: cloudbasierte Organisation, Rollen, Vorsorgeübersicht und Reporting Werden geplante, angebotene und durchgeführte Vorgänge im Bericht eindeutig unterschieden?
BAAP-Portal: Arbeitgeberzugang über E-SAmAs zu Terminen, Bescheinigungen und Kartei Wer korrigiert einen Eintrag, stellt Auszüge bereit und betreut den Übergang bei Vertragsende?

BAAP beschreibt einen Zugang auf SAmAs-Basis, also keine zusätzliche unabhängige Softwarefamilie. Fragen Sie bei jeder Lösung nach dem tatsächlich angebotenen Modul und Betriebsmodell. Aus einer Funktionsbeschreibung folgt weder eine bestätigte Rechtskonformität noch die Eignung für Ihre konkrete Organisation.

Datenschutz und Zugriff

§ 6 ArbMedVV unterscheidet die ärztliche Befunddokumentation von der Vorsorgebescheinigung für Beschäftigte und Arbeitgeber. Die Bescheinigung nennt die erfolgte Vorsorge und den nächsten aus ärztlicher Sicht angezeigten Zeitpunkt. Eine medizinische Vollakte braucht der Arbeitgeber dafür nicht.

Lassen Sie getrennte Testkonten für zuständige Personalstelle, Führungskraft und ärztliche Stelle einrichten. Prüfen Sie jeweils Bildschirmansicht, Suche, Download und Benachrichtigung. Eine eingeschränkte Eingabemaske hilft wenig, wenn ein Gesamtexport oder eine E-Mail wieder sämtliche Inhalte offenlegt.

Klären Sie außerdem Vertretungen, Rechteentzug, Supportzugriffe, Sicherungen und Datenstandorte. Medizinische Detailinformationen gehören auch nicht in allgemeine Aufgabenkommentare. Eine Herstellerangabe „DSGVO-konform“ ersetzt nicht die Prüfung Ihrer konkreten Rechtevergabe, Verträge und Arbeitsabläufe mit den zuständigen Datenschutzverantwortlichen.

Aufbewahrung, Kopie und Löschung

Der Austritt ist ein eigener Abnahmefall. Nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV sind die Angaben grundsätzlich bis zum Beschäftigungsende aufzubewahren, danach zu löschen und der betroffenen Person als Kopie auszuhändigen; gesetzlich bestimmte Ausnahmen sind zu beachten. Die Einzelheiten erklärt Vorsorgekartei Aufbewahrungsfrist.

Verlangen Sie einen Auszug für genau eine Testperson. Kontrollieren Sie, ob alle tatsächlichen Vorsorgen und Anlässe enthalten sind, aber keine Daten anderer Beschäftigter. Anschließend zeigen lassen: Übergabe dokumentieren, eine begründete Aufbewahrungsausnahme prüfen und die vorgesehene Löschung durchführen. „Inaktiv“ ist nicht automatisch „gelöscht“.

Klären Sie auch, was mit Anhängen, Testimporten und Sicherungskopien geschieht. Der Anbieter sollte den Lösch- und Wiederherstellungsablauf erklären können, ohne die gesamte medizinische Arztakte denselben Regeln zu unterwerfen.

Fünf Demo-Fälle für belastbare Nachweise

Nutzen Sie fiktive Daten. Notieren Sie je Fall erwartetes Ergebnis, tatsächlich gezeigtes Verhalten und offene Nacharbeit. Diese Fälle sind eine redaktionelle Auswahlhilfe, keine amtliche Zertifizierung:

  1. Eine Person, zwei Anlässe: Eine Bescheinigung bestätigt zwei Vorsorgeanlässe an einem Tag. Beide müssen einzeln auffindbar sein, ohne daraus zwei verschiedene Beschäftigte oder eine unklare Sammelbezeichnung zu machen.
  2. Einladung ohne Teilnahme: Legen Sie einen Termin an und sagen ihn anschließend ab. Der Planungsstatus darf sich ändern; im Nachweis durchgeführter Vorsorge darf daraus kein positiver Eintrag entstehen.
  3. Korrigierte Bescheinigung: Tauschen Sie ein Testdokument wegen eines falschen Datums aus. Prüfen Sie, welcher Stand maßgeblich ist, ob abhängige Wiedervorlagen angepasst werden und ob die Korrektur erkennbar bleibt. Die fachliche Bescheinigung stellt die ärztliche Stelle aus, nicht die HR-Software.
  4. Abweichender Folgetermin: Hinterlegen Sie einen Standardzyklus und übernehmen Sie dann einen anderen ärztlich angegebenen Zeitpunkt. Der Konflikt muss sichtbar lösbar sein; ein nächtlicher Abgleich darf die geprüfte Angabe nicht unbemerkt zurücksetzen.
  5. Wechsel und Austritt: Exportieren Sie die Arbeitgeberdaten, öffnen Sie sie außerhalb der Anwendung und simulieren Sie den Entzug eines alten Zugangs. Prüfen Sie getrennt den personenbezogenen Austrittsauszug und die Übergabe beim Wechsel des Dienstleisters.

Ein fehlender Nachweis oder ein unzulässiger Zugriff ist kein Komfortproblem, das zusätzliche Diagramme ausgleichen. Vereinbaren Sie erforderliche Nachbesserungen vor einer produktiven Datenübernahme.

Einführung, Schnittstellen und Kosten

Beginnen Sie mit einer Feldzuordnung zwischen Altbestand und Zielsystem. Testen Sie ähnliche Namen, führende Nullen in Personalnummern, mehrere Anlässe, leere Datumswerte und Dokumentversionen. Eine erfolgreiche Übernahme von 100 Zeilen sagt noch nichts darüber aus, ob 100 richtige Zuordnungen entstanden sind. Nehmen Sie das Ergebnis anhand ausgewählter Originalnachweise ab.

Bei einer HR-Schnittstelle ist festzulegen, welche Änderung einen Eintritt, einen Standortwechsel oder einen Austritt auslöst. Lassen Sie Fehlerlisten, Wiederholungen und die Vermeidung doppelter Datensätze zeigen. Planen Sie während der Umstellung eine klare Zuständigkeit für fällige Angebote und eingehende Bescheinigungen ein.

Vergleichen Sie Kosten für denselben Leistungsumfang: benötigte Module, verwaltete Personen, Standorte, Nutzerkonten und Anbindungen. Hinzu kommen gegebenenfalls Einrichtung, Bereinigung, Migration, Schulung und Datenrückgabe. Prevomed weist auf der oben verlinkten Seite beispielsweise ausdrücklich darauf hin, dass Migration nach Aufwand berechnet und nicht vom Tarif abgedeckt wird. Das illustriert eine Kostenposition, keinen marktweiten Preismaßstab.

Bei einem Portalangebot sollte schriftlich feststehen, ob die Nutzung an einen Betreuungsvertrag gebunden ist und was beim Anbieterwechsel bereitgestellt wird. Ein lesbarer PDF-Auszug und ein strukturierter Export für das Folgesystem erfüllen unterschiedliche Aufgaben; lassen Sie sich beides entsprechend Ihrem Bedarf bestätigen.

ArbeitsschutzPilot nutzen

ArbeitsschutzPilot unterstützt allgemeine Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Fristen, Versionen und Unterweisungsstatus. Daraus lässt sich keine nachgewiesene spezialisierte Vorsorgekartei mit personenbezogenen Vorsorgenachweisen, Arztanbindung und vollständigem Austrittsprozess ableiten.

Die nachfolgenden Produktmodule beschreiben das allgemeine Angebot. Prüfen Sie die hier genannten Spezialanforderungen gesondert, bevor Sie personenbezogene Vorsorgedaten übernehmen. Ein allgemeines Dokumentenarchiv ist insbesondere keine Einladung, ärztliche Befunde dort abzulegen.