Vorsorgekartei nach ArbMedVV richtig führen

Die kurze Antwort: Teilnahme nachweisen, Gesundheitsdaten beim Arzt lassen

Die Vorsorgekartei ist die personenbezogene Dokumentation des Arbeitgebers darüber, dass, wann und aus welchem Anlass arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat. Sie wird für durchgeführte Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge geführt. Ein Angebot, eine Terminbuchung oder eine medizinische Untersuchung ohne abgeschlossene Vorsorgebescheinigung ist noch kein entsprechender Karteinachweis.

Die Rechtsgrundlage ist § 3 Absatz 4 ArbMedVV. Die zum 16. Mai 2026 geänderte, konsolidierte ArbMedVV erlaubt ausdrücklich eine automatisierte Führung. Die neue AMR 3.4 zu digitalen Anwendungen bestätigt seit Januar 2026 die digitale Vorsorgekartei und verlangt, das Einsichtsrecht der beauftragten Betriebsärztin oder des Betriebsarztes auch digital sicherzustellen.

Für einen vollständigen Prozess müssen fünf Dinge getrennt bleiben:

Datensatz oder Dokument	Zweck	Gehört in die Vorsorgekartei?
Gefährdungsbeurteilung	bestimmt Tätigkeiten, Expositionen und erforderliche Vorsorge	nein, sie ist die fachliche Quelle für die Vorsorgeanlässe
Angebot oder Veranlassung	belegt, dass der Arbeitgeber tätig geworden ist	als eigener Organisationsnachweis, nicht als vorgetäuschte Teilnahme
Vorsorgebescheinigung für den Arbeitgeber	bestätigt Teilnahme, Datum, Anlass, Art und nächsten Termin	ja, sie liefert die erforderlichen Angaben
ärztliche Dokumentation	enthält Anamnese, Befunde, Ergebnisse und medizinische Beratung	nein, sie bleibt im ärztlichen Bereich
Eignungsbescheinigung	beantwortet eine andere rechtliche Frage zur gesundheitlichen Eignung	nein, fachlich und technisch getrennt führen

Was diese Seite beantwortet und was die Nachbarseiten übernehmen

Diese Seite erklärt die Vorsorgekartei als Rechts- und Arbeitgeberprozess. Engere Suchintentionen bleiben auf eigenen Seiten, damit der Cluster keine fast identischen Antworten für dieselben Begriffe veröffentlicht.

Frage	Zuständige Seite
Welche Funktionen und Auswahlkriterien braucht ein digitales System?	Vorsorgekartei Software
Welche kostenlosen Tabellen und Tools sind vertretbar?	Vorsorgekartei Software kostenlos
Wie werden Betriebsarztpraxis, Termine, Eignung und medizinische Prozesse verbunden?	Arbeitsmedizin Software
Was ist arbeitsmedizinische Vorsorge insgesamt?	Arbeitsmedizinische Vorsorge
Wann gilt Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge?	Pflichtvorsorge, Angebotsvorsorge und Wunschvorsorge
Welche Wiederholungsfristen gelten je Anlass?	AMR 2.1: Fristen
Was muss die ärztliche Bescheinigung enthalten?	AMR 6.3: Vorsorgebescheinigung

Der Hub nennt Fristen, Software und Bescheinigung nur so weit, wie sie zum Verständnis der Kartei notwendig sind. Produktvergleich, einzelne Vorsorgeanlässe und medizinische Durchführung haben jeweils eine andere Suchaufgabe.

Wer ist für die Vorsorgekartei verantwortlich?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Das gilt auch, wenn eine Personalabteilung, externe Fachkraft, Betriebsärztin, ein arbeitsmedizinischer Dienst oder ein Softwareanbieter die Kartei praktisch betreut. Der Ausschuss für Arbeitsmedizin bestätigt diese Zuordnung in seinen FAQ zur arbeitsmedizinischen Prävention.

Für die Organisation sollten mindestens diese Rollen feststehen:

• fachliche Bedarfsermittlung: ordnet den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung die richtigen Vorsorgeanlässe zu,
• Arbeitgeberprozess: veranlasst Pflichtvorsorge, bietet Angebotsvorsorge an und ermöglicht Wunschvorsorge,
• arbeitsmedizinische Stelle: führt die Vorsorge durch und stellt die Bescheinigung aus,
• Karteiführung: prüft und übernimmt nur die zulässigen Angaben,
• Personalprozess: meldet Eintritt, Tätigkeitswechsel und Beschäftigungsende rechtzeitig,
• Datenschutz und Administration: begrenzt Rechte, kontrolliert Exporte, Berichtigungen und Löschung.

Die beauftragte Ärztin oder der beauftragte Arzt muss nach § 3 Absatz 2 ArbMedVV auf Verlangen Einsicht in die Vorsorgekartei erhalten. Das ist kein Grund für einen dauerhaften unbeschränkten Zugriff auf alle Personal- oder HR-Daten. Ein digitales System kann beispielsweise eine gezielte, protokollierte Einsicht in die benötigten Vorsorgeeinträge bereitstellen.

Für welche Vorsorgearten wird die Kartei geführt?

Die Vorsorgekartei beschränkt sich nicht auf Pflichtvorsorge. Seit der ArbMedVV-Novelle 2013 erhält der Arbeitgeber auch nach durchgeführter Angebots- und Wunschvorsorge eine Vorsorgebescheinigung. Für alle drei Arten werden stattgefundene Vorsorgen erfasst.

Vorsorgeart	Arbeitgeberhandlung vor dem Termin	Wann entsteht ein Karteieintrag?	Wichtige Abgrenzung
Pflichtvorsorge	vor Tätigkeitsaufnahme und danach fristgerecht veranlassen	nach der tatsächlichen Teilnahme und Vorsorgebescheinigung	Teilnahme ist Tätigkeitsvoraussetzung, eine Untersuchung kann trotzdem abgelehnt werden
Angebotsvorsorge	persönlich in Schrift- oder Textform anbieten und Zugang erläutern	nur wenn die angebotene Vorsorge tatsächlich stattgefunden hat	Ablehnung oder Nichtreaktion ist kein Teilnahme-Eintrag; das Angebot muss später erneut erfolgen
Wunschvorsorge	bei bestehendem Anspruch ermöglichen	nach der tatsächlichen Teilnahme und Bescheinigung	im Arbeitgebersystem den Tätigkeitsanlass führen, nicht vertrauliche Beschwerden oder Gesprächsinhalte

Die AMR 5.1 verlangt, Angebotsvorsorge jeder betroffenen Person persönlich schriftlich oder in Textform anzubieten. Das Angebot nennt die Gefährdung, Kostenfreiheit, den Bezug zur Arbeitszeit und den betrieblichen Terminweg. Deshalb braucht der Betrieb neben der Vorsorgekartei einen überprüfbaren Angebotsnachweis.

Ein Statusmodell darf diese Ebenen nicht vermischen:

1. Bedarf geprüft
2. Pflichtvorsorge veranlasst oder Angebotsvorsorge angeboten
3. Termin vereinbart
4. Vorsorge laut Bescheinigung durchgeführt
5. Karteieintrag geprüft
6. nächster Termin vorgemerkt

Nur Schritt 4 belegt, dass Vorsorge stattgefunden hat. „Abgelehnt“, „nicht erschienen“ oder „Termin verschoben“ sind wichtige Organisationsstatus, aber keine durchgeführte Vorsorge.

Welche Angaben muss die Vorsorgekartei enthalten?

§ 3 Absatz 4 ArbMedVV nennt den gesetzlichen Kern: dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat. Die AMR 6.3 konkretisiert die Vorsorgebescheinigung, deren Angaben für die Kartei ausreichen.

Pflichtkern und sichere Zuordnung

Angabe	Einordnung	Prüffrage
beschäftigte Person	für den personenbezogenen Nachweis unverzichtbar	Ist die Person eindeutig und verwechslungsfrei zugeordnet?
Teilnahmebestätigung	bildet das gesetzliche „dass“ ab	Liegt eine gültige Vorsorgebescheinigung vor?
Vorsorgedatum	bildet das gesetzliche „wann“ ab	Ist das Datum der abgeschlossenen Vorsorge eingetragen?
eindeutiger Vorsorgeanlass	bildet das gesetzliche „aus welchen Anlässen“ ab	Ist die konkrete Tätigkeit oder Exposition statt einer alten G-Nummer genannt?
Art der Vorsorge	Bestandteil der AMR-6.3-Bescheinigung	Ist Pflicht, Angebot oder Wunsch richtig gewählt?
nächster Termin	ärztliche Angabe je Anlass	Wurde Monat und Jahr oder „nicht notwendig“ unverändert übernommen?
ärztliche Bestätigung	Herkunft und Verlässlichkeit des Nachweises	Ist die Bescheinigung unterschrieben und der ärztlichen Stelle zuordenbar?

Die AMR 6.3 nennt als Beschäftigtenstammdaten Name, Vorname, Geburtsdatum, Privatanschrift und, soweit vorhanden, Personalnummer sowie die Arbeitgeberanschrift. Ein digitales Datenmodell sollte nicht blind dieselben Stammdaten mehrfach pflegen. Es muss aber beim Export der Bescheinigung und des personenbezogenen Nachweises sicherstellen, dass die vorgeschriebenen Angaben vollständig und richtig bleiben.

Organisatorische Zusatzfelder

Arbeitsbereich, Tätigkeit, verantwortliche Stelle, Eingangsdatum der Bescheinigung, Ausgabestatus, nächste interne Aktion und Änderungsverlauf können den Prozess absichern. Sie werden dadurch nicht automatisch zu gesetzlichen Pflichtfeldern der Vorsorgekartei.

Die Unterscheidung ist wichtig: Wer jedes bequeme HR-Feld zur Pflichtangabe erklärt, sammelt zu viel. Wer nur Datum und Kürzel speichert, kann Person, Anlass und Teilnahme möglicherweise nicht belastbar nachweisen.

Mehrere Vorsorgeanlässe in einem Termin richtig abbilden

Nach § 3 Absatz 3 ArbMedVV sollen mehrere Vorsorgeanlässe einer Person nach Möglichkeit in einem Termin gebündelt werden. Das reduziert Termine, ändert aber nicht die Dokumentationslogik: Jeder Anlass braucht eine eigene Zeile oder einen eigenen strukturierten Untereintrag.

Beispiel: Eine Person erhält an einem Tag Pflichtvorsorge wegen Lärm und Angebotsvorsorge wegen Bildschirmarbeit. Der Datensatz darf nicht nur „Arbeitsmedizinische Vorsorge am 12.08.2026“ lauten. Er braucht mindestens:

Datum	Anlass	Art	Nächster Termin
12.08.2026	Tätigkeit mit Lärmexposition nach dem maßgeblichen Anlass	Pflichtvorsorge	ärztliche Angabe für diesen Anlass
12.08.2026	Tätigkeit an Bildschirmgeräten	Angebotsvorsorge	ärztliche Angabe für diesen Anlass

Die AMR 6.3 verlangt bei mehreren gebündelten Anlässen für jeden Anlass eine gesonderte Zeile. Ein gemeinsamer Wiedervorlagetermin wäre fachlich falsch, wenn die Ärztin oder der Arzt unterschiedliche Folgetermine angibt.

Alte Bezeichnungen wie „G 20“ oder „G 37“ reichen als alleiniger Anlass nicht zuverlässig aus. Die seit 2022 geltenden DGUV Empfehlungen haben die früheren Untersuchungsgrundsätze abgelöst. Für Pflicht- und Angebotsvorsorge muss der Anlass eindeutig auf die maßgebliche Tätigkeit oder Exposition nach dem Anhang der ArbMedVV verweisen.

Was darf nicht in die Arbeitgeberkartei?

Die Vorsorgekartei des Arbeitgebers ist keine Patienten- oder Probandenakte. Ärztliche Schweigepflicht und der Zweck der ArbMedVV trennen die organisatorische Teilnahmebestätigung von individuellen medizinischen Informationen.

Nicht in die Arbeitgeberkartei gehören insbesondere:

• Diagnosen, Vorerkrankungen und Beschwerden,
• Anamnese- und Fragebögen,
• Laborwerte, Hörkurven, Lungenfunktions- oder Sehtestergebnisse,
• Impfstatus und medizinische Begründungen, soweit keine andere konkrete Rechtsgrundlage den Arbeitgeberbezug trägt,
• ärztliche Bewertung, ob eine Person „geeignet“, „tauglich“ oder „mit Bedenken“ einsetzbar ist,
• Gesprächsnotizen und individuelle Beratungsergebnisse,
• ärztliche Empfehlungen, die nur für die beschäftigte Person bestimmt sind.

Die BAuA-Erläuterung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge stellt klar: Der Betrieb erhält eine Bescheinigung über die stattgefundene Beratung und den Anlass, nicht das individuelle medizinische Ergebnis. Arbeitsmedizinische Vorsorge ist außerdem kein Nachweis der gesundheitlichen Eignung.

Achtung beim Scannen des DGUV-Formulars

Das aktuelle DGUV-Formular zur Vorsorgebescheinigung enthält getrennte Ausfertigungen für Unternehmen, versicherte Person und ärztliche Stelle. Die ärztlichen Folgeseiten sehen Ergebnis- und Maßnahmenfelder vor. Werden alle Seiten eines Scanpakets ungeprüft in das HR-System geladen, können medizinische Angaben beim Arbeitgeber landen.

Der sichere Importprozess lautet:

1. Dokumenttyp und Empfängerfassung prüfen.
2. Nur die Arbeitgeberausfertigung in die Vorsorgekartei übernehmen.
3. Ärztliche Seiten nicht kopieren, nicht indexieren und nicht als versteckten PDF-Anhang speichern.
4. Metadaten aus der Bescheinigung gegen den strukturierten Karteieintrag prüfen.
5. Fehlgeleitete medizinische Dokumente nach dem festgelegten Datenschutzprozess behandeln.

Auch eine getrennte Registerkarte im selben HR-System ist keine ausreichende Trennung, wenn dieselben Rollen beide Bereiche einsehen können.

Vorsorgekartei und Vorsorgebescheinigung unterscheiden

Die Bescheinigung ist der ärztlich ausgestellte Einzelnachweis nach einer Teilnahme. Die Kartei ist der vom Arbeitgeber geführte Verlauf über die Dauer der Beschäftigung.

Merkmal	Vorsorgebescheinigung	Vorsorgekartei
verantwortlich für die Erstellung	Ärztin oder Arzt nach § 7 ArbMedVV	Arbeitgeber
Zeitpunkt	nach jeder abgeschlossenen Vorsorge	fortlaufend während des Beschäftigungsverhältnisses
Personenbezug	eine beschäftigte Person	personenbezogene Sammlung der Einträge je Beschäftigten
Inhalt	Stammdaten, Datum, Anlass, Art, nächster Termin, Unterschrift	Nachweis, dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat
medizinisches Ergebnis	nicht in der Arbeitgeberausfertigung	nicht enthalten
Funktion	Quelle und Beleg für den Eintrag	betrieblicher Gesamt- und Auskunftsnachweis

AMR 6.3 verlangt eine eigene Bescheinigung je beschäftigter Person. Eine Sammelliste für mehrere Personen ersetzt diese Bescheinigungen nicht. Mehrere Anlässe derselben Person dürfen dagegen auf einer Bescheinigung zusammengefasst werden, wenn jeder Anlass getrennt ausgewiesen ist.

So wird eine Vorsorgekartei in neun Schritten geführt

1. Vorsorgebedarf aus der Gefährdungsbeurteilung ableiten

Arbeitsbereiche, Tätigkeiten und Expositionen werden fachlich bewertet. Daraus folgen Pflicht- und Angebotsvorsorge nach dem aktuellen Anhang der ArbMedVV sowie Zugänge zur Wunschvorsorge. Eine Kartei kann fehlende oder falsche Bedarfsermittlung nicht reparieren.

2. Person und Anlass eindeutig zuordnen

Für jede betroffene Person wird jeder Anlass separat angelegt. Tätigkeit, Expositionsbezug und Vorsorgeart müssen prüfbar sein. Pauschale Einträge wie „G-Untersuchung“ oder „Betriebsarzt“ reichen nicht.

3. Veranlassung, Angebot oder Zugang dokumentieren

Pflichtvorsorge wird rechtzeitig veranlasst. Angebotsvorsorge wird persönlich in Text- oder Schriftform angeboten. Wunschvorsorge muss erreichbar sein, ohne dass vertrauliche medizinische Gründe im HR-System abgefragt werden.

4. Terminstatus vom Teilnahmenachweis trennen

Einladung, Buchung, Verschiebung, Ablehnung und Teilnahme sind eigene Zustände. Nur eine ausgestellte Vorsorgebescheinigung bestätigt die abgeschlossene Vorsorge.

5. Arbeitgeberausfertigung prüfen

Person, Datum, jeder Anlass, Art, nächster Termin und ärztliche Bestätigung werden auf Vollständigkeit geprüft. Medizinische Anlagen oder eine Eignungsbescheinigung werden nicht in die Kartei übernommen.

6. Eintrag erstellen und Folgeaktion setzen

Jeder Anlass erhält seinen strukturierten Eintrag. Die ärztliche Angabe zum nächsten Termin wird nicht eigenmächtig verkürzt, verlängert oder vereinheitlicht. Für Pflicht- und Angebotsvorsorge sind die Vorgaben der AMR 2.1 zu berücksichtigen.

7. Änderungen kontrollieren

Tätigkeitswechsel, neue Expositionen, geänderte Grenzwerte, neue Gefährdungsbeurteilungen und Personaländerungen lösen eine Bedarfsprüfung aus. Alte Einträge bleiben als wahrer Verlauf erhalten, solange die Aufbewahrungspflicht besteht; falsche Angaben werden nachvollziehbar berichtigt.

8. Auskunftswege testen

Der Betrieb muss auf behördliche Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei übermitteln können. Der Export sollte nur die verlangten Daten und Personen enthalten. Auch die Einsicht der Betriebsärztin oder des Betriebsarztes muss ohne Freigabe unnötiger HR-Daten möglich sein.

9. Beschäftigungsende abschließen

Die Angaben werden auf Vollständigkeit geprüft, als personenbezogene Kopie an die betroffene Person ausgehändigt und anschließend grundsätzlich gelöscht. Vor der Löschung sind mögliche Ausnahmen durch andere Rechtsvorschriften oder bekannt gemachte Regeln zu prüfen.

Aufbewahrung, Kopie und Löschung beim Austritt

§ 3 Absatz 4 ArbMedVV ordnet drei Dinge an:

1. Aufbewahrung bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses,
2. Aushändigung einer Kopie der betreffenden Angaben an die Person,
3. anschließende Löschung, soweit keine genannte Ausnahme gilt.

Das Ende einer einzelnen gefährdenden Tätigkeit beendet die allgemeine Aufbewahrung nicht, solange das Beschäftigungsverhältnis fortbesteht. Umgekehrt sollte ein Arbeitgeberwechsel innerhalb einer Unternehmensgruppe nicht wie ein interner Abteilungswechsel behandelt werden, ohne zu prüfen, welches Rechtssubjekt Arbeitgeber ist und ob das bisherige Beschäftigungsverhältnis endet.

Ein praxistauglicher Austrittsworkflow umfasst:

• Austrittsdatum und betroffene Rechtseinheit bestätigen,
• offene Bescheinigungen und falsch zugeordnete Einträge klären,
• lesbaren personenbezogenen Export erzeugen,
• sichere Aushändigung festlegen und dokumentieren,
• abweichende Aufbewahrungsvorschrift je Anlass prüfen,
• Datensatz, Anhänge, Suchindex, Synchronisationen und zulässige Sicherungskopien in den Löschprozess einbeziehen,
• Abschluss dokumentieren, ohne eine inhaltliche Schattenkopie der gelöschten Kartei anzulegen.

Die Ausnahmeprüfung und technische Löschplanung vertieft die Seite Vorsorgekartei Aufbewahrungsfrist.

Datenschutz und Zugriff praktisch umsetzen

Vorsorgeangaben sind personenbezogen und können einen Bezug zu gesundheitlichen Gefährdungen erkennen lassen. Die DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung und ein risikogerechtes Schutzniveau.

Für die Vorsorgekartei folgen daraus mindestens diese Kontrollen:

Kontrolle	Umsetzung im Betrieb
Zweckbegrenzung	Kartei für Vorsorgeorganisation und gesetzlichen Nachweis nutzen, nicht für Leistungsbewertung
minimale Felder	medizinische Freitexte ausschließen und HR-Zusatzfelder begründen
Rollenprinzip	Lesen, Bearbeiten, Exportieren, Administrieren und Löschen getrennt vergeben
Vertraulichkeit	Übertragung und Speicherung angemessen schützen; Ausdrucke nicht offen ablegen
Richtigkeit	Stammdatenänderungen, Dubletten und falsche Anlässe kontrolliert berichtigen
Exportbegrenzung	Behörden- und Personenauszüge auf den jeweiligen Zweck und Umfang beschränken
Löschung	Beschäftigungsende als auslösenden Prozess führen und technische Kopien berücksichtigen
Wirksamkeitsprüfung	Rechte, Protokolle, Wiederherstellung, Auszüge und Löschung regelmäßig mit Testfällen prüfen

Ein Administrator benötigt nicht automatisch fachlichen Lesezugriff. Ebenso braucht eine Führungskraft meist nur die Information, ob eine Tätigkeitsvoraussetzung organisatorisch erfüllt ist, nicht die vollständige Vorsorgehistorie. Das konkrete Berechtigungskonzept hängt von Organisation und System ab und sollte mit Datenschutz und arbeitsmedizinischer Stelle abgestimmt werden.

Papier, Excel oder digitale Kartei?

Die ArbMedVV schreibt kein bestimmtes Medium vor. Entscheidend ist, ob die vollständige, richtige und datensparsame Führung im tatsächlichen Betrieb funktioniert.

Medium	Kann passen, wenn	Typischer Kontrollpunkt
Papierakte	sehr wenige Personen, klare Zuständigkeit und sicherer Aufbewahrungsort	Fristübersicht, Kopien, Vertretung und vollständige Löschung
Excel oder Tabelle	kleiner Bestand, eine kontrollierte Datei und begrenzte Bearbeitung	Rechte, parallele Versionen, Änderungsverlauf und personenbezogener Export
digitale Vorsorgekartei	mehrere Anlässe, Standorte, Rollen, Fristen oder häufige Änderungen	Systemgrenzen zwischen HR- und Arztdaten, Export, Löschung und Anbieterwechsel
arbeitsmedizinische Plattform	Arbeitgeber und ärztliche Stelle sollen digital zusammenarbeiten	strikte Mandanten- und Rollentrennung sowie richtige Empfängerausfertigung

Eine kostenlose Vorsorgekartei kann für wenige Fälle genügen. Eine Vorsorgekartei Software wird dann sinnvoll, wenn sie nachweisbar mehr Prozesssicherheit schafft als die bestehende Lösung. „Revisionssicher“ oder „DSGVO-konform“ als Anbieterbehauptung ersetzt keinen eigenen Rollen-, Export- und Löschtest.

Audit-Test: Kann die Kartei einen realen Fall vollständig beantworten?

Ein sinnvoller Test nutzt eine fiktive Person mit zwei Vorsorgeanlässen, einem abgelehnten Angebot, einem späteren Termin und anschließendem Austritt.

1. Bedarf: Pflichtvorsorge für Anlass A und Angebotsvorsorge für Anlass B werden aus der Gefährdungsbeurteilung abgeleitet.
2. Angebot: Anlass B wird per E-Mail nach AMR 5.1 angeboten und zunächst abgelehnt. Die Kartei darf noch keine Teilnahme B zeigen.
3. Termin: Anlass A wird durchgeführt. Die Arbeitgeberbescheinigung wird ohne ärztliche Folgeseiten übernommen.
4. Wiederholung: B wird später erneut angeboten und zusammen mit A in einem Termin durchgeführt. Beide Anlässe erhalten getrennte Zeilen und Termine.
5. Berechtigung: Die Führungskraft sieht nur den für den Einsatz nötigen Organisationsstatus; HR sieht keine Befunde.
6. Behördenkopie: Ein Auszug für genau diese Person und den verlangten Zeitraum lässt sich ohne fremde Datensätze erzeugen.
7. Austritt: Die Person erhält ihre vollständigen Angaben. Ausnahmeprüfung und Löschung werden ausgeführt.
8. Kontrolle: Suche, Anhänge, Exporte und zulässige Sicherungskopien enthalten danach keine unzulässige aktive Kopie.

Der Test deckt mehr auf als die Prüfung, ob eine Eingabemaske vorhanden ist. Er zeigt, ob tatsächliche Teilnahme, Angebot, ärztliche Vertraulichkeit und Arbeitgebernachweis im System getrennt bleiben.

Zehn sichtbare Wettbewerbsseiten im Vergleich

Am 13. August 2026 wurden zehn sichtbare deutschsprachige Ergebnisse für „Vorsorgekartei“, „Vorsorgekartei ArbMedVV Inhalt“, „Vorsorgekartei Muster“ und „Vorsorgekartei digital“ geprüft. Suchpositionen können sich ändern. Die Tabelle beschreibt den auffindbaren Schwerpunkt, nicht die gesamte fachliche oder technische Qualität eines Anbieters.

Seite	Sichtbarer Nutzen	Offene Frage für den Arbeitgeberprozess
Haufe	klare rechtliche Einordnung und Datensparsamkeit	vollständiger Ablauf für Angebot, Teilnahme, Behörde, Austritt und digitale Kontrolle ist teilweise hinter Login
KomNet NRW	aktuelle Behördenantwort zu verbindlichen Angaben	keine Ende-zu-Ende-Anleitung für die betriebliche Führung
DGUV Empfehlungen	offizielle Formulare für Kartei und Bescheinigung	Formularseiten müssen im Arbeitgeberprozess richtig getrennt und technisch kontrolliert werden
BGW	Vorlagen für Übersicht, Kartei und Anschreiben	Statusabgrenzung, digitale Rollen und Löschtest bleiben betriebliche Aufgaben
Vertinex Claudio	digitale Fristen, Bereitstellung, Löschung und Schnittstellen	Anbieterfunktionen gegen Arbeitgeber- und Arztrollen praktisch testen
ERGONODAT	Personalabteilungs-Kartei, Termine und Verbindung zur Arztsoftware	aktuelle Rechts-, Datenschutz-, Export- und Austrittsdetails sind auf der Produktseite knapp
Armedo	gemeinsame Plattform, Terminprozess, Export und Sicherheitsangaben	Daten- und Empfängertrennung im konkreten Rollenmodell verifizieren
FM-Connect	anlassbezogene Musterdokumentation für KMF-Tätigkeiten	spezifisches Muster ersetzt keine allgemeine Karteilogik für alle Vorsorgearten
ClarityTec	getrennte Arzt- und HR-Perspektive, Schnittstellen und Sicherheitsarchitektur	Herstellerangaben mit Austritts-, Behörden-, Rechte- und Gesamtexport testen
SOVRA	modulare Arztplattform, Datenexport, Termine und Dokumentation	Arbeitgeberkartei klar von ärztlicher Probandenakte und Befunden abgrenzen

Die Ergebnisse sind stark bei Rechtskern, Formularen oder Softwarefunktionen. Selten werden alle Übergaben zusammen geprüft: Gefährdungsbeurteilung, schriftliches Angebot, tatsächliche Teilnahme, mehrere Anlässe, richtige Bescheinigungsfassung, ärztliche Einsicht, Behördenkopie, Personenkopie und Löschung. Diese Übergaben sind der Schwerpunkt dieses Leitfadens.

Vorsorgekartei mit ArbeitsschutzPilot führen

ArbeitsschutzPilot unterstützt den Arbeitgeberprozess und ist keine ärztliche Patientenakte. Das System kann vorhandene Vorsorgeanlässe, Teilnahmebestätigungen und Folgeaktionen verwalten, ohne medizinische Ergebnisse zu erfassen.

Mögliche betriebliche Umsetzung:

• Person, Tätigkeit und Vorsorgeanlass strukturiert verknüpfen,
• Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge getrennt führen,
• Angebot, Terminstatus und bestätigte Teilnahme unterscheiden,
• Bescheinigung für den Arbeitgeber ohne ärztliche Befundseiten ablegen,
• je Anlass den nächsten Termin oder die nächste fachliche Prüfung vormerken,
• Zugriffe auf notwendige Rollen begrenzen,
• Behörden- und Personenauszüge vorbereiten,
• Austritt als Kopie-, Ausnahmeprüfungs- und Löschprozess auslösen.

Die Software entscheidet nicht, welcher Vorsorgeanlass gilt, und ersetzt weder Gefährdungsbeurteilung noch arbeitsmedizinische Bewertung. Die fachliche Quelle bleibt die konkrete Tätigkeit unter der aktuellen ArbMedVV.

FAQ zur Vorsorgekartei

Was ist eine Vorsorgekartei?

Die Vorsorgekartei ist der personenbezogene Nachweis des Arbeitgebers über durchgeführte arbeitsmedizinische Vorsorge. Nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV hält sie fest, dass, wann und aus welchen Anlässen Vorsorge stattgefunden hat. Sie ist weder eine medizinische Akte noch ein Eignungsurteil und enthält keine Diagnosen, Befunde oder Untersuchungsergebnisse.

Wer muss eine Vorsorgekartei führen?

Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Die Pflicht umfasst tatsächlich durchgeführte Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge. Eine Auslagerung an HR, einen arbeitsmedizinischen Dienst oder einen Softwareanbieter ändert diese Verantwortung nicht. Der beauftragten Betriebsärztin oder dem beauftragten Betriebsarzt muss auf Verlangen Einsicht in die Kartei ermöglicht werden.

Welche Angaben gehören in eine Vorsorgekartei?

Erforderlich sind eine eindeutige Zuordnung zur beschäftigten Person, die Bestätigung der Teilnahme, das Vorsorgedatum und jeder einzelne Anlass, unterschieden nach Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge. Die Vorsorgebescheinigung enthält außerdem den aus ärztlicher Sicht nächsten Termin und die ärztliche Unterschrift. Interne Status- oder Fristfelder sind nur organisatorische Ergänzungen.

Kommt eine abgelehnte Angebotsvorsorge in die Vorsorgekartei?

Eine abgelehnte Angebotsvorsorge ist keine stattgefundene Vorsorge und darf nicht als solche eingetragen werden. Das persönlich in Schrift- oder Textform unterbreitete Angebot sollte getrennt nachweisbar bleiben. Eine Ablehnung beendet die Arbeitgeberpflicht nicht: Angebotsvorsorge muss weiterhin in den vorgeschriebenen regelmäßigen Abständen angeboten werden.

Darf die Vorsorgekartei digital geführt werden?

Ja. § 3 Absatz 4 ArbMedVV erlaubt eine automatisierte Führung, und AMR 3.4 bestätigt die digitale Vorsorgekartei. Das System muss vollständige personenbezogene Einträge, getrennte Vorsorgeanlässe, geregelte Zugriffe, ärztliche Einsicht auf Verlangen, Behörden- und Personenauszüge sowie den kontrollierten Löschprozess unterstützen.

Kann man die Vorsorgekartei mit Excel führen?

Eine Tabelle ist rechtlich nicht pauschal ausgeschlossen. Sie muss jedoch Vollständigkeit, Zugriffsschutz, nachvollziehbare Änderungen, getrennte Anlässe, Fristen, personenbezogene Auszüge und Löschung zuverlässig ermöglichen. Bei mehreren Bearbeitern, Standorten oder häufigen Personaländerungen entsteht schnell ein organisatorisches Risiko. Die konkrete Werkzeugwahl bleibt eine separate Softwarefrage.

Dürfen Befunde oder Diagnosen in der Vorsorgekartei stehen?

Nein. Medizinische Befunde, Diagnosen, Laborwerte, Anamnesen und Untersuchungsergebnisse gehören in die ärztliche Dokumentation und unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht. Der Arbeitgeber erhält eine Vorsorgebescheinigung über Teilnahme, Datum, Anlass, Vorsorgeart und nächsten Termin, aber kein individuelles medizinisches Ergebnis.

Wer darf die Vorsorgekartei einsehen?

Innerbetrieblich dürfen nur festgelegte Personen zugreifen, die die Angaben für Organisation und Nachweis benötigen. Die beauftragte Ärztin oder der beauftragte Arzt hat auf Verlangen ein Einsichtsrecht. Die zuständige Behörde kann eine Kopie anordnen. Beschäftigte erhalten bei Ende des Beschäftigungsverhältnisses eine Kopie ihrer eigenen Angaben, nicht die Kartei anderer Personen.

Wie lange muss die Vorsorgekartei aufbewahrt werden?

Die Angaben sind nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend grundsätzlich zu löschen. Andere Rechtsvorschriften oder bekannt gemachte Arbeitsmedizinische Regeln können Ausnahmen bestimmen. Beim Beschäftigungsende muss der Arbeitgeber der betroffenen Person zuvor eine Kopie ihrer Angaben aushändigen.

Was ist der Unterschied zwischen Vorsorgekartei und Vorsorgebescheinigung?

Die Vorsorgebescheinigung wird nach jeder Teilnahme von der arbeitsmedizinischen Ärztin oder dem Arzt für die beschäftigte Person und den Arbeitgeber ausgestellt. Sie liefert die Angaben für den Eintrag. Die Vorsorgekartei führt diese Nachweise beim Arbeitgeber über die Beschäftigungsdauer zusammen. Ärztliche Befunde bleiben in einer davon getrennten ärztlichen Dokumentation.

Redaktioneller Prüfstand

Dieser Beitrag wurde am 13. August 2026 anhand der zuletzt am 11. Mai 2026 geänderten ArbMedVV, AMR 3.4, AMR 5.1, AMR 6.3, der aktuellen DGUV-Vorsorgekartei und der DSGVO geprüft. Zusätzlich wurden zehn sichtbare Wettbewerbs- und Fachseiten auf Inhalt, Prozessabdeckung und Quellenklarheit untersucht. Dieser Leitfaden erklärt den allgemeinen Arbeitgeberprozess; bei besonderen Aufbewahrungspflichten, Betriebsvereinbarungen oder abweichenden Rechtsgebieten ist die konkrete Rechtslage gesondert zu prüfen.