Kostenlos ist bei Vorsorge sensibel

Eine Vorsorgekartei dokumentiert für den Arbeitgeber die tatsächlich durchgeführte arbeitsmedizinische Vorsorge je beschäftigter Person. Sie ist weder eine Patientenakte noch bloß ein Terminkalender. Ein kostenloser Zugang ist deshalb erst nützlich, wenn Sie damit den benötigten Nachweis führen können und nicht nur eine Vorschau sehen.

Nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV, wiedergegeben bei der BG BAU, müssen Teilnahme, Datum und Anlässe nachvollziehbar sein. Die Vorschrift verlangt keine bestimmte kostenpflichtige Software. Ob eine Datei oder Anwendung geeignet ist, hängt von Inhalt und betrieblicher Handhabung ab, nicht vom Preisetikett.

Was bedeutet kostenlos bei einer Vorsorgekartei?

Unterscheiden Sie fünf Modelle: frei zugängliche Vorlage, dauerhaft kostenloser Tarif, eingeschränktes Freemium, Zugang innerhalb einer bezahlten Betreuung und zeitlich begrenzte Demo. Diese Angebote lösen unterschiedliche Aufgaben.

Recherchestand: 23. September 2026. Die folgenden Beispiele beruhen auf öffentlichen Download-, Produkt- und Preisseiten. Wir haben weder Konten eingerichtet noch Anwendungen oder Vorlagendateien getestet. Die Auswahl ist keine Rangliste und keine Bestätigung der Datenschutzkonformität; verbindlich sind die aktuellen Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

Angebot Öffentlich beschriebener Umfang Grenze vor dem Einsatz klären
BGW-Formulare Excel-Übersicht als XLTX und personenbezogene Vorsorgekartei als DOTX Vorlage statt laufendem Softwareservice; passende Bearbeitungsumgebung und eigene Pflege erforderlich
IAAI-Downloads Kostenlose Vorsorgekartei-Übersicht als Word-Datei Dokumentvorlage, keine zugesicherte automatische Fristenüberwachung
Safunity Anbieter bewirbt kostenlose Vorsorgekartei als Kernmodul Personenexport, Rechte, Löschung und Vertragsbedingungen selbst prüfen
CompDocs Freemium 0 Euro dauerhaft, bis zu drei Mitarbeitende; Kartei mit Lesezugriff Keine frei bearbeitbare Kartei aus dieser Tarifbeschreibung ableiten
123Ingenieure Kostenlose Portalnutzung für Bestandskunden im Rahmen der arbeitsmedizinischen Betreuung Nicht mit einem unabhängigen Gratis-Tarif für beliebige Betriebe verwechseln
sam von secova Gesundheitsmanagement mit Vorsorgekartei und kostenlosem Demozugang Demo ist keine Zusage für einen dauerhaft kostenlosen Betrieb

Prüfen Sie zuerst, ob der kostenlose Umfang Schreiben und Berichtigen erlaubt. Danach folgen Personen- und Nutzergrenzen sowie Ausgabemöglichkeiten. Ein Gratis-Konto hilft wenig, wenn die benötigte Funktion erst nach einem Tarifwechsel verfügbar ist. Den allgemeinen Anbieter- und Funktionsvergleich finden Sie unter Vorsorgekartei Software.

Mindestfelder einer kostenlosen Vorsorgekartei

Der gesetzliche Nachweis und die zusätzliche Terminorganisation sollten erkennbar getrennt bleiben. Eine Gruppenangabe wie „Team Verkauf“ ersetzt keine Zuordnung zur einzelnen Person. Ebenso wenig beweist eine gebuchte Vorsorge, dass sie stattgefunden hat.

Bereich Was Sie abbilden sollten Typischer Fehler beim Gratis-Einstieg
Nachweis durchgeführter Vorsorge Eindeutige Person, tatsächlich erfolgte Vorsorge, Datum und jeder Anlass Nur Teamname, Einladung oder Häkchen „erledigt“ ohne Anlass
Organisatorische Ergänzungen Vorsorgeart, nachvollziehbarer Bescheinigungsbezug, ärztliche Angabe zur nächsten Vorsorge Geplanten Termin als Teilnahme speichern oder Folgetermine pauschal erfinden
Laufende Aufgaben Zuständige Person, Wiedervorlage, Vertretung und Austrittsbearbeitung Vorhandene Spalten mit einer tatsächlich funktionierenden Erinnerung verwechseln

Die letzten beiden Bereiche konkretisieren die praktische Organisation; sie sind nicht als wörtlicher gesetzlicher Mindestfeldkatalog zu verstehen. Der ausführliche Aufbau steht im Leitfaden Vorsorgekartei.

Tabelle, Vorlage oder Software?

Eine Vorlage kann passen, wenn eine benannte Person die wenigen Vorgänge zuverlässig pflegt und eine Vertretung übernehmen kann. Eine Anwendung kann Zugriffe und Wiedervorlagen unterstützen. Beides scheitert, wenn unklar bleibt, welche Datei oder Datenbank maßgeblich ist.

Mit einer kostenlosen Vorlage starten

Die BGW trennt auf ihrer Downloadseite zwischen einer Gesamtübersicht und einem Karteiformular für einzelne Beschäftigte. Nutzen Sie diese Unterscheidung auch im Ablauf:

  1. Ablage festlegen: Eine freigegebene Arbeitsfassung mit beschränktem Zugriff verwenden; keine unkontrollierten E-Mail-Kopien als parallele Karteien führen.
  2. Zuständigkeit benennen: Eintragung, Kontrolle offener Vorgänge und Vertretung ausdrücklich zuordnen.
  3. Wiedervorlage organisieren: Aus der ärztlichen Bescheinigung übernommene Folgetermine in einem verlässlichen Verfahren nachhalten. Die Existenz einer Datumsspalte genügt nicht.
  4. Ausgabe erproben: Mit fiktiven Personen prüfen, ob eine vollständige Einzelkopie ohne Angaben anderer Beschäftigter entsteht.
  5. Sicherung und Übergabe klären: Wiederherstellung und Übernahme durch die Vertretung ausprobieren, bevor die Datei zum alleinigen Nachweis wird.

Eine kostenlose Vorlage schließt nicht automatisch eine kostenlose Office-Lizenz ein. Prüfen Sie Formatkompatibilität, Druckbereich und lesbare Ausgabe in Ihrer vorhandenen Umgebung. Wir haben die verlinkten Dateien nicht auf Formeln, Makros oder Druckverhalten untersucht.

Export, Kopie und Löschung testen

Klären Sie den Ausstieg vor dem Import echter Daten. Bei einem Gratis-Tarif sind nicht nur Eingabegrenzen relevant: Ein gesperrter Export oder entfallender Zugriff nach einer Testphase kann die weitere Nachweisführung erschweren.

Fordern Sie mit fiktiven Daten drei Ergebnisse an:

  • Einzelkopie: Alle betreffenden Einträge einer Person sind lesbar, ohne Daten anderer Beschäftigter. Prüfen Sie den Inhalt, nicht nur die vorhandene Export-Schaltfläche.
  • Wechselpaket: Daten und benötigte Zuordnungen lassen sich in der vorgesehenen Anschlusslösung weiterverwenden. Ein PDF kann als lesbare Kopie nützlich sein, ersetzt aber nicht automatisch einen brauchbaren Datenimport.
  • Abschlussregel: Es ist geklärt, wer bei Testende, Vertragsende oder Kontolöschung die Ausgabe und anschließende Datenbehandlung übernimmt. Lassen Sie sich Fristen und mögliche Kosten bestätigen.

Ein Testende ist kein Beschäftigungsende. Für den Austritt verlangt § 3 Absatz 4 ArbMedVV die Aushändigung einer Kopie der personenbezogenen Angaben und grundsätzlich deren anschließende Löschung, vorbehaltlich abweichender Vorschriften oder bekannt gemachter Regeln. Details und Ausnahmeprüfung gehören zur Aufbewahrungsfrist der Vorsorgekartei.

Medizinische Inhalte konsequent ausschließen

Diagnosen, Laborwerte, Anamnese und ärztliche Gesprächsnotizen gehören nicht in die Vorsorgekartei des Arbeitgebers. § 6 ArbMedVV unterscheidet die ärztlich dokumentierten Ergebnisse und Befunde von der Vorsorgebescheinigung für Beschäftigte und Arbeitgeber. Der Name „Vorsorgekartei“ auf einer Downloadseite beweist daher noch nicht, dass die Vorlage für den Arbeitgeberzweck gedacht ist.

Vermeiden Sie freie Felder wie „medizinischer Grund“ und ungeprüfte Dokumentenpakete. Für Testkonten reichen erfundene Personen; echte Bescheinigungen sollten erst nach betrieblicher Freigabe des Verfahrens eingegeben werden. Prüfen Sie mit den zuständigen Datenschutzverantwortlichen insbesondere Zugriffsberechtigungen, Vertragsunterlagen, eine gegebenenfalls erforderliche Auftragsverarbeitung und den Löschprozess. Eine Anbieterwerbung mit „DSGVO-konform“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Auch die Einsicht der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes muss bei digitaler Führung möglich sein. Darauf weist AMR 3.4, Abschnitt 3.4 ausdrücklich hin. Das bedeutet nicht, allen Führungskräften Zugriff auf sämtliche personenbezogenen Angaben zu geben.

Wann kostenlose Tools nicht mehr reichen

Wechselbedarf entsteht durch nicht erfüllte Anforderungen, nicht automatisch ab einer bestimmten Beschäftigtenzahl. Ein Tariflimit, fehlende Schreibrechte, unklare Vertretung oder wiederholt versäumte Wiedervorlagen sind konkrete Gründe, den Aufbau zu ändern.

Rechenbeispiel: Null Euro Lizenz sind nicht null Aufwand

Angenommen, ein Betrieb benötigt monatlich 90 Minuten für Abgleich, Wiedervorlage und personenbezogene Auszüge. Bei einem intern angesetzten Stundensatz von 40 Euro entstehen 60 Euro Bearbeitungsaufwand im Monat, zusätzlich zur Einrichtung. Das ist ein fiktives Rechenbeispiel, kein gemessener Durchschnitt und keine behauptete Softwareersparnis.

Vergleichen Sie deshalb: Lizenz plus Einrichtung plus laufende Pflege plus späterer Wechsel. Eine bezahlte Lösung rechnet sich nur, wenn sie Ihre Aufgaben nachweislich besser unterstützt; auch dort bleiben Kontrollaufwand und Verantwortung. Ärztliche Vorsorgeleistungen sind gesondert zu betrachten und nicht allein wegen eines Gratis-Tools kostenlos.

Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot

Der ausgewiesene Free-Umfang von ArbeitsschutzPilot umfasst eine Basis-Gefährdungsbeurteilung, Büro- und Verkaufs-Vorlagen sowie einen PDF-Export mit ArbeitsschutzPilot-Hinweis. Erinnerungen und Historie sind darin nicht enthalten. Daraus folgt keine Zusage für eine kostenlose spezialisierte Vorsorgekartei mit Personenverwaltung, Bescheinigungen und Austrittsprozess.

Sie können die Gefährdungsbeurteilung vorbereiten, um Tätigkeiten und Gefährdungen zu strukturieren. Die Vorsorgeorganisation stimmen Sie anschließend mit Ihrer arbeitsmedizinischen Betreuung ab und wählen dafür eine passende Kartei. Dieser Beitrag unterstützt die Auswahl; er ersetzt weder eine betriebliche Datenschutzprüfung noch arbeitsmedizinische oder rechtliche Einzelfallberatung.