Kostenlos ist bei Vorsorge sensibel
Eine Vorsorgekartei ist kein normaler Kalender. Sie ist ein Arbeitgebernachweis für arbeitsmedizinische Vorsorge und darf nicht zur medizinischen Akte werden. Deshalb sollte ein kostenloses Tool besonders kritisch geprüft werden.
- keine Diagnosen speichern
- keine ärztlichen Befunde ablegen
- Freitextfelder begrenzen
- Zugriff auf berechtigte Rollen beschränken
- Export und Löschung vorab testen
- Kopie bei Beschäftigungsende vorbereiten
Suchdaten und Suchintention
Suchanfragen zeigen vorsorgekartei software kostenlos als eigene Suchanfrage mit messbarem Volumen. Die Suchintention ist enger als bei Vorsorgekartei Software: Nutzer suchen einen kostenlosen Einstieg, nicht die allgemeine Auswahl einer digitalen Kartei.
Diese Seite fokussiert deshalb kostenlose Tools, Tabellen, Vorlagen und Datenschutzgrenzen. Für Felder, Statuslogik und allgemeine Softwareauswahl ist die Vorsorgekartei-Software-Seite die passendere Hauptseite.
Mindestfelder einer kostenlosen Vorsorgekartei
Auch ein kostenloser Einstieg muss die organisatorischen Kerndaten vollständig führen können.
- beschäftigte Person oder Personengruppe
- Arbeitsbereich und Tätigkeit
- Vorsorgeanlass und Vorsorgeart
- Status: zu prüfen, angeboten, veranlasst, teilgenommen, abgelehnt oder verschoben
- Datum oder Terminstatus
- Hinweis auf Vorsorgebescheinigung
- nächste Prüfung oder Wiederholung
- Export, Kopie und Löschaufgabe
Tabelle, Vorlage oder Software?
Eine Tabelle kann für sehr kleine Strukturen reichen. Sie wird riskant, sobald mehrere Personen Zugriff haben, viele Vorsorgearten gepflegt werden oder Beschäftigte austreten.
| Einstieg | Sinnvoll für | Kritische Grenze |
|---|---|---|
| Vorlage | Felder und Struktur verstehen | keine laufenden Fristen |
| Tabelle | wenige Einträge | Rollen, Export und Löschung schwer kontrollierbar |
| kostenloses Tool | Test eines Workflows | Datenschutz, Datenexport und Anbieterbedingungen prüfen |
| Software | Wiederholungen, Austritte, mehrere Bereiche | Kosten gegen Nachweis- und Datenschutznutzen abwägen |
Export, Kopie und Löschung testen
Gerade kostenlose Tools werden oft nur nach Eingabemaske bewertet. Für die Vorsorgekartei sind aber Austritt, Kopie und Löschung besonders wichtig.
- Kann ein personenbezogener Auszug erstellt werden?
- Ist sichtbar, welche Daten bei Beschäftigungsende zu kopieren sind?
- Gibt es eine Löschaufgabe oder Löschhistorie?
- Lassen sich alte Einträge sauber entfernen?
- Bleiben Exporte ohne medizinische Details?
- Sind Rollen und Zugriffe nachvollziehbar?
Medizinische Inhalte konsequent ausschließen
Der Arbeitgeber braucht für die Vorsorgekartei Angaben dazu, dass, wann und aus welchem Anlass Vorsorge stattgefunden hat. Befunde und Untersuchungsergebnisse gehören nicht in den Arbeitgeberworkflow.
- keine Befunddateien hochladen
- keine Diagnosefelder anlegen
- Beschwerden oder Laborwerte nicht erfassen
- ärztliche Beratung getrennt halten
- Vorsorgebescheinigung nicht mit Untersuchungsbericht verwechseln
Wann kostenlose Tools nicht mehr reichen
Ein professioneller Workflow wird wichtiger, wenn die Kartei nicht mehr nebenbei gepflegt werden kann.
- mehrere Standorte oder Abteilungen
- viele Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorgen
- wiederkehrende Fristen
- häufige Austritte oder Rollenwechsel
- interne Prüfungen oder Datenschutzreviews
- Verbindung zu Gefährdungsbeurteilung, Betriebsarzt und Maßnahmen
Umsetzung mit ArbeitsschutzPilot
ArbeitsschutzPilot kann eine datensparsame Vorsorgekartei als Arbeitgeberprozess unterstützen: Anlass, Vorsorgeart, Status, Frist, Bescheinigungshinweis, Export und Löschaufgabe. Medizinische Bewertung, Befunde und ärztliche Dokumentation bleiben bei der zuständigen arbeitsmedizinischen Stelle.
Ein kostenloser Einstieg kann helfen, die benötigten Felder zu verstehen. Vor der produktiven Nutzung sollte aber geprüft werden, ob Datenschutz, Export, Kopie und Löschung im Betrieb wirklich funktionieren.