Aufbewahrung datensparsam organisieren
Die Vorsorgekartei ist kein medizinisches Archiv. Arbeitgeber sollten nur die erforderlichen organisatorischen Angaben führen.
- dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat
- Status und Bescheinigungshinweis getrennt speichern
- keine Diagnosen, Befunde oder Laborwerte erfassen
- Zugriff auf notwendige Rollen begrenzen
Beschäftigungsende vorbereiten
Beim Austritt muss der Prozess funktionieren: Kopie erzeugen, Löschung prüfen und Nachweis sauber abschließen.
- Kopie der betreffenden Angaben bereitstellen
- Löschung nach Beschäftigungsende auslösen
- Ausnahmen durch andere Vorschriften prüfen
- Export und Löschprotokoll organisatorisch vorbereiten
Software-Anforderungen
Eine einfache Tabelle wird bei mehreren Standorten, Vorsorgearten oder Austritten schnell fehleranfällig. Eine digitale Kartei sollte Aufbewahrung und Löschung mitdenken.
- Rollen und Berechtigungen festlegen
- Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge unterscheiden
- Export für Kopie bei Austritt ermöglichen
- Löschfristen und Verantwortliche sichtbar machen
Die passende Funktionsauswahl steht auf Vorsorgekartei Software.
ArbeitsschutzPilot nutzen
ArbeitsschutzPilot kann Vorsorgearten, Status, Fristen, Kopien und Löschaufgaben abbilden. Die arbeitsmedizinische Bewertung bleibt Aufgabe der zuständigen ärztlichen Stelle.
- Vorsorgekartei datensparsam führen
- Austritte als Lösch- und Kopieprozess nutzen
- Bescheinigungen getrennt von Befunden behandeln
- Review bei geänderten Vorsorgeanlässen setzen